Direktionssekretær

Vil du med helt ind i maskinrummet på Museum Vest? Og vil du bidrage til at gøre en stor forskel for kulturlivet og turismen i Sydvestjylland? 

Museum Vest søger en dygtig, struktureret og engageret direktionssekretær/PA til at assistere museets direktion med en bred portefølje af administrative opgaver.

Museum Vest er en ny museumsorganisation, som blev dannet ved en fusion af Fiskeri- og Søfartsmuseet og Sydvestjyske Museer d. 1. januar 2024. Sammen varetager vi de kultur- og naturhistoriske museale opgaver i Sydvestjylland med et stærkt blik for værdiskabelse for vores gæster og vores omverden i øvrigt. 

Vi søger en skarp direktionssekretær/PA, som vil referere direkte til museets direktør, og som kan assistere museets direktion i sin opgaveløsning med at udvikle Museum Vest i samarbejde med den øvrige organisation og vores omverden. 

Som direktionssekretær/PA vil du spille en central rolle i at sikre, at direktionens arbejdsdag forløber gnidningsfrit, så målsætninger nås og både interne og eksterne opgaver håndteres effektivt og rettidigt.

Dine opgaver vil omfatte:

• Håndtering af korrespondancer og administrative opgaver for museets direktør, herunder styring af kalender, mødeplanlægning, forberedelse og håndtering af div. administrativt materiale samt assistance til museets øvrige direktion med forefaldende opgaver.
• Udarbejdelse af indkaldelser, indsamling af materiale og referatskrivning i forbindelse med møder
• Koordinering af møder for direktionen og materiale i forbindelse hermed
• Kontakt med og servicering af bestyrelsesmedlemmer 
• Tovholderfunktion på tværgående projekter og ad hoc-opgaver i tæt samarbejde med ledere og kolleger
• Udfærdigelse af nyhedsbreve samt ansvar for museets hovedmail

Dine øvrige arbejdsopgaver vil afhænge af dine kompetencer og udvikles løbende efter behov og interesse. 

Vi søger en person, der:

• Har evnen til at tænke på tværs, være på forkant og ønsker at bidrage stærkt til, at direktionen på bedste vis lykkes med sine opgaver i tæt dialog med den øvrige organisation og omverden
• Forstår vigtigheden af fortrolighed, prioritering og rettidighed i udførelsen af opgaver
• Er klar på, at dagligdagen i en stor og ny organisation indebærer mange varierende opgaver, hvoraf nogle kræver en langvarig og vedholdende indsats, mens andet skal gribes her-og-nu
• Er selvstændig og god til at etablere tillidsfulde relationer og samarbejde på tværs 
• Er en habil it-bruger og nysgerrig på nye digitale værktøjer og teknologier 
• Er meget stærk og kompetent i sin skriftlige og mundtlige kommunikation 
• Har erfaring som direktionssekretær/PA eller lignende og trives i en travl hverdag med mange forskellige samarbejdspartnere og kontakter

Der er tale om en fast stilling på fuld tid. 

Løn og ansættelsesvilkår efter kvalifikationer. 

Tiltrædelse snarest muligt.

Dit faste arbejdssted vil være på Fiskeri- og Søfartsmuseet i Esbjerg med lejlighedsvist arbejde ved vores administration på Tangevej i Ribe.

Du bedes sende en motiveret og kortfattet ansøgning inkl. CV i ét samlet pdf-dokument senest 11. oktober 2024. 

Vi holder 1. samtale den 22. oktober og 2. samtale 25. oktober. I forbindelse med indkaldelse til 2. samtale vil der blive indhentet referencer efter aftale. Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til museumsdirektør Merete Jankowski på mail: [email protected]

Museum VEST er den statsanerkendte museumsorganisation for kultur- og naturhistorie i Esbjerg Kommune, og vi driver en række af museumsattraktioner med vores gæster i centrum. Hver år besøger får vi besøg af mere end 250.000 gæster fra ind- og udland - og det vil vi gerne gøre fremragende og endnu bedre end i dag. Vi er ca. 150 ansatte og har otte besøgssteder fra Ribe til Esbjerg.