Divisionssekretær til administrativ supportfunktion i Fredericia

Motiveres du af at arbejde med mennesker og yde service i et engagerende miljø, hvor service er kernen i alt, hvad vi gør? Så er du muligvis vores nye Divisionssekretær! Vi søger lige nu sekretærer til vores kontorer i Fredericia og i Aarhus.

Som Divisionssekretær i Banedanmark får du en central rolle i at sikre effektiv support og service, så jernbaneprojekterne gennemføres smidigt. Du håndterer en bred vifte af administrative opgaver, der understøtter en stor og kompleks organisation, hvor du bliver en vigtig sparringspartner for dine kolleger i Anlægsdivisionen. Med en varieret arbejdsdag og en bred kontaktflade får du mulighed for at arbejde med mange forskellige opgaver, hvor din indsats bidrager til at skabe struktur og gøre hverdagen lettere for hele Anlægsdivisionen.

Dine arbejdsopgaver

Som Divisionssekretær får du din egen opgaveportefølje, men du vil også have ansvar for opgaver, der løses i samarbejde med kolleger på tværs i sektionen.

Den røde tråd i alt, du arbejder med, er service og tværgående samarbejde. Det er nødvendigt, at alle, der henvender sig til os, får den hjælp og vejledning, de har brug for. Det kan f.eks. være at bestille mødeforplejning, booke billetter og hotel til en udenlandsrejse, planlægning af arrangementer i huset eller noget helt andet.

Vi løser både store, små, lette, svære og ikke mindst uforudsigelige opgaver.

Din kommende teamleder Trine Vinkel fortæller:

”Høj service og support er det fundament, vi står på. Sammen med mig kommer du til at arbejde for, at alle ledere og medarbejdere i både Vest og Øst oplever, at de går ud ad døren med en positiv oplevelse og den hjælp, som de har brug for.”

Sammen med dine kolleger forestiller vi os, at dine konkrete opgaver bl.a. vil omfatte:

• FrontDesk-betjening
• Fælles administrative opgaver, såsom indkøb, tidsregistrering samt on- og off-boarding
• Ansvar for lager og udlån af sikkerhedsbeklædning
• Planlægning og koordinering af arrangementer på adressen
• IT-hjælp og support i vores systemer

Din profil

Du har en administrativ baggrund enten med kontoruddannelse i offentlig administration eller anden relevant baggrund med offentligt kendskab.

Derudover har du gode IT-færdigheder, og du er god til at kommunikere præcist i skrift og tale.

For at trives i denne stilling, er det vigtigt at man er beslutsom og løsningsorienteret, og at man trives i en servicefunktion med en bred kontaktflade. Du er nysgerrig på mennesker, ser de opgaver, der ikke bliver løst og forstår vigtigheden af at kende vores interne regler, vejledninger og procedurer.

Vi oplever periodisk travlhed, men vi lægger vægt på at bevare en god stemning, støtte hinanden og give konstruktiv feedback – også når der til tider opstår forandringer. Samtidig prioriterer vi balance mellem arbejde og fritid og sætter tid af til sparring og kollegialt samvær.

Din nye arbejdsplads

Du bliver en del af Divisionssekretariat i Anlæg, hvor der samlet set er knap 35 engagerede og motiverede medarbejdere med både akademiske og administrative profiler. Fælles for alle er, at de har lyst til vidensdeling og at støtte hinanden. Teamet består en sekretær og en teamleder i Vest, samt syv kolleger og en teamleder i Øst med mange forskellige opgaver, som alle har service som fællesnævner.

Divisionssekretariatet i Anlæg har afdelinger i København, Fredericia og nu også i Aarhus. Derfor søger vi både én divisionssekretær til Aarhus og én til Fredericia.

Stillingen som Divisionssekretær i Aarhus er nyoprettet, og dine nærmeste kolleger vil have tjenestested i Fredericia.

Hvis du søger stillingen i Aarhus, vil dit tjenestested være fordelt på to lokationer i Aarhus. Vi forestiller os 2 dage på hver adresse og evt. 1 dag på kontoret i Fredericia.

Hvis du søger stillingen i Fredericia, bliver din nye arbejdsplads bliver på Lumbyesvej 34, Fredericia – tæt på offentlig transport. Der vil dog forekomme rejseaktivitet til både København, Aarhus og Fredericia.

Banedanmark kan desuden tilbyde frokostordning samt Falck Health Care Sundhedsordning.

Løn

Ansættelsen er omfattet af Fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det statslige område og Organisationsaftalen mellem Skatteministeriet og HK/STAT, Danmark samt protokollat for kontorfunktionærer ansat ved Banedanmark.

Som udgangspunkt er stillingen placeret i løngruppe 3, sats 3, Provins.

Den endelige lønindplacering beror på en vurdering af de individuelle kompetencer og kvalifikationer. Udover basislønnen kommer pension og eventuelle lokale tillæg.

Ansøgning og kontakt

Vil du vide mere om jobbet, kontaktes teamleder Trine Vinkel tlf.: 25 18 32 38.

Send din ansøgning snarest muligt, da vi læser ansøgningerne løbende.

Angiv gerne i din ansøgning, om du ønsker tjenestested i Aarhus eller Fredericia.

For at søge stillingen klikker du på linket ”Søg stillingen” og følger instruktionen.

Går du videre fra de indledende samtaler, vil der kunne blive indhentet referencer fra tidligere arbejdsgiver. Du vil blive informeret herom inden