Administrativ medarbejder til nyoprettet ejendomscenter

Vi søger en administrativ kollega, der har et indgående kendskab til personaleadministration og flair for administrative opgaver i det nyoprettede Ejendomscenter i Skanderborg Kommune.

Anlæg og Ejendomme
Ejendomscentret er organisatorisk placeret i Anlæg og Ejendomme, som håndterer de daglige driftsopgaver på omkring 220 lokationer. Der er ansat 27 medarbejdere; konstruktører, arkitekter, ingeniører, maskinmestre, distriktsledere og administrative medarbejdere til håndtering af vedligeholdelses- og byggeprojekter. Derudover varetager Anlæg og Ejendomme også den Kommunale Boligadministration af cirka 372 pleje- og ældreboliger, der håndteres efter Almenlovgivningen samt cirka 13 lejeaftaler, der håndteres efter Erhvervslejeloven/Lejeloven.

Du kommer til at arbejde tæt sammen med dine kollegaer, der varetager mange forskelligartede opgaver inden for de kommunale ejendomme i Anlæg og Ejendommes regi. Men dit primære ansvarsområde bliver de administrative opgaver i Ejendomscentret.

Dine arbejdsopgaver

• Løbende udarbejdelse af lønaftaler ved nyansættelser, cirka 3-4 om måneden.
• Assistere ved indberetning af sygdom, ferie m.v.
• Kontaktperson vedrørende arbejdstidsregistrering og spørgsmål vedrørende saldo på fleks, ferie m.v.
• Være behjælpelig med det praktiske ved nyansættelser.
• Opfølgning på kontering og ledelsestilsyn i KMD Opus og DBD.
• Være behjælpelig med bogføring i spidsbelastningsperioder.
• Regnskabsafstemning mellem KMD Opus og DBD.
• Kunne foretage indkøb via True Trade ved behov.
• Sikre valide data i forhold til kontaktoversigter, telefonlister m.v.
• Udarbejde referater og indkalde og koordinere møder.

Vi arbejder meget selvstændigt i Anlæg og Ejendomme og sørger for, at opgaverne håndteres inden for diverse tidsfrister, lovgivning og retningslinjer samt sund fornuft. Vi anvender KMD Opus og DBD (Dansk Bygnings Data) som primære økonomisystemer, og True Trade er vores indkøbssystem.

Dine faglige kompetencer

• Erfaren bruger af Microsoft Office-pakken med særligt fokus på Excel til dataanalyse og rapportering.
• Specialist i økonomisystemet KMD Opus og rutineret i indberetning af sygdom, ferie m.v. i KMD.
• Erfaring med True Trade herunder support til medarbejdere og ledere
• Solid baggrund i personaleadministration, herunder udarbejdelse af ansættelseskontrakter, ændringer og håndtering af lønaftaler i KMD Opus.
• Kendskab til overenskomster og løntrin samt evne til at vejlede om disse områder.
• Erfaring med at sikre korrekt datahåndtering i overensstemmelse med GDPR-regler.
• Det vil være et krav at du har kendskab til økonomisystemet KMD Opus og personaleadministration.
• Det vil være et krav at du har kendskab til økonomisystemet KMD Opus og personaleadministration.

Dine personlige kompetencer

• Serviceminded og dygtig til at kommunikere klart og præcist, både skriftligt og mundtligt.
• Arbejder struktureret med fokus på overholdelse af deadlines og prioritering af opgaver.
• Detaljeorienteret og grundig i udførelsen af administrative opgaver, hvilket sikrer høj kvalitet og præcision.
• Selvstændig og ansvarsbevidst med en proaktiv tilgang til opgaver og processer.
• Har en naturlig evne til at tage initiativ og finde løsninger på udfordringer, før de bliver til problemer.
• Stærke analytiske evner, som gør det muligt at gennemskue komplekse data og skabe indsigt til beslutningstagning.

Ønsker til din uddannelse
Vi forestiller os, at du har en relevant administrativ baggrund som fx

• Uddannet kontorassistent med speciale i offentlig administration eller økonomi.
• En relevant akademisk baggrund, fx HA eller økonomi og administration fra erhvervsakademiet.
• Erfaring fra en tilsvarende stilling, hvor du har arbejdet med administration, økonomisystemer og personalehåndtering.

Vi tilbyder dig

• Spændende og udfordrende job med muligheden for at deltage i en varieret arbejdsdag, med mulighed for at påvirke og bidrage til udviklingen af de administrative opgaver i Anlæg og Ejendomme.
• Et team af dedikerede og ansvarsbevidste kollegaer, der værdsætter samarbejde og bidrager til et positivt og støttende arbejdsmiljø.
• Et positivt arbejdsmiljø, der er præget af en anerkendende kommunikationsstil, hvor dine ideer ikke blot høres, men også værdsættes.
• En organisation kendt for en flad struktur, hvor alle medarbejdere har mulighed for at deltage og bidrage aktivt til håndteringen af opgaverne.
• Mulighed for udvikling med adgang til kurser og uddannelse inden for det administrative område, der vil fremme din faglige og personlige udvikling.
• Fleksibel arbejdstid med mulighed for en god balance mellem arbejde og fritid.

Hvis det lyder som en motiverende udfordring, som passer til dine kompetencer og ambitioner, så ser vi meget gerne en ansøgning fra dig.
Du er velkommen til at kontakte Ejendomschef Mie Rauff Nielsen på telefon 21 15 39 72 for nærmere information.

Løn og ansættelsesvilkår i henhold til kvalifikationer og gældende overenskomst.

Der er tale om en stilling på 37 timer om ugen.

Tiltrædelse pr. 1. april 2025 eller hurtigst muligt derefter.

Ansøgningsfrist
Vi skal have din ansøgning og relevante bilag – inklusive CV, eksamensbevis og eventuelle anbefalinger – senest den 23. februar 2025.
Vi forventer at afholde samtaler i uge 9.

Skanderborg Kommune ligger i naturskønne omgivelser, som giver rig mulighed for friluftsaktiviteter – f.eks. omkring Gudenåen og Søhøjlandet.
Du kan læse mere om os på www.skanderborg.dk.

I Skanderborg Kommune ser du flere barnevogne, træer og søer end andre steder i landet. Her er udsigt. Ikke kun til Danmarks smukkeste natur, men også til aktive lokalsamfund, vækstvirksomheder og et foreningsliv i særklasse. Som arbejdsplads er Skanderborg Kommune kendt for flad struktur og højt til akustikloftet. Velkommen til naturligt overskud.