Dygtig generalist til ledelsesbetjening af institutledelsen på Institut for Mennesker og Teknologi

Har du flair for at håndtere alle de daglige opgaver, der er omkring en travl institutledelse og styre processer? Er du samtidig interesseret i at være del af en foranderlig hverdag, hvor du både arbejder tæt sammen med ledelsen og sekretariatet på Institut for Mennesker og Teknologi? Så skal du søge mod Roskilde Universitet.

Institutledelse på Institut for Mennesker og Teknologi består af dekan, prodekan for uddannelse og sekretariatsleder. Vi har meget, vi gerne vil, og mange opgaver, som vi løser i et tæt samarbejde. Samtidig er vi en forholdsvis nyetableret ledergruppe, der har brug for støtte til at sikre overblik, struktur og være på forkant. Det har vi brug for hjælp til fra vores kommende dygtige generalist. Du vil arbejde med en bred vifte af opgaver, både planlagte og uplanlagte. Det vigtigste for os er, at du har en positiv indstilling, kan prioritere og rådgive og kan se en mening i både at få kalenderen til at gå op, holde gode møder og inddrage de rette personer på de rigtige tidspunkter.

Dine opgaver vil blandt andet være:

• Sekretæropgaver i form af kalenderstyring, indkalde til møder, have overblik over henvendelser og forespørgsler og koordinere med ledelsen om svar
• Sekretær for ledergruppe, udvidet ledergruppe og øvrige råd og udvalg, herunder planlægge og indkalde til møder, udarbejde dagsordener og materiale (notater, præsentationer mv), tage referater og følge op på aftaler på møderne. Herunder koordinerer opfølgning med institutledelsen
• Koordinere og formidle information fra ledelsen til den øvrige organisation – f.eks. materiale til nyhedsbrev, mails og indhold på personalemøder
• Planlægge og afvikle små og store arrangementer; eksterne besøg, personaleseminar, sommerfest, mv. Opgaven vil både være at inddrage relevante aktører på instituttet, bidrage til idéer til indhold i program, koordinere med oplægsholdere, lave invitation, tage imod tilmeldinger, koordinere med leverandører mv.
• Planlægge og styre større processer med mange deltagere - eksempelvis strategiprocesser
• Sparre med ledelsen om hvordan vi løser vores opgaver både som forberedelse, men også i et evalueringsperspektiv

Vi håber at vores kommende kollega:

• Har en relevant akademisk uddannelse og gerne erfaring fra en lignende stilling. Er du HK og har relevant erfaring er du også velkommen til at søge
• Arbejder systematisk, struktureret og i transparente processer
• Er god til at prioritere sin tid og kan planlægge egne arbejdsgange
• Har overblik og følger op på løse ender
• Har lyst til at være ledelsens sparringspartner og bidrager konstruktivt til opgaveløsningen
• Kan se en mening i mange typer af opgaver, fordi de aflaster ledelsen
• Kan skabe gode samarbejdsrelationer, er proaktiv og har blik for at inddrage relevante parter
• Er dygtig til at kommunikere på engelsk og dansk – skriftligt og mundtligt
• Er forandringsskabende og med til hele tiden at have et blik for instituttets udvikling – herunder skabe processer der kan gøre komplekse ting simple

På Institut for Mennesker og Teknologi vil du blive en del af institutsekretariatet, hvor vi er 25 medarbejdere. Sekretariatet varetager opgaver relateret til instituttets økonomi, HR, intern service, forskningsstøtte, uddannelsesplanlægning, studiemiljø samt sekretariatsfunktioner for studienævn og instituttets råd og udvalg.

Vi værdsætter trivsel og godt samarbejde og forventer, at du har lyst til at bidrage til et godt arbejdsmiljø for alle og udvikle sekretariatets arbejdsgange og optimere processer. Der er mulighed for hjemmearbejde under hensyntagen til institutledelsens kalendere. Du vil få kontorplads i et velfungerende kontor med fire kollegaer, som også arbejder tæt sammen med ledelsen (HR og økonomi).

Mere information
For yderligere oplysninger om stillingen venligst kontakt sekretariatsleder Rikke Sjølin på mail [email protected].

Vi forventer at holde første ansættelsessamtale den 18. september 2024 og eventuelt 2. samtale den 23. september 2024.

Ansættelsesvilkår
Ansættelse sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og AC, eventuelt HK alt efter uddannelse og erfaring. Der er mulighed for at forhandle tillæg.

Ansættelsen er på fuld tid med reference til sekretariatsleder Rikke Sjølin.

Vi ser gerne, at du kan begynde hurtigst muligt og senest 1. november 2024.

Institut for Mennesker og Teknologi er orienteret mod at udvikle bæredygtige løsninger, benytte eksperimenterende tilgange og understøtte menneskers aktive engagement. Instituttet omfatter human-, samfunds-, sundheds- og it-videnskabelige samt planlægnings-, interventions- og designorienterede fagområder.

Ansøgning
Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/

Ansøgningen skal indeholde:
1. Motiveret ansøgning
2. CV
3. Dokumentation for uddannelse

Ansøgningsfristen er 10. september 2024.
Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.

Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.