Administrativ medarbejder til stabsopgaver og ledelsesunderstøttelse

Vil du være med til at sikre, at vores opgaveløsning fortsat er knivskarp? Vil du være en del af et dynamisk miljø, hvor det gode kollegaskab og det tværfaglige samarbejde er i fokus? Så har vi et spændende job til dig i vores stab for ejendomsområdet i Ballerup Kommune. 

Vi tilbyder et spændende og afvekslende job på 37 timer med en omskiftelig hverdag. Du vil arbejde tæt på ledelsen i Center for Ejendomme med koordinering og styring af bestillinger, så centeret kommer i mål til tiden. Ud over dit tætte samarbejde med centerets ledelse vil du også få et bredt samarbejde med medarbejdere og øvrige ledere. 

Du bliver en del af et godt, socialt og fagligt miljø i vores stab, hvor du får dygtige, engagerede kolleger, som lægger vægt på, at vi tager ansvar, hjælper hinanden og yder god service både over for hinanden og den øvrige organisation. 

Dine vigtigst opgaver 
Vil blandt andet være at: 

• Hjælpe ledere og medarbejdere med at færdiggøre vores sager til de politiske udvalg. Du får ansvar for koordinering mellem medarbejdere, ledere og direktion og sikrer, at sagernes kvalitet er i orden
• Kvalitetssikre materiale og drive processen i forbindelse med årlige lønforhandlinger 
• Medvirke ved ansættelser, herunder sikre at overenskomstkrav og sammensætning af løn overholdes i samarbejde med vores centrale HR-enhed  
• Supportere kolleger i diverse systemer, bl.a. i vores journaliseringssystem, personalemodul, Office-pakken og Microsoft365
• Være sekretær for vores samarbejdsudvalg, hvor du udarbejder dagsordener, referater og står for opfølgning 
• Sikre at oversigter, vejledninger og systemer opdateres med informationer og data samt gøre dem tilgængelige, fx på vores hjemmeside eller intranet 
• Ekspedere generelle administrative opgaver, herunder koordinere aktindsigtssager, planlægge møder og fordele post
• Være tovholder på centerseminarer og andre arrangementer.

Dine kompetencer
Vi søger en kollega, som

• Har erfaring med og forståelse for ledelsens hverdag og opgaver og har flair for at understøtte og navigere i ledelsesrummet – meget gerne fra en politisk styret organisation
• Er lyttende med en god fornemmelse for kommunikation, og hvad du kan gøre praktisk og koordineringsmæssigt for, at sager og opgaver kommer i mål
• Har erfaring med overenskomster, ansættelsesforhold og lønberegninger
• Har interesse og flair for at optimere processer og sagsgange
• Er godt inde i Office-pakken og Microsoft365 og nemt kan sætte sig ind i nye systemer
• Har styr på dansk retskrivning og formulerer sig godt mundtligt og skriftligt
• Ikke er bange for at give en hånd med, når det brænder på
• Har en relevant uddannelsesmæssig baggrund, fx kontoruddannet eller bachelor i offentlig administration, og meget gerne praktisk erfaring med administration i en politisk styret organisation.

Vi forventer, at du personligt

• Er ansvarsbevidst, initiativrig, nysgerrig og serviceminded 
• Har mere fokus på muligheder frem for begrænsninger 
• Er struktureret, kvalitetsbevidst med sit arbejde og har øje for detaljen
• Evner at opbygge gode relationer 
• Har en positiv indstilling, humor og godt humør

Det får du hos os 
Du bliver en del af team Stab & Udvikling i Center for Ejendomme. Vi er pt. fire stabsmedarbejdere, en teknisk tegner og seks udviklingskonsulenter. Vi er gode til at koordinere og samarbejde. 

Vi har et uformelt og livligt arbejdsmiljø, som også viser sig ved tillidsfuld ledelse, gode grin og mulighed for udvikling.

Vi sidder på Rådhuset, hvor vi har flydende arbejdspladser, og vi har mulighed for at arbejde hjemme, når det passer med opgaverne. Vi ligger tæt på S-togsstation og bus, har gode cykelstier og gratis parkering. Vi har en fantastisk kantine og fitness, yoga og træningsrum i kælderen og forskellige personaleforeninger.

Hvem er vi
I Center for Ejendomme er vi organiseret i tre overordnede afsnit, Stab & Udvikling, Byggeri & Vedligehold samt Drift & Service. Vi er samlet ca. 100 medarbejdere, hvor størstedelen er servicefolk i Drift & Service, som arbejder tæt på brugerne i bygningerne og er placeret på vores materielgård. Stab & Udvikling og Byggeri & Vedligehold er placeret på Rådhuset.

Stab & Udvikling arbejder på tværs af centeret, og vi lægger vægt på at være en serviceenhed over for den øvrige organisation.

Vil du vide mere
Du kan få mere at vide om stillingen ved at kontakte stab- og udviklingschef Therese Ib Andersen på telefon 2130 7196. 

Læs mere om Ballerup Kommune som arbejdsplads på job.ballerup.dk

Ansættelsesproces og løn
Ansættelsesdatoen er den 1. april 2025. 

Sæt allerede nu kryds i din kalender:
1. samtaler afholdes den 27. og 28. januar 
2. samtaler afholdes den 4. februar. 

Stillingen er på 37 timer og er en fast stilling.

Ansøgningsfrist: den 20. januar 2025.

Vi tilbyder løn og ansættelsesvilkår ifølge gældende overenskomst efter principper om lokal løndannelse og efter aftale med den forhandlingsberettigede organisation.

Ballerup Kommune har røgfri arbejdstid. Læs mere her

Vi ser mangfoldighed som en styrke. Derfor opfordrer vi alle uanset køn, alder, handicap, religion, seksuel orientering eller etnisk baggrund til at søge job hos os.

Send din ansøgning online. Klik på ”Ansøg” nedenfor og vedhæft din ansøgning, CV og uddannelsesbevis.

Vi glæder os til at møde dig.