Afdelingsledelsessekretær til Urinvejskirurgi, Aarhus Universitetshospital

Vi er en stor, aktiv og innovativ afdeling, som søger en afdelingsledelsessekretær, da vores nuværende medarbejder med udgangen af 2024 går på pension.

Vi forestiller os, at du kan starte den 1. december 2024.

Om dig:

Vi søger dig, som har en relevant uddannelse (måske på kandidatniveau eller anden overbygning). Vi ønsker en skarp generalist med kompetencer inden for planlægning, administration og proces. 

Erfaring er ikke et ultimativt krav. Det er derimod afgørende, at du har et personligt drive, er nysgerrig og har en grundlæggende faglig robusthed samt, at du motiveres af at supportere afdelingen med din ekspertise.

Urinvejskirurgi er en kirurgisk afdeling, som vedvarende arbejder for at give de urologiske patienter den bedste behandling, service og pleje.

Om jobbet:

Din overordnede opgave vil være at hjælpe afdelingsledelsen med at sikre sammenhæng i hverdagen. Du trives derfor med store og små opgaver, herunder almindelig sekretariatsbetjening som kalenderstyring, fakturahåndtering, udarbejdelse af dagsordner og referater samt koordinering og forberedelse af materiale og præsentationer. Løse diverse praktiske opgaver for afdelingsledelsen bl.a. klargøre videomøder, mødeforplejning, organisere mødemateriale mv.

Du forventes at trives med udarbejdelse af data og rapporter, udarbejdelse og opsætning af afdelingens nyhedsbrev samt koordinering af diverse projekter og holde overblik over afventende og igangværende opgaver til møder.

De konkrete opgaver vil blandt andet være:

• Sekretariatsfunktion for afdelingsledelsen eks. at journalisere post og følge op på henvendelser, invitationer mv.
• Korrespondance med både eksterne såvel som interne samarbejdspartnere
• Administrative, service- og koordinerende opgaver i forbindelse med afvikling af diverse møder herunder bookinger, mødeforplejning, dagsorden og referater.
• Understøtte afdelingsledelsen med strategisk sparring og opgaveløsning 
• Personaleadministrative opgaver i relation til hele ansættelsesforløbet
• Samle og koordinere diverse data og præsentation til afdelingsledelsen

 Om afdelingen:

Vi er en afdeling med ca. 200 medarbejdere primært læger, sygeplejersker og sekretærer. 

Afdelingsledelsen udgøres af en cheflæge og en chefsygeplejerske samt en lærestolsprofessor. 

Vores ledergruppe udgøres af ledende overlæger, overlæger med særligt ansvar, oversygeplejersker, sundhedsadministrativ leder og en uddannelsesansvarlig ledende overlæge. 

Du skal kunne matche følgende profil:

• Administrativ uddannelse og gerne erfaring fra sundhedsvæsnet
• Gerne erfaring fra lignende stilling
• Talent for at arbejde selvstændigt med flere opgaver i spil på samme tid
• Erfaring med projektstyring, tovholderfunktion og koordinering af opgaver
• Stærke kommunikative evner i skrift og tale
• Du har et grundigt kendskab til Office-pakken og er bekendt med WEB-opgaver
• Kendskab til Region Midt's it-systemer inden for administration og økonomi eller har flair og forståelse for forskellige IT-systemer
• Gode samarbejdsevner, imødekommende og serviceminded

Vi har brug for, at du hurtigt kan sætte dig ind i nye problemstillinger, ligesom vi forventer, at du selv er opsøgende i opgaveløsningerne. Der vil være mange bolde i luften, som kræver skarp prioritering og stor selvstændighed.

Du arbejder selvstændigt, har gode formidlingsevner såvel mundtligt som skriftligt samt er serviceminded. Du følger sagerne helt til dørs, og har blik for både detaljen og de overordnede linjer.  Som person har du evnen til at samarbejde og skabe relationer på tværs af forskellige niveauer og funktioner i en politisk styret organisation.

Løn og ansættelsesvilkår:

Ugentlig arbejdstid forventes at være på 37 timer ugentlig efter aftale. Din arbejdstid vil som udgangspunkt være hverdage mellem kl. 07.30 – 16.00.

Du skal være indstillet på, indimellem og efter aftale, at være tilstede efter kl. 16.00. 

Vi ser det som naturligt, at vi er gensidigt fleksible med at matche 37 timers arbejdsuge med opgaver.

Løn og ansættelsesvilkår efter overenskomst med relevant faglig organisation.

Praktiske oplysninger:

Har du lyst til at høre nærmere om stillingen, er du velkommen til at kontakte chefsygeplejerske Helene Weng tlf. 6138 1977 eller cheflæge Anette Ryslev tlf. 4017 8902

Stillingen er som udgangspunkt en fuldtidsstilling.

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret.