Generalist til ledelsesbetjening til Institut for Kommunikation og Humanistisk Videnskab på Roskilde Universitet

Kan du bistå og understøtte en travl institutledelse med både daglige og strategiske opgaver og processer? Har du lyst til en foranderlig hverdag? Og vil du arbejde sammen med alle på et humanistisk universitetsinstitut?

Så læs, søg og bliv måske vores nye kollega og medarbejder.

Institutledelsen på Institut for Kommunikation og Humanistisk Videnskab (IKH) består af dekan, prodekan for uddannelse og sekretariatsleder. Dertil kommer ph.d.-skoleleder og som noget nyt også tre sektionsledere, der sammen med institutledelsen udgør den samlede ledelsesgruppe.

Vi arbejder tæt sammen og har altid mange bolde i luften, så hvis vi skal være den bedste ledelse for det bedste institut, har vi brug for støtte til overblik, struktur og til at være på forkant med opgaver og aktiviteter. Det har vi brug for din hjælp til. Du vil arbejde med en meget bred vifte af opgaver, og det vigtigste for os er, at du har en positiv indstilling, kan prioritere, organisere, inddrage og bidrage til gode møder og et godt samarbejde mellem ledelse, administration, udvalg og institutbefolkning.

Om stillingen
Generelt er der tale om en attraktiv, udfordrende og afvekslende stilling, hvor nøgleordene er selvstændighed, overblik, ro, ansvarlighed og mangfoldighed i emner og opgaver.

Et gennemgående tema i mange opgaver vil være fora, aktiviteter og processer som involverer instituttet og ledelsen. Fordi ledelsen som noget nyt består af både en stor og en lille ledelsesgruppe, kommer du også til at være med til at finde frem til, hvordan ledelsen skal arbejde i denne nye konstellation.

Du kommer til at indgå i sekretariatets ledelsesunderstøttelse, hvor du i tæt samarbejde med dygtige og erfarne kolleger typisk vil løse følgende opgaver:

• Understøttelse af ledelsens møder og mødefora, herunder tilrettelæggelse af møder og dynamiske digitale dagsordener - samt opfølgning på og kommunikation om beslutninger
• Optimering, udvikling og sparring med ledelsen om sagsgange - både som forberedelse og efterbehandling
• Sekretariatsbetjening af råd og udvalg
• Koordinere og formidle information fra ledelsen til den øvrige organisation – f.eks. materiale til nyhedsbrev, mails og indhold på institutmøder
• Planlægge, tilrettelægge og afvikle institutseminarer og større institutbegivenheder med både fagligt og socialt sigte og indhold
• Planlægge og afvikle eksterne besøg og repræsentative begivenheder
• Planlægge og afvikle større processer med mange deltagere - f.eks. strategiprocesser
• Undersøge og afdække spørgsmål og sager, herunder fremskaffe ledelsesinformation og talmateriale til brug for sagsbehandling, mødeafvikling og præsentationer
• Interne opgaver i sekretariatet, herunder f.eks. at være med til at arrangere møder, seminarer og konferencer, vedligehold og opdatering af instituttets intranet samt diverse ad-hocopgaver

Stillingen er alsidig og opgaverne løses sammen med gode nære kolleger og med opbakning fra resten af sekretariatet.

Om dig
Du skal have en relevant kandidatuddannelse og gerne erfaring fra en lignende stilling. Hvis du dertil også har en bredt funderet universitetsbaggrund med erfaring fra både uddannelses- og forskningsområdet, bliver vi ekstra glade.

Du kommer til at stå for events og udadvendte aktiviteter, og du kommer til at arbejde sammen med mange forskellige mennesker i vidt forskellige personalegrupper, så det er vigtigt, at du har gode samarbejdsevner, god situationsfornemmelse og er en imødekommende, positiv og uformel person.

Du skal være sprogligt kompetent og en god formidler i tale og skrift på dansk og engelsk. Hurtighed og grundighed er begge nødvendige kompetencer, dog heldigvis ikke altid på samme tid, så du skal kunne prioritere og aflæse processer og planlægge dine egne arbejdsgange.

Vi forventer ikke, at du kan alt til at begynde med - og vi er flere om de fleste opgaver. Vi forventer dog, at du har lyst til at lære, lytte, undersøge, samarbejde og til at løfte din del af et fælles ansvar. Og så ønsker vi os, at du kan være glad, positiv og have humor nok til at klare hverdagen i en kompleks organisation.

Lidt mere om os
Institut for Kommunikation og Humanistisk Videnskab (IKH) er et tværfagligt institut med uddannelses- og forskningsmiljøer inden for kommunikation, medier, journalistik, filosofi, historie, dansk og kulturmødestudier. Instituttet har omkring 150 medarbejdere og en årlig omsætning på ca. 90 mio. kr.
Instituttets sekretariat består af 16 medarbejdere med opgaver inden for uddannelsesadministration, studiemiljø, økonomi, HR, forskningsstøtte og ledelsesbetjening. Hertil kommer studenteransatte og samarbejdspartnere i fællesadministrationen, der også bidrager væsentligt til den daglige drift.
Arbejdspladsen er fysisk placeret i attraktive rammer på Roskilde Universitets Campus. Vi tilbyder desuden en fleksibel arbejdsplads med gode muligheder for selvstændig tilrettelæggelse af dit arbejdsliv.

Mere information
For yderligere oplysninger om stillingen kontakt venligst sekretariatsleder Gyrd Foss ([email protected], 28 75 38 30). Vi forventer at holde ansættelsessamtaler i uge 46.

Ansættelsesvilkår
Ansættelse sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og overenskomst for akademikere i staten (AC-overenskomsten). Der mulighed for at forhandle tillæg for kvalifikationer. Ansættelsen er på fuld tid med reference til sekretariatsleder Gyrd Foss.

Vi ser gerne, at du kan begynde 1. december 2024 eller snarest muligt derefter.

Ansøgning
Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/

Ansøgningen skal indeholde:
1. Motiveret ansøgning
2. CV
3. Dokumentation for uddannelse

Ansøgningsfristen er 31-10-2024.
Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.
Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.

Roskilde Universitets fornemmeste opgave er eksperimenterende, nyskabende former for læring, forskning og problemløsning, som flytter samfundet fremad. Vi uddanner kompetente tværfaglige kandidater og skaber videnskabelige resultater af højeste kvalitet gennem åbenhed, involvering og videndeling.

Roskilde Universitet har ca. 6.500 studerende, 900 ansatte og 800 mio. kr. i årlig omsætning.