Bygningsstyrelsen søger en administrativ koordinator til at være bindeleddet i vores Center for Udlejning og Asset Management

Vi søger en kollega med en veludviklet ordenssans, gode samarbejdsevner og som trives med mange forskelligartede, tværgående opgaver til at gøre arbejdsdagen nemmere for både ledere og kollegaer. Er det mon dig?


I vores Center for Udlejning og Asset Management går vores gode kollega og koordinator snart på en velfortjent pension. Derfor kan vi nu tilbyde dig en spændende stilling! Her vil du få rig mulighed for at gøre en forskel med opgaver der spænder fra styring af to kontorchefers travle kalendere til at bistå kollegaer som superbruger i vores forskellige fagsystemer.

Du vil få en rolle helt tæt på centrets ledelse samtidig med, at du selvstændigt varetager koordinering og optimerer opgaver i forskellige samarbejder på kryds og tværs af styrelsen.



Teamet: dygtige kollegaer og et ambitiøst center
I vores center er vi organiseret i mindre teams, som blandt andet arbejder med den strategiske kundedialog, porteføljestyring, forhandling af private lejemål, køb af ejendomme samt ejendomsadministration.

Som koordinator vil du indgå i Team Center- og Projektstyring, der er bindeled mellem centrets fagteams, og som består af seks engagerede medarbejdere. I teamet vægter vi at støtte og sparre med hinanden i det daglige.

Vores center bærer i høj grad præg af, at vi er ambitiøse, har en høj arbejdsmoral, en flad struktur og en uhøjtidelig omgangstone og vigtigst af alt – plads til dig!

Bygningsstyrelsen har ansvar for en af landets største ejendomsporteføljer og udlejer arbejdspladser til ministerier, styrelser, politi, domstole og universiteter. Hos os vil du derfor samtidig få et styrket kendskab til hele centraladministrationen og et løbende indblik i statens aktiviteter på tværs af hele landet.



Arbejdsdagen: faglige udfordringer og alsidige opgaver
Vi tilbyder dig en udfordrende, sjov og varieret arbejdsdag, hvor opgaverne spænder bredt over både dine egne faste driftsopgaver og vekslende administrative koordinerings- og udviklingsopgaver.

Dine vigtigste opgaver bliver at understøtte centerledelsens to kontorchefer med ledelsesbetjening og dertil tværgående administrative opgaver, der er med til at understøtte centrets daglige opgaveløsning.


Opgaveporteføljen er alsidig og dynamisk og byder bl.a. på:

• Koordinering og kalenderstyring for kontorchefer, herunder bistå med booking af hotel mv.
• Arrangere ledelsesmøder, fællesmøder og centerseminar med ansvar for at bestille lokaler, transport og forplejning mv.
• Bistå med rekrutteringer, herunder lokale- og kalenderbooking samt modtage og oprette nye medarbejdere i diverse systemer.
• Være superbruger i vores fagsystemer og kunne vejlede kollegaer om fx fakturahåndtering og journalisering.
• Drive processer, varetage funktionspostkasser og udvikle "gør-det-selv"-vejledninger til kollegaer.
• Sikre løbende opdatering af centrale oversigter, arbejdsgange og information på vores intranet.

Din faglighed: veludviklede samarbejdsevner og gåpåmod
Vi forestiller os, at du har en administrativ uddannelse kombineret med konkret erhvervserfaring, der har givet dig en forståelse for, hvordan man navigerer i en stor politisk organisation, og dertil at du trives i at være opsøgende, finde løsninger og få ting til at ske. Du er vedholden i din tilgang til at følge opgaver til dørs – også selvom der er bump på vejen.


For at lykkes og trives i stillingen forventer vi, at du har:

• en veludviklet ordenssans og selvstændig tilgang til din opgaveløsning, da stillingen kræver at du kan strukturere mange forskelligartede og samtidige opgaver
• solide samarbejdsevner og er udadvendt som person, da du ofte vil være centerets "go-to" person og have mange snitflader på kryds af tværs af organisationen
• kompetencerne til at arbejde med oversigter og tabeller og til at begå dig i forskellige fagsystemer, således at du kan agere superbruger og sparringspartner for andre
• evner og lysten til at skabe overblik for andre, hvor du er på forkant med kommende deadlines og møder
• gode formidlingsevner og mod på at udvikle guides og vejledninger – og at du handler, hvis du ser noget kan gøres smartere eller bedre

I stillingen er der vigtige driftsopgaver, der skal løses og prioriteres. Når det er sagt, er der også plads til at forme nye opgaver ved at se forbedringspotentialer og gøre noget ved det. Vi lægger derfor også vægt på, at du er initiativrig og har mod på selv at komme med løsningsforslag.

Det vil være et plus, hvis du er nysgerrig på ejendomsområdet eller har erfaring fra staten, men vi sørger selvfølgelig for den nødvendige oplæring i teamet, bl.a. med mentorordning, så du bliver klædt godt på til at løse opgaverne.



Ansættelsesvilkår
Løn - og ansættelsesvilkår sker i henhold til organisationsaftalen mellem staten og HK. Bygningsstyrelsen er en styrelse under Transportministeriet og dit ansættelsesområde vil derfor være ministeriet med til enhver tid tilhørende styrelser. Dit ansættelsessted er Carsten Niebuhrs Gade 43, 1577 København.

I Bygningsstyrelsen har vi en aktivitetsbaseret indretning. Det betyder, at vores kontormiljø er indrettet i forskellige zoner, der hver på sin vis understøtter de forskellige arbejdsopgaver, du løser i løbet af din arbejdsdag. På samme måde ser vi hjemmet som endnu en mulig arbejdszone, som kan benyttes til de opgaver, der bedst løses her. Du kan læse mere og se det i praksis HER.




Ansøgning og kontakt
Passer profilen på dig? Så hører vi meget gerne fra dig! For at lære dig bedre at kende ser vi gerne, at du i den motiverede ansøgning sætter nogle ord på nedenstående tre spørgsmål:

• Hvad motiverer dig særligt for at søge stillingen hos os?
• Hvordan ser du dine erfaringer være relevante ift. arbejdsopgaverne?
• Hvad forventer du vil være den mest udfordrende del for dig i stillingen?

Du søger stillingen ved at klikke på linket til højre, hvor du kan uploade dit CV, eksamensbeviser og din ansøgning med besvarelserne på de tre ovenstående spørgsmål. Vi skal have modtaget din ansøgning senest mandag den 31. marts kl. 12:00. Vi forventer at afholde samtaler i uge 14 og 15 og at kunne byde dig indenfor og velkommen pr. 1. juni 2025.

Vil du vide mere om stillingen? Så er du mere end velkommen til at kontakte centerchef Thea Marie Dam på tlf. 41 70 14 28 eller evt. koordinator Bente Schneider på tlf. 41 70 13 33