Administrative medarbejdere til Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab

Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab søger dygtige administrative medarbejdere

Vil du være med til at styrke samfundssikkerheden og beredskabet i Danmark? Har du et godt overblik, sans for god service og et smil på læben, selv når det går stærkt? Og har du lyst til at være en del af et miljø, hvor hverdagen ikke er givet på forhånd, og hvor to arbejdsdage sjældent er ens? Så er du måske vores nye kollega i Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab.

Om Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab

Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab er et nyoprettet ministerium, hvor man har samlet opgaver fra en række ministerområder. Opgaverne relaterer sig særligt til samfundets sikkerhed og robusthed. Kerneopgaven består i at forebygge, modstå og håndtere trusler og kriser, der udfordrer det danske samfunds grundlæggende funktioner – uanset om det er cyberangreb, sabotage, spionage eller ekstreme vejrhændelser, som rammer. Ambitionen er bl.a. at samtænke beredskab, krisestyring og robustgørelse på tværs af sektorer, så vores samfund står stærkere – både til hverdag og under kriser.

Vi søger administrative medarbejdere til følgende funktioner i departementet:


Sekretær til ministeren for samfundssikkerhed og beredskab

Som sekretær for ministeren skal du, i tæt samarbejde med dine kolleger i forkontoret, få den daglige sekretariatsbetjening og servicering af ministeren til at gå op i en højere enhed. Stillingen indeholder en variation af opgaver, herunder kalenderstyring, planlægning og koordinering af ministerens aktiviteter og hverdag.

Du vil få en bred kontaktflade til de øvrige kontorer i departementet samt til eksterne parter. Det vil derfor være en forudsætning, at du besidder gode samarbejdsevner. Du skal trives med, at der er aktivitet omkring dig, samtidig med, at du skal være i stand til at fordybe dig.

Som sekretær for ministeren vil dine opgaver bl.a. omfatte:

• Praktiske opgaver forbundet med ministerens møder, herunder bestilling af mødeforplejning, modtagelse af gæster mv.
• Indsamling og klargøring af ministerens mødemateriale mv.
• Klargøring af materiale til ministermøder.
• Rejsebestillinger, udgifts- og rejseafregning.
• Forberedelse af ministeriets bidrag til åbenhedsordningen.
• Håndtering af kontorets postkasser, herunder henvendelser og invitationer.
• Diverse praktiske og administrative ad hoc-opgaver.

Vi lægger desuden vægt på, at du har kendskab til centraladministrationen eller erfaring fra en anden politisk styret organisation.



Afdelingschefsekretær

Kerneopgaven for dig som afdelingschefsekretær vil være at understøtte afdelingscheferne med forskellige administrative opgaver. Du vil blive sekretær for afdelingscheferne, men du vil endvidere have opgaver for og i tæt samarbejde med fagkontorerne i departementet.

Du vil få en stor kontaktflade og være mange af dine kollegers go-to person med diverse administrative og praktiske spørgsmål. Det er derfor vigtigt, at du har et godt humør, er samarbejdsorienteret, hjælpsom og trives i en sådan position.

Opgaverne vil variere – alt efter behov – men til kerneopgaverne hører:

• Kalenderstyring og mødeplanlægning for afdelingscheferne.
• Forberedelse af møder, herunder udarbejdelse af dagsordner, indkaldelser, opdækning med kaffe/te.
• Hjælp til journalisering og print.
• Rejsebestillinger, udgifts- og rejseafregning.
• Administrative ad hoc-opgaver.

Regnskabsmedarbejder

Som regnskabsmedarbejder vil du sammen med dine kolleger få ansvaret for at varetage driften af departementets samlede regnskab. Vi forestiller os, at du har nogle års erfaring, og at du har prøvet at arbejde med en bred vifte af administrative regnskabsopgaver. Har du erfaring fra centraladministrationen og de systemer, der anvendes, f.eks. IndFak, RejsUd og Navision Stat, vil det være en fordel.

Dine opgaver vil bl.a. kunne bestå af:

• Behandling og betaling af fakturaer.
• Håndtering af rejseafregninger og udlæg.
• Vedligehold af regnskabsstruktur og kontoplan.
• Afstemning og controlling af regnskab.
• Bidrage til årsrapport og regnskabsafslutning.
• Systemadministration ift. diverse administrative systemer.
• Budgetopfølgning og lønkontroller.
• Bevillingsafregning.
• Bidrage til regnskabsinstruks og fastlæggelse af interne retningslinjer for brug af kreditkort, indkøb mv.

Administrativ medarbejder til HR

Som administrativ HR-medarbejder bliver du en vigtig del af HR-teamet. Du skal trives med forskelligartede HR-opgaver og have interesse for at bidrage med de administrative og koordinerende HR-processer og opgaver.

Rollen som administrativ HR-medarbejder kræver, at du kan arbejde struktureret med de administrative opgaver, som driften af HR opgaveporteføljen hviler på. Det kræver skarpt fokus på detaljer - både generelt og i forhold til de mange varierede opgaver, som driften indebærer.

