Erfaren sekretær til enheden Vejgenopretning i Teknik- og Miljøforvaltningen

Har du god energi, og kan du se dig selv i rollen som enhedens administrative blæksprutte? Har du flair for IT-værktøjer? Er du serviceminded, struktureret og har gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner? Så er det dig, vi søger til en spændende stilling som enhedssekretær.

Københavns Kommune (KK) er under forvandling for at være forberedt på fremtidens udfordringer. Her er Teknik- og Miljøforvaltningen en central aktør og står for de fysiske forandringer i byen. Det er ambitionen at skabe verdens bedste storbymiljø og et unikt byliv med god mobilitet for alle. 

Vejgenopretning består af ca. 25 medarbejdere, hvoraf størstedelen er projektledere og byggeledere. Vi har ansvaret for at forny byens veje, cykelstier og fortove, når de er blevet for dyre at reparere. Vi gennemfører hvert år en lang række genopretningsprojekter og forbedrer trafiksikkerhed, tilgængelighed, mobilitet og holdbarhed på vejene. Vi har travlt med mange spændende opgaver og søger derfor en enhedssekretær, der kan understøtte arbejdet i enheden. 

Om jobbet 
Vi søger en enhedssekretær, der har lyst til at arbejde med alt fra kalendergymnastik til udarbejdelse af mødematerialer og HR-relaterede opgaver.  

Du vil komme til at hjælpe vores enhedschef med forskellige administrative opgaver, fx mødeplanlægning, udarbejdelse af præsentationer, referatskrivning, korrekturlæsning og lettere budget- og regnskabsopfølgning. Derudover understøtte vores enhedschef i at få besvaret politiske bestillinger i sagsbehandlingsprogrammet F2. 

Du vil blive superbruger i diverse IT-værktøjer såsom Teams, SharePoint, eDoc og autorisationsansvarlig. I KK's serviceportal vil du i samarbejde med enhedschefen sørge for indberetning af personaleadministrative opgaver, såsom ansættelser, barsel, sygdom og onboarding af nyansatte. Du kommer også til at rådgive dine kolleger i ferieregler og afholdelse af ferie m.m. 

Derudover bliver du en del af et administrativt netværk bestående af tre andre enhedssekretærer, hvor du vil have mulighed for at sparre om forskellige administrative problemstillinger. 

Du kommer til at have det overordnede ansvar for vores kontorpostkasse, hvor du, bistået af vores lille supportteam, skal sørge for at få besvaret og videresendt borgerhenvendelser til vores projektledere og byggeledere. Det bliver dit ansvar, at vores korrespondancer med borgerne er korrekt journaliseret i journaliseringssystemet eDoc. Når vi skal informere vores borgere om anlægsarbejde, skal brevene korrekturlæses og udsendes til borgerne. 

Opsummeret vil dine arbejdsopgaver blandt andet omfatte

• at ledelsesunderstøtte enhedschefen med opgaveløsning i enheden 
• lettere økonomiopgaver i Kvantum, fx betaling af regninger og kvalitetssikring heraf og styring af kompetencemidler 
• visitering og besvarelse af henvendelser i vores postkasse og udsendelse af digital post 
• ansættelse og onboarding af medarbejdere 
• være superbruger i eDoc, SharePoint, Teams og diverse HR-systemer mv 
• diverse administrative opgaver 

Ønsker til dig og dine kvalifikationer 
Vi ser gerne, at du

• er en servicemindet og struktureret enhedssekretær, der kan bevare overblikket i en travl hverdag med et smil på læben og samtidig bidrage til enhedens trivsel og tværgående opgaveløsning
• har en relevant uddannelse indenfor HR og/eller administration og erfaring fra en administrativ funktion, gerne i en politisk styret organisation
• er dygtig til at kommunikere på dansk både mundtligt og skriftligt
• som kollega er positivt indstillet og kan lide at samarbejde
• er initiativrig, kan have mange bolde i luften og har en naturlig lyst til at hjælpe dine kolleger med stort og småt
• kan håndtere forskellige slags opgaver i en omskiftelig hverdag, hvor rammerne for opgaveløsning ofte ændrer sig

Det er væsentligt, at du er fortrolig med IT-værktøjer og hurtigt kan sætte dig ind i nye funktioner.  

Vi tilbyder 
Vi tilbyder en spændende stilling som enhedssekretær i Vejgenopretning i Danmarks største kommune. Vi bor på Islands Brygge i hjertet af København, og vores arbejdsplads er præget stærkt fællesskab og et uformelt, inspirerende og engageret arbejdsklima. Københavns Kommune ser mangfoldighed som en ressource og værdsætter, at medarbejderne hver især bidrager med deres særlige baggrund, personlighed og evner. 

Selvom vi ikke er lønførende, har vi mange goder, fx høj pensionssats, fleksibel arbejdsdag med god balance mellem familie- og arbejdsliv, gennemsnitlig 32-timers arbejdsuge med betalt frokostpause. Vi glæder os til at få dig med på holdet. 

På vores arbejdsplads har vi aktivitetsbaseret indretning. Det betyder, at vores fysiske arbejdsplads er inddelt i forskellige zoner (fx aktivzoner og fokuszoner), som i højere grad understøtter opgaveløsningen i løbet af en arbejdsdag. Det giver en mere fleksibel indretning, hvor man som medarbejder aktivt vælger de omgivelser, der passer bedst til de opgaver, man skal løse i løbet af en dag. Du vil få et tilhørsforhold til en hjemmezone, hvor du og dine nærmeste kolleger deles om skrivebordene i stedet for at have personlige skriveborde. 

Ansættelsesvilkår  
Vi søger en deltidsansat på 32 timer om ugen. Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til gældende overenskomst afhængigt af dine kvalifikationer og efter forhandling med den forhandlingsberettigede organisation. Stillingen er en HK-stilling med fastansættelse.

Ansættelsesstart vil være den 1. juni 2025 eller snarest muligt. 

Er du blevet nysgerrig? 
Hvis du har spørgsmål om stillingen, er du velkommen til at kontakte enhedschef Dorrit Gundstrup på 30 45 64 74. 

Du kan læse mere om Københavns Kommune og Teknik- og Miljøforvaltningen. Du kan læse mere om Vejgenopretning og vores anlægsprojekter.

Søg via linket senest onsdag den 2. april 2025
Ansættelsessamtaler forventes at blive afholdt i uge 15.

Om Teknik- og Miljøforvaltningen
Teknik- og Miljøforvaltningen varetager myndighedsopgaver og servicerer borgere og erhvervsliv blandt andet inden for miljøområdet, lokalplanlægning, byfornyelse, byggesagsbehandling og trafikområdet. Desuden er det Teknik- og Miljøforvaltningen, der står for renholdelse, vedligeholdelse og udvikling af byens veje og parker, foretager parkeringskontrol og driver de københavnske kirkegårde. Vi beskæftiger ca. 2.400 medarbejdere og administrerer et bruttobudget på knap 4,1 mia. kr.