Chefsekretær med stærke relationelle kompetencer søges til ledelsessekretariatet i Områdekontoret i Kriminalforsorgen Vest (Aarhus)

Kunne du tænke dig at arbejde for en organisation, hvis opgave bl.a. er at drive landets fængsler og arresthuse? Brænder du for ledelsesunderstøttelse af den øverste ledelse og forskelligartet sekretariatsarbejde? Trives du i en hverdag, som er præget af omskiftelighed, og hvor det forventes, at du kan veksle mellem flere opgaver ad gangen? Så er det dig, vi søger, som vores nye kollega i ledelsessekretariatet i Områdekontoret i Kriminalforsorgen Vest.

Om stillingen

En af vores dygtige chefsekretærer har fået mulighed for at flytte internt i kriminalforsorgen og derfor søger vi nu en ny, dygtig chefsekretær med det sorte bælte i ledelsesunderstøttelse, sekretariatsbetjening og mange andre spændende opgaver i en travl hverdag. Du bliver en del af vores ledelsessekretariat, som består både af sekretærer og AC-konsulenter, og vi arbejder dagligt tæt sammen om teamets opgaver. Som ansat i ledelsessekretariatet samarbejder og understøtter vi bredt – både ift. vores områdedirektør, viceområdedirektør, vores områdekontor samt institutionscheferne ude i driften.

Dine opgaver

Vi søger specifikt en chefsekretær, som kan servicere vores direktør og viceområdedirektør med kalenderstyring og andre administrative opgaver. Derudover kan stillingens indhold afhænge af dine kompetencer og interesser.

 Konkret kan nogle af dine opgaver omfatte:

• Kalenderstyring og mødeindkaldelser for den øverste ledelse på Områdekontoret
• Koordinere og udsende dagsordener og mødemateriale til møder i den øverste ledelse
• Rejsebestillinger- og afregninger for øverste ledelse
• Visitering og håndtering af henvendelser til Kriminalforsorgen Vest (både via mail og telefon)
• Koordinering og planlægning af besøg i Kriminalforsorgen Vest
• Den administrative planlægning af seminarer og større møder
• Deltagelse i arbejdsgrupper
• Bestilling og håndtering af mødeforplejning
• Andre administrative opgaver på Områdekontoret

Vi løser mange forskelligartede opgaver i vores ledelsessekretariat, og det er derfor vigtigt, at du trives med dagligt at have mange forskelligartede bolde i luften.

Hvem er du?

Som chefsekretær i ledelsessekretariatet er det afgørende, at du er serviceminded og imødekommende, da du har en bred snitflade op og ud i organisationen. Kendetegnende for dig er, at du har gå-på-mod, at du er løsningsorienteret og at du kan sikre kvalitet ind i opgaveløsningen. Du har et godt overblik, tænker tværgående og har lyst til at løse mange forskelligartede opgaver i samarbejde med mange interessenter.

Dine kvalifikationer

Vi forventer, at du har flere af følgende kvalifikationer:

• Du er en ørn til at koordinere og strukturere - særligt ift. kalenderstyring
• Du har stærke relationelle kompetencer og situationsfornemmelse
• Et godt overblik og en struktureret tilgang til dit arbejde
• Gode IT færdigheder
• Du følger dine opgaver til dørs og arbejder selvstændigt
• Et højt serviceniveau, gerne ekstrovert og udpræget omstillingsparathed
• God til at kommunikere på skrift og i tale
• Gerne erfaring med ledelsesunderstøttelse i en større offentlig organisation
• Gerne erfaring med understøttelse på direktørniveau

Løn- og ansættelsesforhold

Ansættelse sker i henhold til fællesoverenskomsten mellem finansministeriet og OAO Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK). Alternativt efter relevant gældende overenskomst. Aflønning sker efter principperne i Ny Løn.

Dit arbejdssted bliver Områdekontoret i Aarhus, Mosevej 5b, 8240 Risskov. Stillingen er med en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på 37 timer og er til besættelse snarest muligt og senest d. 1. maj 2025.

Sikkerhedsgodkendelse er en forudsætning for ansættelsen, ligesom du skal kunne opretholde sikkerhedsgodkendelsen gennem din ansættelse.

Ansøgning

Du søger stillingen via linket "Søg stillingen”.

Din ansøgning med CV, eksamensbevis og andet relevant materiale skal være modtaget senest d. 17. marts 2025.

Vi forventer at afholde 1. samtaler den 19. marts 2025.

Hvis du indkaldes til samtale, bedes du til samtalen medbringe identifikation f.eks. pas eller kørekort.

Yderligere oplysninger

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte fg. sekretariatsleder Camilla Munck Mogensen på tlf.: 72 55 75 80

Alle interesserede uanset alder, køn, race, religion eller etnisk tilhørsforhold opfordres til at søge.

Om kriminalforsorgen

Kriminalforsorgen begrænser kriminalitet og skaber tryghed i samfundet. Det har vi tilfælles med politiet, anklagemyndigheden og domstolene, som er de andre myndigheder i straffesagskæden. Vi sikrer, at domstolenes domme bliver fuldbyrdet. Det er både frihedsstraffe, som afsones i fængsler og arrester eller med fodlænke, og tilsyn i forbindelse med betingede domme, herunder samfundstjeneste. Vi fører også tilsyn med prøveløsladte. Straf bliver gennemført med den nødvendige kontrol og sikkerhed, men også med støtte og motivation, så de dømte ikke falder tilbage til kriminalitet. Kriminalforsorgen består af et direktorat og to områder og beskæftiger ca. 4300 medarbejdere. Lidt over halvdelen er fængselsbetjente.

Du kan læse mere om Kriminalforsorgens arbejde her: Kriminalforsorgen - Vi driver landets fængsler