Administrativ koordinator med ph.d.-administration som kerneopgave – DTU Sundhedsteknologi

DTU Sundhedsteknologi søger en kompetent og ansvarsbevidst administrativ koordinator til at varetage ph.d.-administrationen samt andre centrale administrative opgaver på instituttet. Du bliver en del af et team på 14 kollegaer, der hver især bidrager til instituttets succes gennem forskellige ansvarsområder. 

Administrative opgaver
Som administrativ medarbejder på ph.d.-området vil du dagligt interagere med ph.d.-studerende, vejledere og andre kollegaer, og du vil være et centralt omdrejningspunkt inden for dette område. Du bliver en del af en lokal forankret ph.d.-skole og vil arbejde tæt sammen med en anden administrativ kollega, der også har ph.d.-administration som kerneopgave, samt ph.d.-skolelederen. 

Med ca. 140 indskrevne ph.d.-studerende, vil ph.d.-administration være din primære opgave. Ca. 40% af tiden vil gå med andre administrative kerneopgaver, som understøtter instituttets virke. Disse kan dog ændre sig over tid, afhængigt af behov og interesser. Fællesnævner for opgaveløsning er, at vi yder unik service, samtidig med at vi kender til de overordnede regler og retningslinjer og sikrer, at disse bliver overholdt. 

Dine arbejdsopgaver vil primært være:

• Understøttelse af hele procesessen for de ph.d.-studerende fra indskrivning til dimission. 
• Onboarding af nye kolleger samt den systemmæssige ind- og udskrivning af medarbejdere.
• Superbruger i administrative IT-værktøjer.
• Rådgivning og support til instituttets ansatte med diverse henvendelser.
• Bindeled mellem DTU koncernfunktioner og instituttet.
• Arkivering af dokumenter i DOCX (DTUs arkiveringssystem).
• Medarrangør i forbindelse med afholdelse af institutarrangementer og events. 
• Diverse administrative ad-hoc opgaver.

Vi forestiller os, at du:

• Har erfaring med lignende opgaver og gerne ph.d.-administration, men det er ikke et krav.
• Har en kontoruddannelse, evt. i offentlig administration eller lignende og har flere års erhvervserfaring. 
• Har en positiv tilgang til opgaverne, tager ansvar og sætter en ære i, at opgaverne kommer godt i mål.
• Går op i at yde en god service, har gode samarbejdsevner og en positiv tilgang til eksisterende og nye opgaver. 
• Kan lide at arbejde med administrative IT-systemer og digitale arbejdsflow og er god til det.
• Er struktureret og kan prioritere opgaverne i en til tider travl hverdag.
• Har gode dansk- og engelskkundskaber, både skriftligt og mundtligt. Megen kommunikation foregår på engelsk, selvom koncernsprog er dansk. 
• Finder det naturligt at være opsøgende og udadvendt, da du får en rolle med mange kontaktflader.

Hvad tilbyder vi dig
Vi tilbyder et spændende og udfordrende job i en international atmosfære. Det er et job med stor kontaktflade til instituttes ph.d.-studerende, øvrige medarbejdere og kollegaerne i administrationen. 

Du vil få gode muligheder for at have indflydelse på strukturering af opgaverne, herunder mulighed for personlig og faglig udvikling. Vi vil hjælpe dig med hurtig oplæring i brugen af relevante administrative systemer. Vi har et godt arbejdsmiljø med en uformel omgangstone og engagerede kolleger. Der er fleksible arbejdstider, og DTU har en familievenlig personalepolitik. 

Løn og ansættelsesvilkår
Løn og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S fællesoverenskomst og organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. (HK/Stat) indgået med Finansministeriet. Der er tale om en fuldtidsstilling på 37 timer pr. uge. 

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 31. oktober 2024 . Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. 

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte administrationschef Sannie H. Christensen på 61396352, e-mail: [email protected] . Du kan læse mere om DTU Sundhedsteknologi på www.healthtech.dtu.dk/.

Vi glæder os til at høre fra dig. 

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.

DTU Sundhedsteknologi
Med udgangspunkt i visionen om at forbedre sundhed og livskvalitet gennem teknologi arbejder DTU Sundhedsteknologi med forskning, uddannelse og innovation baseret på naturvidenskaben og den tekniske videnskab. Vi uddanner fremtidens sundsteknologiske ingeniører og skaber grundlaget for nye og innovative services og teknologier til en på verdensplan voksende sundhedssektor, der stiller krav om avancerede teknologiske løsninger. DTU Sundhedsteknologis ekspertise kan beskrives gennem fem overordnede forskningsområder: Diagnostic Imaging, Digital Health, Personalised Therapy, Precision Diagnostics og Sensory and Neural Technology. Vores teknologier og løsninger er udviklet med et formål om at være til gavn for mennesker og skabe værdi for samfundet. Instituttet inkluderer omkring 210 videnskabelige medarbejdere, 140 ph.d.-studerende, og et teknisk / administrativt personale på omkring 100 personer, hvoraf en stor del bidrager til vores forskningsinfrastruktur og relaterede kommercielle aktiviteter. 

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.