Erhvervsstyrelsen søger medarbejder til receptionist- og administrative opgaver

Motiveres du af at modtage styrelsens gæster med et smil og en åbenhed de også husker, når de forlader styrelsen igen, så har vi en spændende stilling i Erhvervsstyrelsen med bred kontaktflade og alsidige opgaver.

Stillingsbeskrivelse 
Vi søger en person der har lyst til at varetage rollen som receptionist i Erhvervsstyrelsen i København. Receptionen er det første og det sidste styrelsens gæster møder og det er derfor af stor betydning for det indtryk de får af styrelsen. Receptionen varetager også styrelsens omstilling for alle tre lokationer i hhv. København, Silkeborg og Nykøbing Falster, ligesom der er en tæt dialog med styrelsens Kundecenter. Som receptionist i Erhvervsstyrelsen vil du også få mulighed for at løse andre administrative opgaver ind imellem kontakten med husets mange gæster. Nedenfor finder du en ikke udtømmende liste over de opgaver stillingen omfatter:

• Modtagelse af gæster
• Omstilling af opkald, samt svar på forespørgsler fra borgere og virksomheder
• Udlevering af dokumenter til virksomheder og borger vedr. oplysninger i CVR
• Modtagelse af nye medarbejdere
• Koordinering med kollegaer på styrelsens tre lokationer i København, Silkeborg og Nykøbing Falster
• Lettere sagsbehandling i forbindelse med aktindsigter
• Journalisering i F2
• Klargøring og afsendelse af serviceattester
• Fremstilling og udlevering af adgangskort
• Lokalredaktør på styrelsens intranet
• Lettere administrative opgaver

Din profil 
Vi forventer, at du først og fremmest har et særligt ”servicegen”, hvor det at hjælpe dine kollegaer og styrelsens gæster er det vigtigste for dig. Vi forventer ligeledes du en rolig og smilende person. Din uddannelses baggrund kunne være en kontoruddannelse eller tilsvarende.

Du er/har: 

• Serviceminded, smilende, præsentabel og fokuserer på gæsternes og brugernes behov
• God til planlægning og hele tiden et skridt foran
• Glad for nye opgaver og en afvekslende hverdag, hvor intet er for stort eller småt
• Et godt IT-kendskab og kan bruge en pc i dagligdagen herunder Outlook og Office.
• Kan formulere dig enkelt, præcist og korrekt i skrift og tale.
• Godt overblik
• Du skal have ren straffeattest og kunne sikkerhedsgodkendes til hemmeligt.

Desuden lægger vi vægt på, at du…

• kan arbejde selvstændigt, effektivt og målrettet
• kan identificere behov og bidrage til udviklingen af nye og effektive løsninger
• kan udvikle og optimere effektive arbejdsgange
• kan vidensdele samt samarbejde godt internt og eksternt
• udviser engagement og motivation både fagligt og socialt
• er omstillingsparat, ambitiøs og fleksibel
• bidrager til egen læring og udvikling
• kan agere inden for rammerne af god embedsmandsskik.

Om Intern Service
Serviceenheden varetager administrationen og service af Erhvervsstyrelsens bygninger og brugere og løser en række praktiske og servicebetonede opgaver. 

Konkret omfatter det bl.a.; 

• Kontraktstyring og opfølgning i forhold til eksterne leverandører vedrørende bygninger, kopi og print etc.
• Bindeled mellem Erhvervsstyrelsen og Bygningsstyrelsen/ISS i forhold til Statens Facility Management.
• Spacemanagement, herunder flytninger og ombygninger
• Drift af receptionen, herunder gæstehåndtering, omstilling og post
• Indkøb
• Praktiske opgaver i forbindelse med bygningernes anvendelse og brugernes behov
• IT Support og Brugeradministration

Om Erhvervsstyrelsen
Erhvervsstyrelsen er en del af Erhvervsministeriet og er placeret på fem forskellige lokationer i landet – Langelinie, Midtermolen og Dampfærgevej i København, Slotsgade i Nykøbing Falster og Ferskvandscenteret i Silkeborg. Denne stilling er placeret på Langelinie.

Erhvervsstyrelsen er en ambitiøs og moderne myndighed. Vi lægger vægt på at skabe resultater af høj kvalitet, og vi er ikke bange for at gå nye veje for at finde løsninger. Derfor arbejder vi bl.a. med nye teknologier, digitale løsninger og data til at effektivisere vores drift og skabe værdi for virksomhederne. Vi lærer gerne af andre, og vi arbejder altid i partnerskab med andre myndigheder, organisationer og virksomheder. 

Du kan læse mere om Erhvervsstyrelsen på www.erst.dk.   

Om ansættelsen 
Ansættelsen er omfattet af Fællesoverenskomstens mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det statslige område og Organisationsaftalen mellem Finansministeriet og HK/STAT. Den endelige lønindplacering beror på en vurdering af de individuelle kompetencer og kvalifikationer. Ud over basislønnen kommer pension og eventuelle tillæg.

Der er tale om en fast fuldtidsstilling med tiltræden pr. 1. december 2024 eller snarest herefter.

Ansøgningsfrist og afholdelse af samtaler 
For at søge stillingen klikker du på linket ”Søg stilling” i annoncen og følg instruktionerne. Din ansøgning, CV og eksamenspapirer skal være modtaget senest søndag den 13. oktober 2024.

Samtaler forventes afholdt i uge 43.   

Læs mere om Erhvervsstyrelsen som arbejdsplads samt rekrutteringsprocessen her: https://erhvervsstyrelsen.dk/jobs-i-erhvervsstyrelsen

I Erhvervsministeriet tror vi på, at et inkluderende, mangfoldigt arbejdsmiljø styrker opgaveløsningen. Vi ønsker en medarbejdersammensætning, der afspejler det omgivende samfund og lige muligheder for alle vores jobansøgere. Vi opfordrer alle til at søge stillingen uanset alder, køn, handicap, seksualitet, religion eller etnisk tilhørsforhold.