Du er empatisk, serviceminded og har gode samarbejdsevner. Du mestrer at følge opgaverne til dørs og formår at arbejde selvstændigt og effektivt med driften af HR-opgaverne. Det er en fordel, hvis du har erfaring med de statslige HR-systemer, såsom SHR, HR-Løn, Talent Recruiter og Campus. Kendskab til mTIME er også en fordel.

Dine opgaver kan bl.a. omfatte:

• Personaleadministrative opgaver i forbindelse med ansættelse/afskedigelse, lønforhandling, barsel/orlov, refusioner, sygdom mv.
• Registrering og vedligehold af stamdata i Statens HR-system og myndighedernes interne systemer.
• Supportere rekrutteringsindsatsen, herunder on- og offboarding.
• Supportere kompetenceudviklings- og uddannelsesaktiviteter.
• Besvarelse af henvendelser om HR-spørgsmål.
• Journalisering af ansættelseskontrakter mv.

Service- og Facility Manager

Dine kerneopgaver som Service- og Facility Manager vil være at sikre, at departementets faciliteter fremstår pæne og vedligeholdte og fungerer optimalt.

Du skal kunne lide at skabe de bedste rammer for dine kolleger og have et udpræget servicegen og trives med varierede store og små administrative og praktiske samt meningsfyldte opgaver, der gør en forskel for andre mennesker.

Dine opgaver som Service- og Facility Manager vil bl.a. omfatte:

• Overordnet ansvar for at kontorområderne er pæne og præsentable.
• Opfølgning på igangværende reparationer og vedligehold.
• Indkøb af varer, kontorartikler og inventar.
• Kontorindretning.
• Affaldshåndtering.
• Diverse håndværksmæssige opgaver, herunder udskiftning af inventar.
• Forsendelse af pakker.
• Administration af alarmsystem, telefonabonnementer, adgangskort, parkeringstilladelser mv.
• Øvrige ad hoc-opgaver.
  

Om stillingerne
Vi tilbyder en arbejdsplads i et nyoprettet ministerium, hvorfor du vil være med til at skabe rammerne i og for et nyt departement, som er under opbygning og udvikling.

Du kan forvente et afvekslende og udfordrende job. Det er derfor nødvendigt, at du er fleksibel i forhold til arbejdsbyrden og parat til at gøre en ekstra indsats. Samtidig prioriterer vi en god balance mellem arbejds- og privatlivet.

Vi går op i at have et godt arbejdsmiljø, hvor vi hjælper hinanden.

Du må gerne angive i din ansøgning, såfremt du særligt søger én af stillingerne.

Om dig
Du har en administrativ kontoruddannelse og erfaring fra en lignende stilling. Erfaring fra staten er en fordel, men er ikke et krav.
Vi lægger desuden vægt på, at du:

• Kan bevare overblikket og det gode humør, når tempoet er højt, også når der er et stort arbejdspres.
• Har sans for detaljen og er meget kvalitetsorienteret.
• Tager ejerskab for dine opgaver og sørger for at følge dem helt til dørs.
• Er god til at planlægge og koordinere, herunder holde styr på frister.
• Er serviceminded og imødekommende.
• Kan formulere dig klart og præcist i skrift og tale.

Løn- og ansættelsesvilkår
Du vil blive ansat i henhold til organisationsaftale for HK, OAO-fællesoverenskomst og cirkulære om forkontortillæg til kontorfunktionærer. Lønindplacering afhænger af uddannelse og kompetencer.

Stillingerne stiller krav om fleksibilitet og til dels skiftende arbejdstider.

Stillingerne er på fuld tid og ønskes besat hurtigst muligt.
Ansættelsesområdet er Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab med tilhørende institutioner.

Arbejdsstedet er Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab, departementet, Slotsholmsgade 12, 1218 København K.

Det er en forudsætning for ansættelsen, at du kan sikkerhedsgodkendes til klassifikationsgraden HEMMELIGT og opretholde en sådan sikkerhedsgodkendelse i hele ansættelsesperioden.

Vil du vide mere
Har du lyst til at vide mere om stillingerne, herunder løn- og ansættelsesvilkår, er du velkommen til at kontakte fg. kontorchef Jonas Sørensen, telefonnr. 21 75 16 02, vedrørende stillingerne som HR- og regnskabsmedarbejder og fg. kontorchef Kathrine Mariager Andersen, telefonnr. 91 33 71 07, vedrørende stillingerne som afdelings- og ministersekretær samt service- og facility manager.

Sådan søger du
Send din ansøgning med CV og uddannelsesbevis senest den 30. december 2024. Du søger stillingen ved at klikke på ”Søg stillingen” i opslaget og udfylde ansøgningsformularen.

Vi holder samtaler løbende.

Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab opfordrer alle interesserede uanset race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, kønsidentitet, kønsudtryk eller kønskarakteristika, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse til at søge.