Administrativ sagsbehandler - med sekretæropgaver for dagtilbudsområdet

Er du serviceminded, dygtig og omhyggelig? Brænder du for at arbejde med offentlig administration, og kan du se dig selv som den uundværlige administrative go-to-person for lederne på dagtilbudsområdet og i et tværgående administrativt team indenfor børn- og kulturområdet? Har du eminent gode administrative kompetencer og elsker struktur og orden? Så er det måske dig, vi leder efter til en stilling i Sekretariat for Børn og Kultur.

Vi har en stilling som administrativ medarbejder ledig til besættelse pr. 1. april 2025. Opgaverne i den ledige stilling svarer til ca. 30 timer om ugen, men et andet timetal vil kunne aftales. 

Stillingen er placeret i Team Borger, som er et ud af tre teams i et fælles tværgående sekretariat på børne- og kulturområdet med i alt 21 medarbejdere. Du vil have kontorplads på rådhuset i Brønderslev og indgå i sekretariatet. Ca. to dage om ugen vil du have en kontordag på dagplejekontoret, hvor områdelederne har kontor. Dagplejekontoret ligger tæt på rådhuset. I det daglige refererer du til sekretariatslederen, men du vil have et tæt samarbejde med områdelederne på dagtilbudsområdet. 

Hvem er vi?
Team Borger løser borgerrelaterede og administrative opgaver indenfor skole-, dagtilbuds-, børne- og familieområdet, blandt andet: pladsanvisning til dagtilbud, sekretærbistand til dagtilbudsområdet og til PPR, økonomiopgaver for foreninger og haller, betaling af fakturaer, mellemkommunal afregning mv. Vi yder en vigtig og dedikeret indsats for, at vores kolleger og borgerne i Brønderslev Kommune får den bedst mulige understøttelse indenfor det samlede børne- og kulturområde. 

Den fælles kerneopgave for Sekretariat i Børn og Kultur er med en professionel og helhedsorienteret indsats at understøtte, at organisationen skaber trivsel og udvikling for børn, unge og voksne. Du skal kunne se dig selv bidrage til denne kerneopgave, men primært ved at støtte ledere og medarbejdere, der arbejder tæt på eller med borgere.

I Team Borger, hvor stillingen er placeret, er vi sammen om at løse vores opgaver på tværs af de fagområder, der ligger i Fagforvaltningen for Børn og Kultur.  Vi er nysgerrige og modige og vil gerne udvikle vores arbejdsgange, så vi hele tiden får mest muligt ud af vores ressourcer, samtidig med at vi sætter en dyd i at have styr på vores opgaver og yde en professionel service. Vi lægger stor vægt på, at vi hjælper hinanden med opgaverne, når det brænder på. Vi har et tæt og godt kollegaskab og du skal have lyst til at indgå i dette og til at bidrage til opgaveløsningen på tværs, også selvom det indimellem kræver, at du skal lære nyt og løse opgaver, som du ikke har prøvet før. 

Hvad skal du lave?

Stillingen er som udgangspunkt på 30 timer pr. uge, men et højere timetal kan aftales. Timerne vil som udgangspunkt være fordelt på mindst 4 dage om ugen - efter nærmere aftale med dig. 

De opgaver, der ligger i den opslåede stilling er hovedsageligt sekretæropgaver for de to områdeledere på dagtilbudsområdet, som  blandt andet omfatter:

• Indberetning af sygefravær 
• Godkendelse af udlæg og engangsydelser
• Betaling af fakturaer og vejledning til ledere mv. ift. fakturabehandling i økonomisystemet
• Understøtte samarbejdet mellem UCN og områdeledere samt SFO-ledere i Brønderslev Kommune om fordeling af pædagog-praktikpladser i dagtilbud og SFO’er
• Administrativ understøttelse af jobrotationsordninger blandt andet på dagtilbudsområdet
• Opdatering af Aula-hjemme-sider på dagtilbudsområdet
• Hjælp til udsendelse af beskeder og information i Aula
• Hjælp til indberetning i økonomisystem samt udtræk af rapporter 
• Koordinering og håndtering af tilmeldinger til kurser og uddannelsesaktiviteter på dagtilbudsområdet
• Diverse løbende sekretæropgaver for områdelederne, såsom journalisering af henvendelser, udarbejdelse af breve, bestilling af IT, hjælp til udfærdigelse af informationsfoldere mv.

