Administrativ kursusplanlægger samt opgaver for lægelig videreuddannelse i Psykiatrien med base i Skejby

Er administration og planlægning af kurser med en bred samarbejdsflade lige noget for dig – og kan du forvalte det selvstændigt og med et smil? Ser du dig være administrativ support for vores Uddannelseskoordinerende Ledende Overlæge? Er du en teamspiller og dyrker et godt fællesskab?

Så har vi en spændende og vigtig opgave i et godt lille team til dig. Stillingen er på fuld tid med base i Psykiatristabens kontor i Skejby. Fordelingen er 27 timer til kursuskoordinering sammen med to konsulenter i deeskalering og 10 timer til administrativ support i forhold til opgaver om lægelig videreuddannelse sammen med vores Uddannelseskoordinerende Ledende Overlæge. 

Som kursuskoordinator arbejder du dagligt med at planlægge og sikre, at rammerne for at ca. 150 årlige kursusdage i deeskalering afvikles. Du vil have en hverdag, hvor du booker kurser i vores kursusportal, Plan2Learn, hvor du bestiller forplejning i Pronestor eller andre portaler, og hvor du følger op efter kurser bl.a. med opsamling af mødeprotokoller, evalueringer og justeringer. Der vil desuden være en del løbende kontakt og koordinering i forhold til ca. 30 undervisere og ca. 1000 kursister, der skal have kurser og aftaler flyttet, ændret, sygemeldinger, osv. Løbende opdatering af intranetside og opslag i sociale medier er en fast del af opgaven. Kurserne er en hjørnesten i den tværfaglige introduktion til at arbejde i Psykiatrien såvel i forhold til faglighed, samarbejde og sikkerhed, og du vil dermed blive en del af et af de vigtige initiativer, der mindsker brug af tvang i psykiatrien. 

Som administrativ support for vores Uddannelseskoordinerende Ledende Overlæge vil du få muligheden for at bidrage ind i den videre udvikling af den lægelige videreuddannelse i Psykiatrien. Det vil du konkret skulle gøre ved at bistå med at booke møder og forplejning samt opdatere deltagerlister og fælles kalendere løbende. Derudover vil du kunne få en rolle i at koordinere og planlægge enkelte kursusdage, også i Plan2Learn, bistå med dagsordener og referater, journalisering i ESDH/SBSYS, samt indsamling af input fra fx møder – og generelt hjælpe med at holde overblik over de processer, vores Uddannelseskoordinerende Ledende Overlæge er med i. 

For at lykkes i jobbet er det vigtigt, at du tager ansvar for og systematisk holder overblik over dine opgaver, motiveres af en hverdag med daglige driftsopgaver krydret med enkelte udviklingsopgaver og med mange daglige kontakter i en uformel samarbejdsform. Særligt er en digital tilgang til opgaveløsning afgørende, idet vi løbende udvikler digitale løsninger fx digital mødeprotokol, evalueringer, videooplæg, e-læringsmaterialer og pt. desuden udvikler brugen af MS365 også til de mange samarbejdspartnere i klinikken. 

Du er måske administrationsbachelor, sundhedsadministrativ koordinator, SAK, kontoruddannet eller lignende. Vigtigst er dine evner til at overskue og omsætte opgaver til løsninger i hverdagen med godt humør og med flair for samarbejde. 

Opgaverne drejer sig om: 

• Indgå i team for deeskalering i forhold til at planlægge og koordinere kurser 
• Samarbejde med Uddannelseskoordinerende Ledende Overlæge mhp. at have overblik over igangværende initiativer vedrørende lægelig videreuddannelse
• Koordinere med undervisere samt koordinere ved til- og afmeldinger samt flytninger af kursister sammen med deres afdelinger
• Bistå med at videreudvikle vores digitale løsninger. Pt. er det emner som digitalisering af evalueringer, udvikle kommunikation til afdelingernes undervisere, SoMe-anvendelse, forenkle datatræk og mødeprotokollering
• Bistå ved dagsordens- og referatskrivning samt journalisering
• Være web-redaktør for vores intranetsider og bistå med et ensartet grafisk udtryk af undervisningsmaterialer
• Kursusadministration og mødebooking, herunder at booke lokaler, bestille forplejning, varemodtage og enkel økonomistyring
• Klargøring og bestilling af materialer til undervisningen og promoveringstiltag

Hvad forventer vi af dig? 

