Afdelingsledelsessekretær søges til Ortopædkirurgi, Operation og Intensiv Regionshospitalet Randers.

Er struktur, koordinering og planlægning din stærke side?

Vi søger en kompetent og motiveret sekretær til at støtte og skabe sammenhæng i hverdagen for vores ledelsesteam. Som afdelingsledelsessekretær vil du være ansvarlig for en bred vifte af administrative opgaver og spille en central rolle i koordinationen af daglige aktiviteter.

Hvem er vi 

Ortopædkirurgi, Operation og Intensiv er en stor og unik afdeling, der rummer både anæstesi, opvågning, intensiv, dagkirurgi, ortopædkirurgi og Enhed for Lindrende Behandling. Vi har aktier i hver en krog af hospitalet, hvilket betyder, at vi er gode til at hjælpe hinanden på tværs, og det ligger i vores DNA, at vi altid finder løsninger, og går langt for at hjælpe patienterne.

Vores afdeling er kendetegnet ved en høj faglighed med stor respekt for hinanden, hvor der er en god kemi, en åben og ærlig kommunikation og generelt god stemning og godt humør. Afdelingsledelsen består af to cheflæger og en chefsygeplejerske, som i tæt samarbejde med teamet af funktionsledere skal sikre en effektiv og smidig drift af vores organisation. Vi søger en dygtig afdelingsledelsessekretær til at støtte os i denne indsats. 

Om jobbet

Din overordnede opgave vil være at hjælpe afdelingsledelsen med at sikre sammenhæng i hverdagen. Du trives derfor med store og små opgaver, herunder almindelig sekretariatsbetjening som kalenderstyring, fakturahåndtering, udarbejdelse af dagsordener og referater samt koordinering og forberedelse af materiale og præsentationer. Derudover kan det være at løse diverse praktiske opgaver for afdelingsledelsen bl.a. klargøring af videomøder, mødeforplejning, organisering af mødemateriale mv.

Du forventes at trives med udarbejdelse af data og rapporter, opsætning og redigering af afdelingens nyhedsbrev samt koordinering af diverse projekter og samtidig kunne holde overblik over afventende og igangværende opgaver til møder.

De konkrete opgaver vil blandt andet være:

• Sekretariatsfunktion for afdelingsledelsen eks. at journalisere post og følge op på henvendelser, invitationer mv. 
• Korrespondance med eksterne såvel som interne samarbejdspartnere
• Administrative, service- og koordinerende opgaver i forbindelse med afvikling af diverse møder herunder bookinger, mødeforplejning, dagsorden og referater
• Understøtte afdelingsledelsen med strategisk sparring og opgaveløsning
• Personaleadministrative opgaver i relation til hele ansættelsesforløbet samt indberetning af løn 
• Samle og koordinere diverse data og præsentation af disse for afdelingsledelsen

Om dig 

Vi søger en kollega med relevant uddannelse, som er kendetegnet ved at være en skarp generalist med kompetencer inden for kommunikation, planlægning, administration og proces. 

Erfaring med denne type opgave er ikke et ultimativt krav. Det er derimod afgørende, at du har et stort personligt drive, er nysgerrig og har en grundlæggende faglig robusthed samt, at du motiveres af at supportere afdelingsledelsen med din ekspertise.

Vi har brug for, at du hurtigt kan sætte dig ind i nye problemstillinger, ligesom vi forventer, at du selv er opsøgende i opgaveløsningerne. Der vil være mange bolde i luften, som kræver skarp prioritering og stor selvstændighed. 

Du arbejder selvstændigt, har gode formidlingsevner såvel mundtligt som skriftligt samt er serviceminded. Du følger sagerne helt til dørs, og har blik for både detaljen og de overordnede linjer.  Som person har du evnen til at samarbejde og skabe relationer på tværs af forskellige niveauer og funktioner i en politisk styret organisation. 

Løn og ansættelsesvilkår

Stillingen er som udgangspunkt en fuldtidsstilling og ønskes besat pr. 1. december 2024 eller efter nærmere aftale. 

Du skal være indstillet på, indimellem og efter aftale, at være tilstede efter kl. 16.00.

Løn og ansættelsesvilkår efter overenskomst med relevant faglig organisation.

Praktiske oplysninger

Ansøgningsfrist: Mandag d. 21/10 kl. 12.00

Samtaler: Mandag d. 28/10 fra kl. 8.30. 

Har du lyst til at høre nærmere om stillingen, er du meget velkommen til at kontakte chefsygeplejerske Lene Dam Olesen på 23291152, cheflæge Michael Tjørnild på 2074 3410 eller cheflæge Nette Møller-Nielsen på 2116 2275. Vi ser frem til at læse din ansøgning. 

Stillingen er som udgangspunkt en fuldtidsstilling.

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret.