Deltidssekretær til Rektoratsstaben på Københavns Universitet

Vi søger en engageret og struktureret deltidssekretær til Rektoratets stab. Stillingen er på 30 timer om ugen. Stillingen ønskes besat snarest muligt.

Du bliver en del af et team på syv medarbejdere, der vægter trivsel og godt kollegaskab højt. Vi lægger vægt på tillid og samarbejde med fokus på hjælpsomhed og imødekommenhed.

Om os:

Københavns Universitet (KU) er Danmarks største universitet med en omsætning på ca. 11 mia. kr., 10.000 ansatte og 40.000 studerende. Universitetet er blandt Europas førende med internationalt samarbejde over hele verden.

Stillingen er placeret i rektoratets forkontor, der er en del af Rektoratets stab. Forkontoret leverer dagligt administrativ støtte til rektoratet, der er KU’s øverste daglige ledelse. Vi er bindeled internt i Rektoratets stab og til resten af universitetets faglige enheder og fakulteter.

Arbejdsopgaver:

Opgaverne indbefatter bl.a.:

• Håndtering af funktionspostkasser: Du vil være hovedansvarlig for at modtage, sortere og prioritere al indgående post og e-mails i Københavns Universitets hovedpostkasse. Dette inkluderer at sikre, at vigtige meddelelser og dokumenter når de rette personer i tide samt at besvare eller videresende henvendelser efter behov.
• Journalisering og sagsoprettelse: Du vil stå for at oprette og vedligeholde sager i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem Workzone. Dette indebærer at sikre, at alle relevante dokumenter og korrespondancer bliver korrekt journaliseret og arkiveret.
• Koordinering af arrangementer og møder: Du vil være medansvarlig for at planlægge og koordinere interne og eksterne møder og arrangementer.
• Diverse administrative ad hoc-opgaver: Du vil udføre en række administrative opgaver efter behov, såsom kalenderstyring, håndtering af rejsebestillinger m.v.

Kvalifikationer:

• Erfaring med administrativt arbejde, gerne fra en lignende stilling
• Stærke IT-kompetencer, herunder kendskab til Office-pakken og WorkZone
• Evne til at håndtere fortroligt materiale med diskretion
• Gode kommunikations- og samarbejdsevner
• Evne til at arbejde selvstændigt og tage initiativ
• Fleksibilitet og evne til at håndtere flere opgaver samtidigt.

Vi tilbyder:

• Et dynamisk og inspirerende arbejdsmiljø
• En arbejdsplads med fokus på trivsel og samarbejde
• Mulighed for faglig og personlig udvikling

Ansøgning:

Stillingen er til besættelse snarrest muligt. Ansættelse er med en ugentlig arbejdstid på gennemsnitligt 30 timer.

Ansættelsen sker i henhold til gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK Stat), med indplacering i løngruppe 3 sats 1 eller 2 afhængig af erfaring og kompetencer. Der vil være mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer.

Spørgsmål til stillingen kan rettes til chef for Jura og Forkontor Lise Wied Kirkegaard på tlf. 9356 5192, e-mail [email protected], eller teamleder for Forkontor Hjalte Dalsgaard Myrup på tlf. 2118 1214, e-mail [email protected].

Ansøgning skal sendes elektronisk bilagt CV mm., via www.jobportal.ku.dk (klik på SØG STILLINGEN nederst i opslaget), senest den 2. marts 2025. Ansættelsessamtaler forventes at finde sted umiddelbart derefter.

Københavns Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering og nye arbejdsgange, som medfører forandringer de kommende år. For yderligere oplysninger kan du evt. kontakte kontaktpersonen i opslaget samt tillidsrepræsentantens [email protected]. Du kan også læse mere her