Bliv en central og serviceminded rolle i en ambitiøs organisation som administrative medarbejdere til Sekretariatet i Det Nære Sundhedsvæsen

• Vil du arbejde i en udviklingsorienteret og ambitiøs organisation, hvor målet er at bringe sundhedsydelserne tættere på borgerne?
• Har du talent for at skabe stærke relationer og sikre gnidningsfrit samarbejde på tværs af organisationen?
• Er du i stand til at opretholde høj produktivitet og handle hurtigt under pres, selv når der opstår uforudsete udfordringer?

Så glæder vi os til at høre fra dig.

Velkommen til dit team

Det Nære Sundhedsvæsen (DNS) er i politisk fokus, og sundhedsreformen betyder, at vi står overfor en spændende fremtid.

Funktionsområdet Sekretariat og Digitalisering består af ca. 50 medarbejdere og ledes af to chefer. Området varetager administrative opgaver indenfor Service og administration, Ledelsesbetjening og –udvikling, HR, Lægevagtssekretariat, Vagtplanlægning, Logistik og bygninger, Digital understøttelse og Digital kommunikation.

Vi søger kollegaer til Service og administration, Lægevagtssekreteriatet samt HR. Personalereferencen er til sekretariatschefen.

Sekretariat og Digitalisering er knudepunktet i DNS og sætter en ære i at servicere ledelsen og medarbejderne på tværs – uanset om det er på det kliniske eller administrative område eller om behovet er i Sorø, Næstved eller en af vores andre lokationer.

Vi har et stærkt kollegialt fællesskab, spiller hinanden gode og løfter i flok.
Din kommende kollega Charlotte Fonzerra fortæller: ”Vi har en stærk samarbejdskultur med åben kommunikation. Vi arbejder mod klare mål, med en entusiasme som støttes af vores leder. Anerkendelse af succeser og fokus på trivsel er med til at skabe en positiv og motiverende arbejdsplads, som jeg trives godt i.”

Der venter dig mange spændende opgaver

Vi har en meget bred og utrolig spændende opgaveportefølje, og du vil være en vigtig medarbejder i den daglige drift. Du skal kunne trives med temposkift og mange delegerende krav, der alle skal imødekommes til rette tid og kvalitet. Du motiveres af løbende ad hoc-opgaver og evner at træde til, når der opstår behov for det.

Eksempler på nogle af de opgaver, du kan møde i Service og administration:

• Mundtlig såvel som skriftlig betjening af borgere (telefonbetjening)
• Journalisering af indgående og udgående henvendelser
• Udførelse af bestillinger – noget er ligetil, andet har mere analytisk karakter
• Support på it-udstyr hos dine kolleger (opsætning, fejlsøgning mv.)
• Praktiske opgaver relateret til ansættelser og fratrædelser (opsætning af arbejdsplads, bestille adgange mv.)
• Udarbejde vejledninger og opdatere eksisterende
• Betjene andre områder med drift og udvikling i f.eks. lægevagtssekretariatet og praksisområdet

Eksempler på nogle af de opgaver, du kan møde i HR:

• Registrere og behandle ansættelser og fratrædelser af medarbejdere
• Bistå ledelsen med vejledning vedr. rekruttering og fratrædelse og generelt hjælpe med spørgsmål indenfor aftaler, overenskomster og HR generelt
• Assistere ved onboardingsprocessen fx med udarbejdelse af introduktionsprogrammer i tæt samarbejde med mentor og leder
• Besvare henvendelser fra medarbejdere vedrørende løn og ansættelsesforhold
• Varetage kursusadministration i kursussystemer Plan2Learn samt håndtere praktiske forhold ved online og fysiske kurser
• Trække data, udarbejde statistik samt analysere og præsentere indstillinger for ledelsen

HR-teamet er bindeleddet mellem ledelsen og Koncern HR, og vi arbejder tæt sammen om opgaverne.

Eksempler på nogle af de opgaver, du kan møde i Lægevagtssekretariatet:

• Håndtere opkald og mail i fællespostkasse fra læger og sygeplejersker i Lægevagten
• Deltagelse i opstartsmøder for nyt personale i Lægevagten.
• Tovholder på KPI’er på tavlemøder
• Bestilling af udstyr og kontorartikler til lægevagtskonsultationer
• Fejlmelding af it-udstyr og inventar
• Udarbejdelse af vejledninger og instrukser

Der er vagtarbejde forbundet med stillingen i Lægevagtssekretariatet, hvilket betyder, at du 2-4 gange om måneden kan forvente at skulle arbejde efter normal arbejdstid i hverdage hjemmefra og i weekender fra Næstved Sygehus. I vagtarbejdet skal du som vagtsekretær sørge for at Lægelig Driftsleder er klædt på til dagens vagt i forhold til orientering om vagtbemanding, it-driftsforstyrrelser, håndtering af sygemeldinger, indkaldelse af ekstra personale, fjernåbne- og lukke medicinskabe samt understøtte Driftsleder i den generelle afvikling af vagten.

Du bliver tilknyttet en mentor, som igennem din onboarding vil kunne støtte dig og sætte dig ind i vores kultur sammen med dine nærmeste kolleger.

Du vil også have tæt samarbejde med den faglige koordinator, som du altid kan sparre med i forhold til dine opgaver.