• Har erfaring med og trives med at planlægge, afvikle og følge op på kurser og kan anvende en kursusportal sikkert (vi anvender Plan2Learn)
• Udpræget flair for og meget gerne erfaring med at anvende digitale og sociale medier og bidrage til vores indsatser med digitalisering og kommunikation 
• Er systematisk, kan holde overblik og herunder anvende et fælles journaliseringssystem sikkert (vi anvender ESDH/SBSYS og MS 365)
• At du kan arbejde selvstændigt samtidig med, at du kan skabe relationer med kolleger både i Psykiatristaben, underviserkorpset, afdelinger og ledelser, bl.a. i forhold til at få planlagt og afholdt kurser og ift. indsatser vedr. lægelig videreuddannelse
• Har en solid skriftlighed og kan skrive dagsordener og referater
• Kendskab til psykiatrien/hospitaler er en fordel

Hvad tilbyder vi dig?

• Den helt rigtige opgave med en blanding af forudsigelighed og variation
• Et godt fagligt fællesskab tilknyttet et lille, tæt team af kolleger med forskellige fagligheder, der altid kærer sig om hinanden og vægter et socialt fællesskab
• Gode muligheder for løbende at videreudvikle egne kompetencer
• Fleksible arbejdstider med mulighed for hjemmearbejdsdage, når opgaverne tillader det
• Del af Psykiatristabens fællesskab med løbende lokale og fælles arrangementer og udviklingstiltag

Ansøgningsfrist:
Ansøgningen skal være os i hænde den 8. juni 2024. Samtaler afholdes den 19. juni 2024, Oluf Palmes Allé 15 i Skejby.

Løn og ansættelsesvilkår:
Stillingen er en fast ansættelse på 37 timer ugentligt. Der er mulighed for at arbejde hjemmefra i det omfang, som opgaverne tillader det. Starttidspunktet aftaler vi pga. ferieperioden, men jo før des bedre.

Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes efter gældende overenskomst med din faglige organisation. 

Stillingen er forankret i Psykiatristaben, team for Uddannelse og Arbejdsmiljø.

Arbejdsstedet er AUH Psykiatrien, Indgang K, Plan 3,  Palle Juul-Jensens Boulevard 175, 8200 Aarhus N.

Yderligere oplysninger:
Spørgsmål til stillingen er velkomne og du kan kontakte teamleder for Uddannelse og Arbejdsmiljø, Lisbeth Damgaard, på [email protected]  eller telefon/sms 2280 8494. 

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret til samtale.

Om Psykiatrien i Region Midtjylland:
Psykiatrien i Region Midtjylland er fordelt på otte psykiatriske afdelinger for voksne, børn og unge. Hospitalets cirka 3300 ansatte behandler årligt over 30.000 borgere og modtager mere end 300.000 ambulante besøg. Psykiatristaben, der er psykiatriens administration, ligger på tre matrikler i henholdsvis Viborg, Skejby og Gødstrup, og består af fem fagområder: Ledelsessekretariatet, HR, Økonomi og Planlægning, Kommunikation, Sundheds-IT og Digitalisering samt tre teams Kvalitet, Udvikling og Uddannelse & Arbejdsmiljø.

Som medarbejder i Psykiatrien i Region Midtjylland har du mulighed for løbende at udvikle dig fagligt. Psykiatriakademiet er vejen ind i Psykiatriens uddannelsesunivers. Her finder du konkrete forslag til faglig udvikling, som er målrettet netop dine behov og ønsker. Du kan læse mere om de tilbud, vi har, på Psykiatriakademiets hjemmeside

Du kan læse mere om Psykiatrien på www.psykiatrien.rm.dk, og du kan bl.a. følge os på sociale medier under navnet "Psykiatrien i Region Midtjylland"