2 chefsekretærer til nyt ledelsessekretariat på Aarhus Universitetshospital.

Vil du være med til at opbygge et stærkt sekretariat, der skal understøtte hospitalsledelsen på Aarhus Universitetshospital? Har du et godt overblik, og kan du lide at sætte arbejdsgange i system og være på forkant med det næste skridt i processerne? Er du sekretær til fingerspidserne og kan klæde vores direktører på, så de altid er forberedte til at gøre en forskel for AUH’s patienter? Så er det dig, vi søger til vores team!

Aarhus Universitetshospital (AUH) udvider antallet af direktører i hospitalsledelsen, og vi har behov for at udbygge sekretariatsbetjeningen omkring den samlede hospitalsledelse. Vi søger derfor profiler, der kan indgå i et stærkt team og opbygge en professionel og sammenhængende understøttelse af vores direktører i hospitalsledelsen. 

Vi søger 2 chefsekretærer, som bliver en del af et samlet ledelsessekretariat på i alt 6 professionelle og engagerede kollegaer, der arbejder tæt sammen om at understøtte hverdagen for vores snart 6 direktører. 

Om jobbet 
I ledelsessekretariatet indgår du og dine kolleger i et ligeværdigt samarbejde om de mange opgaver, som i løbet af dagen kommer ind. 

Jobbet kræver god organisationsforståelse, situationsfornemmelse og fleksibilitet, høj professionalisme og diskretion, samtidig med at vi forventer, at du er imødekommende, serviceminded, initiativrig og proaktiv. Jobbet kræver, at du både kan arbejde selvstændigt, i lige så høj grad som du er en holdspiller. Du får brug for systematik i dit arbejde og skal kunne lide en hverdag, hvor nogle opgaver er nye, men hvor der dagligt også er mange kendte, tilbagevendende opgaver. Nogle vil måske kalde den del af dine opgaver for rutineopgaver, men du ved, at det er vigtige opgaver, som sikrer, at hospitalsledelsens hverdag kan hænge sammen, og at hospitalsledelsen er forberedt og velkoordineret. Du forstår at samarbejde og kommunikere med en bred vifte af mennesker og fagligheder og lader dig ikke frustrere af de mange henvendelser, som kommer i løbet af en dag. 

Vi forventer, at

• du kan arbejde selvstændigt med mange bolde i luften og flere forskellige deadlines samtidig
• du har en relevant uddannelse og flere års erfaring som chefsekretær eller med ledelsesbetjening på topledelsesniveau 
• du har stærke formidlingskompetencer og kan formidle både gennem tekst og præsentationer. Disse kompetencer skal du bl.a. bruge, når du udarbejder oplæg, som hospitalsledelsen skal formidle i nationale og internationale fora
• du er flydende i it, herunder regneark, databaser, mail, ESDH og økonomisystemer – og har nemt ved at lære nye it-systemer
• du har et skarpt organisatorisk blik og forståelse for beslutningsprocesser og den politiske dagsorden
• du har blik for hele opgaven og ikke kun den del, som du selv leverer ind til
• du er vedholdende og slipper ikke opgaven, før den er i mål
• du ser det som din fornemmeste opgave at være på forkant med opgaverne for hospitalsledelsen, herunder at være tæt ind over koordinering af en eller flere direktørers kalendere, e-mails og mødeforberedelse 
• du kan bevare både overblikket, roen og dit gode humør – også når der er travlt

Dine konkrete arbejdsopgaver vil bl.a. være 
Chefsekretær for en eller flere direktører - direkte ledelsessupport og administrativ understøttelse

• Diverse administrative opgaver, herunder kalenderstyring, mødeindkaldelser og referater samt praktiske opgaver i forbindelse med mødeaktiviteter, ansættelser og lign. 
• Forberedelse og planlægning af møder, projekter og opgaver
• Indsamling og kvalificering af mødemateriale til direktørernes deltagelse i diverse møder
• Sagsbehandling og løbende sekretæropgaver som opfølgning på korrespondance, journalisering, korrekturlæsning, fakturering, mv.
• Tværgående opgaver i ledelsessekretariatet
• Indkøb og praktiske opgaver m.m.
• Øvrig sekretariatsbetjening 

Om os  
Vi tilbyder en tillidsfuld arbejdsplads med alsidige opgaver og erfarne kolleger. Du vil få en bred samarbejdsflade med mange kolleger, både i hospitalsstaben og i klinikken. Ledelsessekretariatet er en del af den samlede Hospitalsstab, som bistår hospitalsledelse og afdelingsledelser med at drive og udvikle hospitalet. Dine nærmeste kollegaer bliver de øvrige 5 sekretærer, men i Hospitalsstaben løser vi opgaverne på tværs af afdelinger og faglighed, alt efter hvad der giver mest værdi for opgaven. Vi har mange samarbejdspartnere både nationalt og internationalt. Ud over hospitalets direktører er vores vigtigste samarbejdspartnere vores afdelinger på hospitalet, og det er vigtigt, at du har et blik for afdelingernes daglige praksis og vilkår. Du skal derfor have lyst til at lære den kliniske hverdag at kende og samarbejde med vores sundhedsprofessionelle ledelse og personale. 

Løn- og ansættelsesvilkår 
Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til gældende overenskomst. Tiltrædelse snarest eller 1. marts 2025. 

Ansøgningsfrist og kontaktperson 
Din ansøgning til stillingen med kopi af eksamenspapirer og evt. anbefalinger skal være os i hænde senest den 9. januar 2025. Samtaler forventes afholdt den 17. januar om formiddagen. 

Nærmere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til: 
Stabschef Gitte Riis-Holm eller på tlf. 3052 0275.

Stillingen er som udgangspunkt en fuldtidsstilling.

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret.