Chefsekretær til afdelingen Klima og Byudvikling i Teknik- og Miljøforvaltningen

Interesserer du dig for ledelsesbetjening og sekretariatsarbejde, og er du god til at skabe overblik, når mange menneskers opgaver og tid skal koordineres og tænkes sammen? Så er du måske vores nye kollega.

Klima og Byudviklingssekretariatet er ét af i alt fire afdelingssekretariater i Teknik- og Miljøforvaltningen og består af 15 medarbejdere, som varetager den tværgående administration og ledelsesbetjening i afdelingen Klima og Byudvikling. Vi søger en ny chefsekretær til vores organisations- og ledelsesteam, der løser administrative opgaver og sørger for sikker betjening af afdelingens ledelse.

Om jobbet
Som chefsekretær er hverdagen præget af højt tempo og en stor kontaktflade.

Du får en central rolle i forhold til at få hverdagen til at hænge sammen for afdelingens ledergruppe, der består af en vicedirektør, en souschef og en sekretariatschef samt kommunens stadsarkitekt. 

Dine opgaver vil her primært være:

• Kalenderstyring og mødeplanlægning
• Indsamling af mødemateriale
• Planlægning, booking og afregning i forbindelse med rejser

Herudover vil du – i samarbejde med dine kolleger i sekretariatet – blive involveret i en række øvrige administrative opgaver, herunder:  

• Indkøb og kontering
• HR-opgaver
• Planlægning og praktisk bistand ved møder og større arrangementer

Du vil blive ansat i Klima- og Byudviklingssekretariatet, hvor du bliver en del af afdelingens organisations- og ledelsesteam på i alt fem medarbejdere. Du får reference til sekretariatschefen.

Om dig
Du har en relevant administrativ uddannelse og meget gerne erfaring med sekretariatsbetjening på chefniveau. Har du erfaring fra arbejde i en offentlig organisation er det et plus, men ikke et krav.

Herudover søger vi dig, der kan sætte hak ved flere af følgende punkter:

• Du er struktureret, god til at servicere og har sans for detaljen. Du kan være på forkant og følger op på opgaverne.
• Du har evnen til at samarbejde med både chefer, kolleger og eksterne samarbejdspartnere.
• Du kan navigere i at få opgaver fra flere chefer, kunne arbejde selvstændigt og disponere din tid i en travl hverdag.
• Du er god til at formulere dig på skrift og i tale og er fortrolig med Office-pakken.
• Du kan skabe relationer og er en udpræget holdspiller, som gerne giver en hjælpende hånd, når andre har brug for det.

Om os
Du kommer til at indgå i et sekretariat, hvor omgangstonen er præget af humor og hjælpsomhed, og hvor vi sparrer med hinanden i forhold til opgaveløsningen. Vi vægter kollegasparring samt faglig og personlig udvikling højt, og vi hjælper dig med at komme godt ind i din nye stilling. 

Du kommer til at arbejde sammen med ca. 350 dedikerede kolleger i afdelingen Klima og Byudvikling, der alle brænder for at gøre København til en endnu bedre og mere bæredygtig by at leve, bo og bygge i. Afdelingen har 15 faglige enheder og et sekretariat, der med helhedssyn, nysgerrighed og høj faglighed løser opgaver indenfor affald og ressourcer, jorddeponi, klimaindsatser, byplanlægning, almene boliger, udsat by og analyser. 

Som medarbejder i Klima og Byudvikling skal du have lyst til at indgå i samarbejder og projekter, der går på tværs af fagområder og fagligheder. Vi mener, at de gode løsninger bliver stærkere og mere effektfulde, når vi løser dem sammen – koordineret og på tværs af fag, enheder og myndighedsområder. Vi har desuden som norm at gøre det ordentligt – og vi gør det for København. Vi har det lange lys på og har formuleret en fælles strategi, der sætter retning for vores arbejde de kommende år.

Ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes i henhold til gældende overenskomst og efter forhandling med den forhandlingsberettigede organisation.

Stillingen er på 37 timer  om ugen med flextid, og vi holder til i åbne omgivelser centralt placeret i Njalsgade.

Tiltrædelse den 1. august 2024.

Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål vedrørende stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Jan Heichelmann på 2620 0157 eller teamleder  Elisabeth Kongsmark på 2291 2195.

Søg via linket senest mandag den 3. juni 2024
Vi forventer at holde samtaler uge 23-24.

Om Teknik- og Miljøforvaltningen
Teknik- og Miljøforvaltningen varetager myndighedsopgaver og servicerer borgere og erhvervsliv, blandt andet inden for miljøområdet, lokalplanlægning, byfornyelse, byggesagsbehandling og trafikområdet. Desuden er det Teknik- og Miljøforvaltningen, der står for renholdelse, vedligeholdelse og udvikling af byens veje og parker, foretager parkeringskontrol og driver de københavnske kirkegårde. Vi beskæftiger ca. 2.400 medarbejdere og administrerer et bruttobudget på knap 4,1 mia. kr.