Vores forventninger til dig

• Du har en kontoruddannelse inden for offentlig administration eller en anden relevant uddannelse
• I lægevagtsregi kan det være en fordel med klinisk erfaring enten fra fx en administrativ stilling på et sygehus, eller hvis du har en sundhedsfaglig baggrund.
• Det er en fordel (men ikke et krav), hvis du har relevant erhvervserfaring fra en lignende stilling
• Du er stærk og kompetent i skriftlig og mundtlig kommunikation
• Du har gode IT-færdigheder, evner at tilegne dig ny IT-viden og kan dele denne med dine kolleger
• Du er fortrolig med excel
• Du er omstillingsparat, imødekommende for feedback og trives med højt tempo og varierende opgaver
• Du er struktureret, systematisk, engageret og har evnen til at holde fokus på kerneopgaven samt kunne lede dig selv og prioritere opgaveløsning
• Du er imødekommende og kan yde en grundig og effektiv service
• Du kendes for at være serviceminded og have en fleksibel opgaveløsning med gode samarbejdsevner. Således drives du af at hjælpe kollegaer på tværs og løse opgaver i fællesskab ved ex at påtage dig andre opgaver i spidsbelastninger
• Du kan analysere problemstillinger, identificere løsningsforslag og sikre implementering af disse i tæt samarbejde med kollegaer

Det er en fordel, men ikke et krav, hvis du er vant til arbejde i et ESDH-system og et rekrutteringssystem. I DNS benytter vi ESDH-systemet Get Organized og rekrutteringssystemet HR-ON.

Løn og ansættelsesforhold
Stillingerne er på 37 timer om ugen inkl. frokost og flextidsordning og ønskes besat pr. 1. juni 2025.

Arbejdstiden er primært mellem 8.00-16.00, men da du bliver en del af en 24/7-driftsorganisation, må du forvente, at der kan være behov for din assistance i ydertidspunkter efter behov.

I Lægevagtsregi kan der i forbindelse med vagtarbejdet være perioder, hvor din reelle arbejdstid er mere end 37 timer ugentligt.

Ansættelsen finder sted i Det Nære Sundhedsvæsen, og det primære arbejdssted er Regionshuset, Alleen 15, 4180 Sorø. Vi servicerer også fra Sekretariatet fra vores eHospitalet i Næstved, Ringstedgade 37, 4700 Næstved, hvor du kan forvente at arbejde efter behov. Derudover kan der forekomme aktivitet på andre matrikler.

Der er gode parkeringsforhold, kantineordning, frugtordning og regelmæssig togdrift til København og Fyn. Derudover har vi også en personaleforening, hvor der bl.a. er tilknyttet en motionsklub.

Løn- og ansættelsesforhold i henhold til gældende overenskomst.

Vil du gøre karriere hos os

Send os din ansøgning og relevante beviser senest den 8. april 2025

Når du uploader, skal du angive, om du søger til Service og administration, HR eller Lægevagtssekretariatet.

Vi forventer, at første samtalerunde (virtuel screening) afvikles d. 10. april 2025.
Anden samtalerunde forventes afviklet den 23. april 2025 i Næstved.

Kontakt os gerne

Har du lyst til at høre mere om stillingerne, så kontakt gerne de faglige koordinatorer:

• Britta Nielsen på [email protected] (i forhold til Service og administration)
• Charlotte Frid Perri på [email protected] (i forhold til HR)
• Emily Tolonen på [email protected] (i forhold til Lægevagtssekretariatet)

Om Det Nære Sundhedsvæsen
Det Nære Sundhedsvæsen har ansvaret for en stor del af regionens sundhedsbehandling uden for sygehusene og driver en række kliniske funktioner: Lægevagt, nærklinikker, sæsonvaccination, special- og regionstandplejen og eHospitalet. Virksomheden har myndighedsansvar for hele praksissektoren, der består af 1200 private aktører, som samlet set leverer knap 15 mio. ydelser årligt.
Vi har som ambition at skabe større sammenhæng for borgerne i et sundhedsvæsen, hvor ydelserne rykker tættere på borgerne og i stigende grad ud i eget hjem. Dette sker i et tæt samarbejde på tværs af faggrænser og sektorer.
Vi ser os selv som ambitiøse og modige, og vi har viljen til at blive endnu bedre – hver dag. Derfor går vi målrettet efter fagligt kompetente og udviklingsorienterede medarbejdere, som i et fællesskab bidrager til nytænkning og forbedringer til gavn for borgerne.

Det Nære Sundhedsvæsen har aktiviteter på flere matrikler, blandt andet i Regionshuset i Sorø, og Næstved.

Mere viden om Det Nære Sundhedsvæsen
Af supplerende relevant information, opfordres du til at orientere dig i dette materiale, som danner baggrunden for DNS’ vision:

• Strategien 2022 – 2025 Region Sjælland – For borgerne
• Sundhedsaftalen 2024-2027
• Budgetaftalen 2025

Derudover kan du også se mere her:

• Det Nære Sundhedsvæsens hjemmeside
• Organisationsdiagram
• Strukturkommissionens sammenfatning

Om Region Sjælland
Vi er regionens største arbejdsplads med mere end 21.000 medarbejdere og et budget på 23 mia. kroner. Vi løser opgaver inden for sundhed, psykiatri og regional udvikling og driver en række sociale institutioner. Klik ind på www.regionsjaelland.dk og læs mere om regionens opgaver, struktur og geografi. Du finder os også på Facebook, Twitter og LinkedIn.