Derudover vil du indgå i et team, hvor vi hjælper hinanden med diverse forefaldende administrative opgaver på hele børn- og kulturområdet, blandt andet posthåndtering, telefonpasning, udsendelse af breve til borgere, journalisering osv.

Du vil i din stilling forventeligt komme til at anvende følgende IT-systemer:

• SB-SYS - som er vores sags- og dokumenthåndteringssystem
• KMD Institution – vores administrationssystem indenfor pladsanvisningen
• OPUS – Økonomi- og personaleadministrativt system
• Aula-hjemmeside
• Aula
• Officepakken og Microsoft Teams

Har du kendskab til og erfaring med et eller flere af ovenstående IT-systemer, vil det være en fordel.  

Hvem er du?

Vi forventer, at du er 

• Uddannet kontorassistent eller har anden relevant uddannelsesmæssig baggrund indenfor administration
• Er omhyggelig og arbejder selvstændigt, systematisk samt tager ansvar for udførelsen af dine opgaver
• Er fortrolig med anvendelse af IT-systemer og er ikke bange for lære nye systemer at kende
• Sætter en ære i at yde en professionel og helhedsorienteret indsats overfor dine samarbejdspartnere
• Er nysgerrig og ikke bange for at give en hånd med hos kolleger, når det brænder på
• Er omgængelig, har et udpræget servicegen og er fleksibel i forhold til opgaveløsningen i dagligdagen

Derudover vil det være en fordel, hvis du

• Har erfaring med administrativt arbejde fra en kommunal forvaltning eller institution
• Er god til at se nye måder at løse opgaverne på
• Har erfaring med økonomi-opgaver

Du får 

• En afvekslende og fleksibel arbejdsplads, hvor du indgår i gode og sunde samarbejdsrelationer i sekretariatet, på dagtilbudsområdet og med andre afdelinger
• En arbejdsplads med mulighed for såvel faglig som personlig udvikling
• En åben, konstruktiv og direkte samarbejdsform, hvor der med respekt for den enkelte, er fokus på at nå resultater, høj faglighed og trivsel.
• Gode kolleger, der værdsætter et godt arbejdsmiljø med høj grad af inddragelse af medarbejderne, når vi skal finde nye veje.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Susanne Nyholm på 99 45 58 27

Løn og ansættelsesvilkår
Løn og ansættelsesvilkår er efter gældende overenskomst.

Er du interesseret i stillingen, så send os en kortfattet ansøgning, dit CV, uddannelsespapir samt evt. udtalelser mv. elektronisk via ansøgningsknappen, senest onsdag den 12 februar 2025 kl. 12.00. Samtaler vil blive holdt mandag den 24. februar i tidsrummet 9.30-15.00. 

I Brønderslev Kommune arbejder vi ud fra ledelsesmodellen Leadership Pipeline.

Nogle af de forventninger, vi har til medarbejdere, er:

• At du har fokus på at levere løsninger i forhold til kerneydelsen
• At du har en faglig stolthed og samarbejder om opgaveløsningen
• At du er medansvarlig for god trivsel ved at være positiv og konstruktiv både i forhold til din
• leder og dine kolleger
• At du arbejder ud fra de givne rammer og ser dig selv som en del af det store fællesskab i

Har du spørgsmål til stillingen, kan du kontakte:
Susanne Birgitte Andersen
Sekretariatsleder, Sekretariat for Børn og Kultur
+4599455827, [email protected] 

Brønderslev Kommunes medarbejdersyn bygger på følgende: 

• Vi er "I samspil med borgerne”, hvilket vi støtter op gennem vores værdier: Fællesskabende, Modig og Nysgerrig. 
• I Brønderslev Kommune og på den enkelte arbejdsplads, er det både naturligt, legitimt og velset, at medarbejdere viser interesse for og debatterer arbejdspladsens forhold gennem dialog og samarbejde.
• Vi arbejder ud fra en forventningsmodel, der beskriver forventninger til medarbejdere og ledere i Brønderslev Kommune.