Er du struktureret og klar til at yde en ekstra indsats for at få tingene til at fungere i en hverdag med faste deadlines og mange interessenter? Så skal du læse med her. 

Det er vigtigt for de studerende, at administrationen og tilrettelæggelsen omkring deres uddannelse fungerer, så de kan koncentrere sig om undervisningen og deres uddannelse. Vi søger derfor en dygtig og samvittighedsfuld medarbejder, der kan varetage arbejdet med administration af studieforløb i et travlt og velfungerende team. 

Med Professionshøjskolen Absalons strategi følger et uddannelsesløfte til de studerende. Løftet bygger på en ambition om, at de studerende skal kunne mærke deres uddannelse fra første dag. Derfor skal de studerende opleve, at Absalon er én samlet organisation, der sætter de studerende først, og som har en stærk og tydelig uddannelsesprofessionalisme. For at understøtte denne strategi er det i Uddannelsesservice vores fornemste opgave at gøre det let, intuitivt og sikkert for vores studerende at gennemføre en uddannelse hos os. 

Vil du være med til at løfte denne opgave? Som administrativ medarbejder indgår du i vores team, der administrerer studieforløb for Absalons grunduddannelser. Vi arbejder hele tiden på at professionalisere vores administration og arbejdsgange yderligere samt udvikle fælles løsninger. Det gør vi blandt andet ved hjælp af årshjul og servicekataloger. 

Din profil

Vi søger dig, der forstår at arbejde i teams – gerne på tværs af fagligheder. Det er en fordel, hvis du har erfaring fra uddannelsessektoren. Derudover skal du kunne genkende dig selv i følgende: 

Blik for god service. Det er vigtigt for dig at være imødekommende over for dem, du samarbejder med. Du finder energi i samarbejdet og videndeling med andre, og du leverer altid en indsats med fokus på kvalitet og på den tværgående sammenhængskraft. 

Solid erfaring med administration og regelhåndtering. Det er afgørende, at du arbejder systematisk, struktureret og har helt styr på, hvordan man løser en opgave inden for et givent regelsæt. Du har styr på detaljerne, og du evner at få ”noget fra hånden”. Samtidig har du lyst til at være en del af driften, hvor der både er rutineprægede opgaver, samt opgaver hvor du selv har indflydelse på opgaveløsningen. 

Interesse for IT-systemer. Vi anvender digitale løsninger i stort set alle vores opgaver, og derfor er det vigtigt, at du let kan sætte dig ind i forskellige IT-systemer. Du har lyst til at optimere arbejdsgange og processer, når du ser nye muligheder og løsninger i vores sagsbehandling og det øvrige administrative arbejde. 

Derudover ser vi gerne, at du:

• har erfaring med studieadministration 
• har kendskab til og erfaring med de administrative systemer, som vi bruger herunder esas og WISEflow
• er erfaren bruger af Office-pakken (særligt Excel), og forstår dig på LMS samt elektroniske dokument- og sagsbehandlingsværktøjer.

Dine arbejdsopgaver

Jobbet indeholder mange spændende opgaver, som vil udfordre dig fagligt og kræver selvstændig opgaveløsning. Dine primære opgaver er: 

Udarbejdelse af studieplaner. Du er med til at udarbejde studieplaner for de studerende, der sygemelder sig, går på barsel eller af anden grund ikke følger det tilrettelagte studieforløb. Du sørger for, at planerne følger de regler og bekendtgørelser, der er defineret for uddannelsen. I arbejdet har du blandt andet kontakt til uddannelsesledere og koordinatorer. 

Sikre korrekt data og dokumentation i vores systemer. Du er med til at sikre, at alle data på vores studerende er opdaterede og korrekte i vores studieadministrative system, der danner grundlag for prøver, eksamensbeviser og indberetning til ministeriet . Du sørger også for, at vores dokumentation er i orden i vores journaliseringssystem. 

Besvare telefon og mails fra studerende. Du folder dit service-gen ud, når du besvarer mails og telefonopkald fra vores studerende. Her sikrer du, at de får korrekte og fyldestgørende svar på deres spørgsmål, men også at de føler sig godt ”taget i hånden” og vejledt om alternative muligheder, hvis vi ikke kan imødekomme deres umiddelbare ønsker. 

Indgå i arbejdsgrupper og udvikle arbejdsgange og processer. I Uddannelsesservice arbejder vi sammen på tværs, og du vil derfor få mulighed for at indgå i tværgående arbejdsgrupper, der løbende udvikler arbejdsgange, implementerer forskellige forbedringstiltag og koordinerer opgaver på tværs af afdelingens teams. 

Dine kolleger

Du bliver en del af team Uddannelsesforløb 1, som er en del af Uddannelsesservice. Vi understøtter vores studerende, uddannelser og praktiksteder. Når vi alle i Uddannelsesservice er samlet, er vi ca. 80 medarbejdere. 

Du får ansættelsessted i Næstved. I Uddannelsesservice har vi samarbejdsrelationer på tværs af vores lokationer. Det kræver en mobilitet og omstillingsparathed og betyder, at det ikke er hver dag, at alle kolleger møder hinanden. Men når vi gør, så udveksler vi viden, erfaring og nye idéer med hinanden. 

Sådan ansøger du

• Ansættelse sker efter gældende overenskomst på statens område.
• Stillingen er på fuld tid, og vi vil gerne have, at du begynder hurtigst muligt.
• Hvis du har nogle spørgsmål til stillingen, kan du kontakte Teamleder Gitte Saltoft Christiansen på 72 48 29 96.
• Ansøgning og relevante bilag sendes via vores rekrutteringssystem her eller ved at klikke på ”Søg stillingen” til højre på denne side, senest den 2. oktober 2024.
• Vi forventer at holde samtaler den 8. oktober 2024 og evt. anden samtale den 11. oktober 2024.

Vi ønsker, at medarbejderstaben afspejler det omgivende samfund, og vi opfordrer derfor alle interesserede uanset køn, kulturel og etnisk baggrund til at søge stillingen.