AC-Koordinator søges til bacheloroptag og sagsbehandling på IT-Universitetet i København

IT-Universitetet i København har som sin mission at levere internationalt førende undervisning og forskning, som gør Danmark usædvanlig dygtig til at skabe værdi med IT.

Vi søger en ny kollega der er en kompetent koordinator, har flair for systemer og solid erfaring som sagsbehandler - og ikke mindst lyst til at yde god service til vores ansøgere.

Dine arbejdsopgaver:

• Koordinere processer for optag til ITU’s fire bacheloruddannelser og sikre at vi overholder interne og nationale deadlines i Den Koordinerede Tilmelding KOT.
• Sikre sammenhæng og videndeling internt på ITU til uddannelses- og systemansvarlige, Kommunikationsafdelingen, studiestartsansvarlige og studievejledning; eksternt til KOT og til optagelsesmedarbejdere ved andre danske universiteter.
• Sagsbehandle internationale ansøgninger til bacheloruddannelser.
• Sagsbehandle dispensationer for optag, studieaktivitet, yderligere prøveforsøg og andre sagstyper.
• Sagsbehandle ansøgninger om forhåndsvurdering, genindskrivning, overflytning og udmeldelse.
• Sammen med teamet og ITU’s kommunikationsafdeling udvikle og drive servicekoncepter til vores internationale ansøgere.
• Besvare henvendelser fra ansøgere.
• Bidrage til implementering af et studieadministrativt system (Nyt SIS) i 2027-28.

Din profil:

• Du har erfaring med offentlig administration og kendskab til uddannelsesverdenen, fx fra en studieadministration.
• Du har erfaring med at arbejde i komplekse administrative it-systemer, at navigere på mange forskellige digitale platforme og at sætte dig ind i nye systemer. Du er derfor struktureret, metodisk og konsekvent i din opgaveudførelse.
• Du ser sammenhængen mellem teamets opgaver og afdelingens processer og du agerer derefter.
• Du trives med at formidle regler og processer på dansk og engelsk til både kolleger, ansøgere og studerende. Du tænker brugerperspektiv på tværs af platforme, så ITU’s ansøgere nemt kan finde relevant information til deres ansøgning.
• Du ved hvordan personfølsomme oplysninger skal håndteres og du kender forvaltningslovens rammer for god sagsbehandling.
• Du formår at skabe overblik og prioritere opgaver i en hverdag, hvor service og god forvaltningspraksis er i fokus.
• Du tænker teamorienteret og er en god sparringspartner for ITU’s ansøgere og for dine teams.

Hvem er vi?
I Student Affairs and Programmes er vi 45 engagerede medarbejdere der understøtter universitetets ledelse, uddannelser, studerende og undervisere. IT-Universitetet er i løbende vækst, hvorfor roller og arbejdsopgaver løbende forandrer sig. Vores ansøgere og studerende kommer fra hele verden og meget af den daglige kommunikation foregår derfor på engelsk.

Bacheloroptagelsesteamet består af 3 andre sagsbehandlere og en kontorelev. I 2024 modtog vi cirka 2000 internationale og danske ansøgninger. Vi optog cirka 400 nye studerende.

Dispensationsteamet består af 3 andre sagsbehandlere. I studieåret 2023-24 behandlede vi cirka 450 dispensationer.

Vi arbejder teambaseret inden for optag og dispensationer, men du samarbejder bredt med hele organisationen. Vi arbejder med fælles principper i vores kommunikation til ansøgere, studerende og undervisere. Vi prioriterer faglig sparring, godt samarbejde og kompetenceudvikling af teams og medarbejdere.

IT-Universitetet tilbyder
ITU tilbyder et spændende og udfordrende job i et internationalt miljø med dygtige medarbejdere og gode kollegaer. Vi har en åben og uformel omgangstone og en afvekslende hverdag.

Arbejdstiden er 37 timer pr. uge. Vi har flekstid, hvilket giver gode muligheder for at få samspillet mellem arbejde og fritid til at fungere optimalt.
Bacheloroptaget sker henover juli, så du skal være indforstået med at ferieafvikling sker på andre tidspunkter.

Ansættelsesvilkår
Stillingen er en fast fuldtidsstilling.
Ansættelsen sker i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og AC.
Der vil være mulighed for at forhandle individuelle tillæg afhængig af dine kvalifikationer.

Stillingen ønskes besat pr. 1. januar 2025 eller snarest derefter.

Yderligere information
Du er velkommen til at kontakte områdeleder Ea Feldfos på e-mail [email protected], hvis du ønsker yderligere information om stillingen. (dog ferie i uge 42).

Ansøgningsfristen er søndag den 20. oktober 2024 kl. 12:00.

Samtaler afholdes i uge 43-45. IT-Universitetet benytter tests i forbindelse med vores rekrutteringsforløb.

På IT-Universitetet har vi et internationalt miljø og ser mangfoldighed som en værdifuld ressource. Vi lægger stort vægt på at understøtte et inkluderende arbejdsmiljø for alle vores medarbejder og opfordrer derfor alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religiøse tilhørsforhold eller etnicitet til at søge stillingen.