Administrativ medarbejder med fokus på effektive arbejdsgange og processer ved Forsvarets Kantiner

Er du struktureret, ansvarsbevidst og god til at skabe orden i hverdagen? Vil du være med til at understøtte den decentrale drift og udvikle smidige arbejdsgange? Så er du måske den, vi søger til Forsvarets Kantiner.

Forsvarets Kantiner driver 56 kantiner over hele landet og leverer dagligt forplejning til Forsvarets ansatte. Du bliver en del af et team, som ved fuld bemanding består af 6-7 medarbejdere. Teamet fungerer som bindeled mellem den decentrale drift og Ejendomsstyrelsens hovedkontor i Hjørring. Vi har netop været igennem en opbyggelsesfase efter hjemtagelsen af kantinedriften i april 2022, hvor vi har arbejdet intensivt på at etablere strukturer, processer og en klar vision for, hvordan Forsvarets Kantiner skal udvikle sig fremadrettet. Nu er vi klar til at gå videre fra denne opbygningsfase og fokuserer på at skabe den organisation, vi ønsker at være – en organisation, der både leverer effektivt på driften og har modet til at drive strategiske forandringer samtidig med, at medarbejdere trives og udvikles.

I BackOffice bliver du en del af et team, som sammen arbejder med ansvarsområder, der på forskelligvis understøtter organisationen. Opgaverne kan opdeles i 2 hovedområder, hvor det ene område er understøttelse af den decentrale drift inden for en bred opgaveportefølje som f.eks. planlægning af seminarer, indkøb af materiel/service til køkkenerne, elevplaner mv. - og det er her vi har brug for dine kompetencer. Det andet område bevæger sig mere inden for ledelsesunderstøttelse, analyser og sagsbehandling.

Du vil, sammen med dit team få en central rolle i at sikre, at vores administrative processer fungerer smidigt, effektivt og professionelt således, at det er muligt for vores køkkenpersonale at levere et højt serviceniveau ud til brugerne. Vi har i Forsvarets Kantiner et stort fokus på samarbejde både internt men også eksternt, den gode trivsel og kontinuerlige forbedringer, og her leder vi efter dig, der vil være med til at understøtte os i at opnå netop dette.

Dine arbejdsopgaver vil spænde over flere områder, som f.eks.:
- Hjælpe og støtte kantine-organisationen med forskellige administrative opgaver
- Visuel fremstilling af præsentationer mv.
- Udarbejdelse af administrative processer og vedligehold heraf.
- Koordinering og planlægning af aktiviteter, seminarer og kurser.
- Formidlingsopgaver, der understøtter den decentrale struktur.
- Udarbejdelse af forskellige dokumenter, nyhedsbreve og vejledninger.
- Understøtte ledelsen i Forsvarets Kantiner med bl.a. mødeafvikling og koordinering.

Vi forestiller os, at du har en kontorfaglig uddannelse, gerne inden for offentlig administration eller anden relevant erfaring fra lignende stillinger.

Du trives med at tage ansvar for en bred vifte af administrative opgaver. Du har praktisk erfaring med at arbejde struktureret og effektivt i et travlt kontormiljø, og du er vant til at holde styr på både små og store opgaver samtidigt.

Det vil være en fordel med kendskab til Forsvaret, Ejendomsstyrelsen eller anden styrelse i koncernen, men det er ikke et krav.

Du har en god forståelse for at løse opgaver selvstændigt, men værdsætter også et godt samarbejde med dine kollegaer. Du er vant til at tage initiativ og finde løsninger, når der opstår udfordringer i det daglige arbejde.

Du er positiv, energisk og engageret i dit arbejde, og du bidrager aktivt til et godt arbejdsmiljø. Du kommunikerer klart og effektivt både mundtligt og skriftligt og har nemt ved at tilpasse dig nye arbejdsopgaver og skiftende behov i organisationen.

Du er detaljeorienteret, struktureret og samarbejdsorienteret, som trives med at arbejde sammen med andre for at nå de fælles mål.

Hvornår er du en succes i stillingen?
Du vil være en succes i stillingen, når du formår at håndtere de daglige administrative opgaver effektivt og bidrage til en struktureret og velfungerende drift. Din evne til at organisere, prioritere og løse opgaver hurtigt og præcist vil være afgørende for din succes.

Derudover vil din positive indstilling og evne til at samarbejde med både ledelse og kollegaer spille en central rolle i at skabe et godt arbejdsmiljø. Dit arbejde vil være med til at sikre, at organisationens administrative processer er effektive, og at vi sammen bidrager til et velfungerende team, der understøtter organisationens overordnede mål.

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Stillingen er på 37 timer ugentlig inkl. frokostpause.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Hvis du vil vide mere om stillingerne er du velkommen til at kontakte Chef for Backoffice ved Forsvarets Kantiner, Helene Andersen på telefon 7281 3180 eller via mail [email protected].

Har du spørgsmål til løn - og ansættelsesvilkår er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Charlotte Meinertz Hansen på telefon 3266 5156.

Stillingen er til besættelse den 1. februar 2025 eller snarest muligt efter aftale.

Ansøgningsfristen er den 12. januar 2025. Samtaler forventes afholdt løbende.

Du søger stillingen via linket, og vi beder dig vedhæfte din ansøgning, CV og uddannelsesbevis. Vær opmærksom på, at bilag kun kan vedhæftes i PDF-format. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset uden baggrund til at søge stillingen.


OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse (FES) støtter og servicerer militære og civile myndigheder under Forsvarsministeriet. Vores opgave er at levere og udvikle attraktive fysiske rammer, som er nødvendige for deres daglige virke.
Vi bygger nyt, vedligeholder, driver kantiner og gør rent på tjenestesteder i hele landet.
Vi har på vegne af Forsvarsministeriets koncern ansvaret for det grønne område, der blandt andet omfatter miljø, energi og naturpleje.
Vores hovedkontor er i Hjørring, men vi har medarbejdere i hele landet. Vi er i alt 1600 ansatte, der tæller både civilt og militært ansatte. Vi er en organisation baseret på stærke fagfællesskaber, og vi prioriterer det tværgående samarbejde højt.
• Vi har ansvaret for over 600 lokationer spredt ud over hele Danmark.
• Vi administrer over 6000 bygninger og forvalter øvelsesområder, der samlet set er på størrelse med Mors.
• Vi bygger og vedligeholder i år for knap en milliard og er blandt andet bygherre på store projekter som campus til de nye F35-kampfly.