Administrativ medarbejder og koordinator til Geelsgårdskolen

Er du strukturhaj til fingerspidserne? Elsker du at være den med det forkromede overblik? Og vil du være en del af en skole, hvor vi gør en forskel for nogle helt særlige børn? Så er det måske lige præcis dig, vi leder efter.

Geelsgårdskolen er Region Hovedstadens mest specialiserede helhedstilbud for børn og unge med svære funktionsnedsættelser. Vi søger en administrativ medarbejder, som kan tage styringen på vores årlige revisitation og interne audits samt løse diverse HR- og administrative opgaver.

Der er mange facetter af vores skole, og derfor opfordrer vi dig til at få et indblik i denne lille film samt på vores hjemmeside www.geelsgaardskolen.dk.

Koordinator for revisitation

Revisitation er en årlig proces, hvor kommunerne tager stilling til, om vores i alt 100 elever er velplaceret på skolen, og om de skal fortsætte på skolen det kommende år. Derfor er revisitation en vigtig opgave, der sikrer fastholdelse af elever og gode relationer til kommunerne, bosteder mv.

Som koordinator for revisitation er du ansvarlig for at planlægge og koordinere et møde for hver af vores 100 elever. Det er en omfattende opgave, der kræver meget struktur og godt overblik. Du skal være en habil bruger af Excel og Outlook, og du skal være velformuleret i skrift og tale. Opgaven omfatter bl.a.:

• booking af deltagere (6-10 på hvert møde), mødelokaler, forplejning
• udarbejdelse af mødeoverblik over alle 100 møder
• indsamling og faktatjek af elevdokumenter
• forsendelse af elevdokumenter
• løbende mailkorrespondance med mødedeltagerne og tilpasning af møder
• support ved afholdelse af møderne (afdelingslederne har overordnet ansvar).

Koordinator for skolens audits

Audits er skolens interne kvalitetssikring. Formålet med vores audits er at udvikle og sikre kvaliteten i vores arbejde omkring børnene. Vi har 12 forskellige områder, bl.a. ’Sundhed & Trivsel’, ’Medicinhåndtering’ og ’Kompetenceudvikling’, som hver gennemgår en audit hver 2-3 år.

Som koordinator er du ansvarlig for at styre processen omkring de 12 audits. I hver audit vil du samarbejde med relevante medarbejdere og ledere om at gennemføre fire trin: Indsamling af data, analyse af data, analyse af skolens praksis samt konklusioner og beslutninger. Koordinatorrollen kræver ingen pædagogisk faglighed, det væsentlige er, at du er struktureret, selvkørende og samarbejdsorienteret.

En del af Geelsgårdskolens administration

Du bliver en del af Geelsgårdskolens administration, hvor du med sparring fra vores to HR-specialister får ansvar for lettere HR-opgaver som arkivering af sager samt administration af rekruttering og ansættelser. Vi lærer dig naturligvis op.

Blandt dine øvrige administrative opgaver er administration af interne kurser samt vedligeholdelse af telefonlister. Vi hjælpes alle ad med at passe hovedtelefonen, hente post mv.

Administrationen er et lille, velfungerende team på syv medarbejdere samt en afdelingsleder, og vi prioriterer samarbejde, arbejdsmiljø og trivsel højt. Administrationen varetager bl.a. HR, elevadministration, kommunikation, økonomi og sekretariatsfunktion. Du får dygtige og engagerede kolleger, som gerne deler ud af deres viden.

Vores forventninger til dig:

• Du har solid erfaring med administrativt arbejde.
• Du kan styre en proces fra start til slut.
• Du arbejder struktureret og kan holde overblik over opgaver, deadlines osv.
• Du kan lide at samarbejde og være opsøgende over for dine kollegaer.
• Du kan facilitere møder og uddelegere opgaver.
• Du er velformuleret på skrift og i tale.
• Du er habil bruger af Excel, Word og Outlook.
• Du kan arbejde selvstændigt og tage initiativ.
• Du kan styre dine egne arbejdsopgaver og strukturere din tid.

Velkommen på Geelsgårdskolen

Geelsgårdskolen har ca. 100 elever i alderen 6-20 år. Vores 300 medarbejdere er fordelt på fire skoleafdelinger, en STU, en terapiafdeling, en bo- og aflastningsafdeling samt kantine, serviceafdeling og administration. Vi er en del af Den Sociale Virksomhed, som står for drift og udvikling af Region Hovedstadens 19 tilbud inden for det højt specialiserede social- og specialområde.

Løn og ansættelsesvilkår

Stillingen er en fastansættelse på 30-35 timer om ugen med opstart 2. januar 2025 eller hurtigst muligt. Løn- og ansættelsesvilkår sker jf. overenskomst mellem Regionernes Lønnings- og Takstnævn og HK.

Vi glæder os til at høre fra dig!

Send din motiverede ansøgning samt CV via linket senest den 21. november 2024. Ansættelsessamtaler holder vi i uge 48. Medbring venligst referenceoplysninger til samtalen. I forbindelse med ansættelse vil der blive indhentet børne- og straffeattest, og ansættelse sker med forbehold for oplysningerne i attesterne.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte elevadministrator og team-koordinator Lisa Terkelsen på tlf. 45 11 40 02 eller administrativ leder Gitte Zubair Plambeck på tlf. 29 32 13 33.