Erfaren afdelingsledelsessekretær med stort servicegen søges

Er du en proaktiv holdspiller, der nyder at have det forkromede overblik? Har du lyst til at udfolde dit organisatoriske talent i sekretariatet på en af Danmarks største medicinske afdelinger? Så har vi stillingen til dig!

Afdeling for Medicinske Sygdomme søger nemlig endnu en afdelingsledelsessekretær i en 37 timers-stilling med tiltrædelse efter aftale.

Om os Afdeling for Medicinske Sygdomme er en af Danmarks største medicinske afdelinger med cirka 900 medarbejdere. Vi varetager specialerne endokrinologi, geriatri, lungemedicin og infektionsmedicin med klinikker og sengeafsnit på både Herlev og Gentofte Hospital. Derfor aftager vi også en del SAK-studerende, sygeplejerskestuderende, social- og sundhedsassistentelever samt medicinstuderende.
Afdelingen huser desuden en stærk gruppe af forskningsenheder.

Herudover har vi det lægelige ansvar for modtagelsen af akutte medicinske patienter fra hospitalets optageområde.

I efteråret 2024 står Herlev og Gentofte Hospital over for en større omstrukturering af akutområdet. For Afdeling for Medicinske Sygdomme betyder det, at vores sengeafsnit og nogle af klinikkerne på Gentofte-matriklen skal flytte til Herlev-matriklen, og dermed bliver meste af afdelingen lagt sammen her, til gavn for både patienter og personale.

Om stillingen I ledelsessekretariatet er vi afdelingens ansigt udadtil og indadtil. Det betyder, at vi løser en lang række af forskelligartede interne og eksterne opgaver – alt fra kaffebrygning over mødebooking til behandling af klagesager.

Du skal derfor kunne prioritere og løse opgaver indenfor:

• Fakturabehandling
• Håndtering af klagesager
• HR-opgaver
• Indkøb af varer
• Journaludleveringer i Sundhedsplatformen
• Generel ledelsesbetjening

I denne stilling indgår også PA-funktion for chefsygeplejersken.
Opgaverne inkluderer, men er ikke begrænsede til:

• Overblik over indbakke og kalender, herunder prioritering af mødeindkaldelser, aftaler og arrangementer
• Referentfunktion
• Opsætning af skriftligt materiale til brug i præsentationer
• Andre administrative opgaver

Stillingen er således en blanding mellem rutineopgaver og udviklingsopgaver. Fælles for dem er, at de kræver struktur og opfølgning, og det er derfor vigtigt at du arbejder selvstændigt samtidig med at dit servicegen er i top.

Om dig Vi leder efter dig, der:

• Har en relevant uddannelsesmæssig baggrund, gerne lægesekretær
• Minimum har to års erfaring med at arbejde i sundhedsvæsenet
• Er detaljeorienteret og effektiv i din tilgang til opgaver
• Besidder stærke samarbejdsevner
• Som PA kan færdes naturligt i det fortrolige rum
• Trives med at være synlig og tilgængelig
• Er proaktiv og nysgerrig på optimal opgaveplanlægning og -eksekvering

Du er i stand til at håndtere skiftende deadlines uden at miste overblikket. Desuden besidder du en veludviklet dømmekraft der kommer i spil, når du skelner mellem opgaver der skal løses nu og her, og opgaver der kan vente.

Arbejdsdagen kan ind i mellem være hektisk, og den planlagte dagsorden kan ændre sig. Det er derfor vigtigt, at du trives med en vekslende mængde og type af opgaver.

Du refererer til teamlederen i afdelingsledelsessekretariatet sammen med 8 gode kolleger, som foruden dig tæller vagtplanlæggere, ledelsessekretærer og en kommunikationsmedarbejder.

Vi tilbyder

• En stilling på 37 timer om ugen med arbejdstid placeret mandag til fredag i dagstid.
• En arbejdsplads i udvikling i en af Danmarks største medicinske afdelinger.
• Mulighed for relevant uddannelsesaktivitet, der kan understøtte din udvikling.
• En dagligdag i en løsningsorienteret stab og afdeling.

Desuden bliver du en del af et ledelsessekretariat, der understøtter hinanden på tværs af fagligheder. Vi har en uformel og god tone – også når det går stærkt.

Praktiske oplysninger Tiltrædelse efter aftale – vi venter gerne på den rette kandidat.

Er du lægesekretær følger løn- og ansættelsesvilkår HK Kommunals overenskomst med KL og Danske Regioner/RLTN.

Hvis du ønsker at vide mere om stillingen, eller hvis du har lyst til at se vores sekretariat og hilse på os inden du sender en ansøgning, så er du velkommen til at ringe til teamleder Mette Kofoed-Sørensen på telefon 23 83 79 24 og aftale tid for et besøg.

Ansøgningsfrist den 23. juli 2024. Samtaler afholdes løbende.