Administrativ medarbejder søges til Sekretariatet i Ledelsessekretariatet

Har du gode it-kompetencer, organisatorisk forståelse og finder du energi i at være i maskinrummet i en politisk ledet driftsorganisation? Så er det måske dig, vi søger til Sekretariatet i Ledelsessekretariatet, Psykiatristaben.

Vi søger dig, som har god energi, og som møder opgaver og udfordringer med et smil. Dig, som har et godt overblik, arbejder struktureret, og som evner selvstændigt ansvar for egne opgaver.

Hvad kan vi tilbyde
Som administrativ medarbejder i Psykiatristaben, vil du blive en del af en større administrativ stab, som spiller en central rolle i understøttelsen af Psykiatriens opgaver. Du vil indgå i et team af 7 kolleger, og du vil få et særligt ansvar i forhold til vores elektroniske sag- og dokumenthåndteringssystem SBSYS, da vores tidligere SBSYS ansvarlige har forladt arbejdsmarkedet efter 40 års ansættelse hos os. 

Du vil opleve

• et godt arbejdsmiljø med en åben og fri omgangstone
• ansættelse i en dynamisk organisation med fokus på trivsel og udvikling
• grundig oplæring i arbejdsopgaverne
• medindflydelse og mulighed for at sætte eget præg på opgaveporteføljen
• et stærkt fagligt og socialt fællesskab med hjælpsomme og engagerede kolleger
• mulighed for, på sigt, at blive superbruger i SBSYS (ESDH Emnesager)
• fleksible arbejdstider med mulighed for hjemmearbejdsdage, når opgaverne tillader det.

For at lykkes i jobbet, som administrativ medarbejder i Sekretariatet, er det vigtigt, at du tager selvstændigt ansvar for dine opgaver, ser udviklingsmuligheder og motiveres af en hverdag, der både indeholder daglige driftsopgaver samt udviklingsopgaver. Du vil dagligt være i kontakt med øvrige medarbejdere i Psykiatrien, og det er derfor vigtigt, at du trives i en udadvendt funktion.

Vi forestiller os, at du

• har kontorerfaring samt en relevant kontoruddannelse eller er administrationsbachelor
• har en forståelse for og interesse i it-systemer - erfaring med undervisning og support vil være en fordel
• er innovativ og kan se mulighederne i den digitale udvikling
• arbejder struktureret og systematisk og har sans for detaljen
• har organisationsforståelse og kan se sammenhænge
• trives med selvstændigt arbejde, men at du også kan samarbejde med kolleger på tværs af forskellige fagligheder
• kommunikerer klart og tydeligt både skriftligt og mundtligt
• viser ansvar og modenhed i din tilgang til opgaveløsningen
• er imødekommende og positiv i dit samarbejde med andre.

Dine ansvarsområder vil bl.a. inkludere

• håndtering og fordeling af indgående digital post, der modtages i Psykiatriens og Socialområdets hovedpostkasser
• oprettelse af sagsskabeloner, styringsreoler, sager og brugere i SBSYS
• introduktion til SBSYS for nye medarbejdere i Psykiatri- og Socialstaben
• supportfunktion ift. SBSYS for Psykiatriens og Socialområdets medarbejdere
• eventuel undervisning i anvendelsen af SBSYS for Psykiatriens- og Socialområdets medarbejdere
• indkøb af telefoner og tablets til Psykiatristabens medarbejdere
• udarbejdelse af dagsordener og evt. referater
• webredaktør for enkelte projekter
• tovholder for opgaver vedr. vores kontor- og mødelokaler (facility manager)
• kontaktperson for et af vores fagområder i Psykiatristaben
• ad-hoc opgaver i Sekretariatet.

Løn og ansættelsesvilkår 
Stillingen er en fast stilling på 32-37 timer med tiltrædelse 15. august 2024. 

Løn- og ansættelsesforhold sker efter gældende overenskomst med din faglige organisation.

Din fysiske arbejdsplads vil være i Sekretariatet i Ledelsessekretarietet på Tingvej i Viborg. 

Ansøgning og samtale
Har du kompetencerne? Kan du se dig selv i de beskrevne opgaver, og er du klar til at bringe dit smil, din energi og din entusiasme til vores team? Så vil vi glæde os til at modtage din ansøgning senest den 9. juni 2024. 

Vi holder 1. samtalerunde den 13. juni 2024. 2. samtalerunde finder sted den 19. juni 2024. De ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde, vil blive bedt om at udfylde en Garuda-personprofil i tidsrummet mellem de to samtalerunder. 

Yderligere oplysninger
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du meget velkommen til at kontakte konstitueret teamleder for Sekretariatet Jane Friis Pedersen på telefon 2933 5754.

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret til samtale.

Om Psykiatrien i Region Midtjylland:
Psykiatrien i Region Midtjylland er fordelt på otte psykiatriske afdelinger for voksne, børn og unge. Hospitalets cirka 2900 ansatte behandler årligt over 30.000 borgere og modtager mere end 300.000 ambulante besøg. Psykiatristaben, der er psykiatriens administration, ligger på tre matrikler i henholdsvis Viborg, Skejby og Gødstrup, og består af fem fagområder: Ledelsessekretariatet, HR, Økonomi og Planlægning, Kommunikation, Sundheds-IT og Digitalisering samt tre teams Kvalitet, Udvikling og Uddannelse & Arbejdsmiljø.

Som medarbejder i Psykiatrien i Region Midtjylland har du mulighed for løbende at udvikle dig fagligt. Psykiatriakademiet er vejen ind i Psykiatriens uddannelsesunivers. Her finder du konkrete forslag til faglig udvikling, som er målrettet netop dine behov og ønsker. Du kan læse mere om de tilbud, vi har, på Psykiatriakademiets hjemmeside

Du kan læse mere om Psykiatrien på www.psykiatrien.rm.dk, og du kan bl.a. følge os på sociale medier under navnet "Psykiatrien i Region Midtjylland".