Administrativ sagsbehandler til Familierådgivningen - barselsvikariat

Har du smil i stemmen og glimt i øjet - og brænder du for at administrere, systematisere og strukturere? Så er det netop dig, vi mangler i Familierådgivningens sekretariat. 

Da en af vores dygtige administrative sagsbehandlere skal på barsel, søger vi i Familierådgivningen en barselsvikar til et længerevarende vikariat pr. 1. maj 2025.

Lidt om os
Familierådgivningen er organiseret i Social og Sundhed, og varetager alle myndighedsopgaver i forhold til børn og unge i alderen 0-18 år (23 år).

Vi ønsker at sikre, at børn og familier får en relevant hjælp så hurtigt som muligt. Derfor har vi en central visitation af underretninger i vores Modtagelse, hvor børne- og ungerådgivere foretager første screening af alle underretninger, der indgår i Familierådgivningen. Vores bagland består af børne- og ungerådgivere, som er opdelt i tre teams: småbørn/børn, unge og handicap. Herudover har vi et lederteam og et administrativt team.

Vores sekretariat består af et stærkt administrativt team med fem administrative sagsbehandlere og en faglig koordinator. Vi er hver især specialiseret inden for hvert vores område, hvor vi har et tæt samarbejde og fungerer som back-up for hinanden.

Vi er en attraktiv, moderne og digital arbejdsplads, med fysisk placering på Rådhuset i Haderslev. Vi arbejder efter et princip om at være fleksible og papirløse. Det betyder, at du vil få stillet en bærbar computer og smartphone til rådighed, så du kan planlægge din arbejdsdag fleksibelt, også med mulighed for at arbejde hjemmefra, når opgaverne tillader det.

Vi søger en barselsvikar til en stilling som administrativ understøttelse af vores faglige ledere, hvor opgaverne primært relaterer til den daglige drift for vores småbørn- og børneteam, ungeteam og handicapteam. Derudover indebærer stillingen understøttelse i forbindelse med den fortsatte implementering af Barnets Lov.

Lidt om de opgaver der primært varetages i stillingen som understøttelse af de faglige ledere og den daglige drift:

• Administrativ understøttelse af Familierådgivningens faglige ledere i forhold til kalenderstyring og 
  mødeplanlægning, forberedelse af materiale og udarbejdelse af oplæg til møder, samt understøttelse
  af nuværende og kommende implementeringer i den daglige drift 
• Journalisering af post fra vores fællespostkasse, samt øvrig dokumentation
• Ansvar for planlægning og koordinering af teammøder, sagsgennemgange, medarbejderudviklingssamtaler
  (MUS), ledelsestilsyn, møder med borgere samt bestilling af forplejning og andre nødvendige arrangementer
• Fysisk og telefonisk borgerbetjening via Skrankesystem og CallCenter
• Skrive notater, udarbejde dagsordener og referater fra møder samt journalisere disse i sagerne
• Kvalitetssikring af hjemmeside og intranet, herunder opdatering og oplæg af dokumenter
• Ansvar for udarbejdelse og kvalitetssikring af skabeloner, procedureskrivelser og sagsgange samt sikre,
  at disse altid er opdateret i alle fagsystemer
• Varetage back-up opgaver vedrørende HR, Børn- og ungeudvalg samt aktindsigter
• Administration i følgende systemer: DUBU, Outlook, Acadre, SAPA, KY, Silkeborg Data, Prisme365 og 
  andre relevante systemer.

Vi ønsker os en kollega, der:

• Har en kontoruddannelse inden for offentlig administration eller en administrationsbacheloruddannelse, gerne 
  med erfaring fra en lignende stilling i den offentlige sektor, eller fra en større organisation
• Er udviklingsorienteret og samtidig en 'afslutter', der kan understøtte en sikker og stabil daglig drift
• Er en god kommunikator – både skriftligt og mundtligt
• Har et godt overblik og sans for detaljer
• Er god til at holde hovedet koldt, selv i pressede situationer
• Ikke er bange for at påtage sig et ansvar og går gerne forrest i udviklingen
• Er fleksibel, opsøgende og byder aktivt ind i forhold til at hjælpe kollegaer med opgaver på tværs
  af afdelingen/organisationen
• Arbejder systematisk, samarbejdsorienteret og er hurtig til at danne sig et overblik
• Er omstillingsparat og har forståelse for, at man vil få en primær opgaveportefølje, men også vil være
  en del af sekretariatets administrative team, hvor opgaver ud over de primære også kan gives, hvis man har kompetencerne til at udføre dem.

Dine søde kollegaer og faglige koordinator vil sammen introducere dig til de ovenstående opgaver, da det naturligvis ikke forventes, at du kan det hele fra starten. Der vil blive udarbejdet et introprogram til dig, som inkluderer planlagt sidemandsoplæring. Der vil også være en overgangsperiode med vores kollega, som er på vej på barsel, så du sammen med hende får et godt kendskab til de fleste af opgaverne. Ligeledes er der på enkelte områder udarbejdet vejledninger til, hvordan opgaverne håndteres.

Hvis du tænker, at det lige er dig, vi søger, så glæder vi os til at læse din ansøgning.

Yderligere oplysninger
Du er velkommen til at kontakte faglig koordinator Sanne Kling Larsen på telefon 23 99 30 69, hvis du har brug for yderligere oplysninger om stillingen.

Løn- og ansættelsesvilkår forhandles individuelt med udgangspunkt i gældende overenskomst og principperne i Ny løn. Ansættelsen er betinget af, at der kan indhentes ren børneattest samt en straffeattest uden anmærkninger af betydning for varetagelse af jobbet.

Stillingen er på 37 timer ugentlig.

Ansøgning
Send din ansøgning, CV og bilag via ansøgningsknappen senest den 9. marts 2025.

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler den 17. marts 2025. 
Indkaldelse til samtale, vil ske hurtigst muligt efter ansøgningsfristens udløb. 

Haderslev Kommune
Vi understøtter borgernes liv fra de bliver født til de skal her fra. Vi udvikler foreningslivet i samarbejde med de frivillige. Vi skaber rammerne for, at virksomhederne kan udvikle sig. Vi arbejder hver dag for at give de bedste rammer for vækst og velfærd i vores kommune. Derfor er vores ambition, at vi inden 2030 vil have 250 flere i uddannelse, 500 flere indbyggere og 1.000 flere arbejdspladser i Haderslev Kommune.
Alt det kan du blive en del af med et job hos os i Haderslev Kommune.