Administrativ medarbejder til sekretariatet i Høje-Taastrup kommune

Er du en ørn til administrative opgaver, god til at skabe struktur og arbejde systematisk? Befinder du dig som en fisk i vandet i mange forskelligartede administrative opgaver, har stærke samarbejdskompetencer og griber udfordringer med et smil? Så er du måske vores nye kompetente kollega i sekretariatet!

Om stillingen
Vi søger en dygtig og servicemindet medarbejder, som har erfaring fra og kan lide at arbejde med administrative opgaver i en offentlig organisation. Du vil blive en del af et sekretariat, hvor vi betjener borgmester, byråd, direktionen, og løser administrative opgaver i centret samt på vegne af organisationen.

Som administrativ medarbejder i sekretariatet spiller du en vigtig rolle i at sikre en professionel og effektiv understøttelse af ledelse og organisation. Du får en spændende og alsidig arbejdsdag med en bred vifte af opgaver og kontaktflade til hele organisationen, med borgere og øvrige samarbejdspartnere. 

Dine opgaver vil bestå af en kombination af følgende: 

Møde- og dagsordenshåndtering:

• Opsætte dagsordner i dagsordenssystem
• Planlægge møder, seminarer og konferencer

HR-administrative opgaver:

• Understøtte HR-konsulenter ifm. rekruttering
• Administrere ansættelser og fratrædelser
• Oprette P-nummer og indhente refusioner ift. medarbejdere i kommunen
• Håndtering af akutmidler, koordination af skærmbriller, planlægning af og udlevering af materialer mv.

Ad hoc og serviceopgaver:

• Opdatere intranet ift. eget center og journalisere dokumenter
• Telefonbetjening, digital post og indkøb

Om teamet og Høje-Taastrup kommune
Du vil blive en del af et stærkt fagligt team med fem kolleger og med tætte samarbejdsrelationer til kolleger fra andre teams i centret samt i resten af organisationen. Vi er et team med højt til loftet, en uformel omgangstone og plads til et godt grin.

Teamet er en del af Center for Byråd og Administration, som består af 120 medarbejdere fordelt på følgende teams/afdelinger: Sekretariat, Kommunikation, Jura, Erhvervsservice, Organisation og Ledelse, Digitalisering, HR-afdelingen, IT-afdelingen, Borgerservice og Ydelse og Kontrol.

Om dig
For at lykkes i rollen er det vigtigt, at du har en stærk administrativ faglighed og en relevant uddannelsesmæssig baggrund – gerne kombineret med erfaring inden for ledelsesbetjening.

Herudover lægger vi vægt på, at du:

• Har solid erfaring med administrative opgaver i en offentlig organisation
• Trives med en bred opgaveportefølje og kan prioritere opgaver effektivt
• Har blik for og er nysgerrig på automatisering og digitalisering af arbejdsgange
• Kan arbejde systematisk, målrettet og struktureret
• Er serviceminded, imødekommende og god til at samarbejde og kommunikere med andre
• Har flair for at navigere i forskellige IT-systemer og er en habil bruger af Office-pakken
• Har kendskab til sags- og dokumenthåndteringssystemerne som Acadre og First Agenda eller lignende systemer
• Trives med såvel selvstændig opgaveløsning som opgaveløsning i tætte arbejdsfællesskaber

Praktiske oplysninger
Stillingen er i udgangspunktet på 37 timer. Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst afhængigt af dine kvalifikationer og efter reglerne om Ny løn. Stillingen ønskes besat hurtigst muligt og senest pr. 1. maj 2025.

Tidsplan for ansættelse

Ansøgningsfristen er den 15. marts 2025. Ansøgning sker via kommunens e-rekrutteringssystem. Her uploades ansøgning og CV.

1. samtale finder sted 21. marts 2025 og 2 samtaler den 27.  marts 2025. Beslutning om valg af kandidat forventes truffet umiddelbart efter 2. samtale.

Har du spørgsmål til stillingen?
Du er velkommen til at kontakte centerchef Trine Groth Rasmussen på 22423940, [email protected] eller faglig koordinator Helle Thoresen på 43591807, [email protected]