Hvidovre Kommune søger en ledelsessekretær til borgmestersekretariatet

Vil du være med til at få hverdagen til at gå op i en højere enhed for vores direktion og borgmester? Så er du måske vores nye kollega i sekretærteamet!

Vi søger en kollega, der brænder for at løse opgaverne godt, evner at løse mange, forskelligartede opgaver, og sætter en ære i at have styr på alle de daglige opgaver omkring en travl direktion og borgmester. Hverdagen er spændende og alsidig med kontakt til kollegaer i hele kommunen, borgere, politikere og eksterne samarbejdspartnere.

Om stillingen

Du bliver ansat i Center for Politik og Ledelse, hvor vi har til opgave at understøtte direktionen og kommunalbestyrelsen i deres arbejde. Du vil indgå i et team med i alt tre sekretærer, der sammen bistår de tre direktører og borgmesteren. Du vil blive primær sekretær for direktøren for Børn og Velfærd, men vil også have opgaver ind mod borgmesteren og flere tværgående opgaver. 

Vi er generelt gode til at hjælpe hinanden, hvis der er travlt, og vi er i gang med en udvikling hen mod at arbejde endnu tættere sammen som et sekretærteam, der løser opgaverne i fællesskab.

Du vil få en alsidig hverdag med forskelligartede opgaver, og din dag vil ikke nødvendigvis falde ud som planlagt. Det er derfor afgørende, at du trives i en dynamisk hverdag og fleksibelt kan omstille dig fra en opgave til en anden, så du fungerer som den bedst mulige support for kommunens øverste ledelse. 

Du vil bl.a. skulle varetage følgende opgaver i samarbejde med dine kollegaer: 

• Håndtering af mails, herunder koordinering og opfølgning
• Kalenderstyring og mødeplanlægning
• Koordinering af mødemateriale
• Diverse administrative og praktiske opgaver, herunder journalisering
• Telefon- og borgerbetjening – herunder administrativ håndtering af skriftlige svar på borgerhenvendelser 
• Koordinering og planlægning af større kommunale arrangementer 
• Udvikle arbejdsgangene og servicen i forkontoret i samarbejde med dine kollegaer

I det daglige sidder du i borgmesterens forkontor sammen med teamets to øvrige sekretærer og tre ledelseskonsulenter.

Om dig

Som ledelsessekretær skal du have en selvstændig og proaktiv tilgang til opgaverne, der sikrer en kvalificeret og professionel betjening.

Vi forventer, at du:

• Har en relevant uddannelsesmæssig baggrund, gerne en kontoruddannelse
• Gerne erfaring med ledelsesbetjening fra en lignende stilling i en anden kommune eller en anden politisk styret organisation, men vi opfordrer også nyuddannede til at søge
• Er en imødekommende holdspiller, der skaber konstruktive samarbejdsrelationer på tværs af organisationen 
• Er serviceminded og trives med mange forskellige opgaver på samme tid 
• Er ansvarsbevidst og løsningsorienteret 
• Arbejder struktureret og detaljeorienteret, og er på forkant med opgaverne
• Er god til at prioritere, og kan bevare overblikket, så du sikrer at deadlines overholdes
• Er god til at kommunikere i skrift og tale
• Har blik for udvikling af opgaveløsningen til gavn for den professionelle betjening

Om os

Vi har et godt arbejdsmiljø, som er præget af humor og uformelle relationer, høj faglighed og en høj grad af fleksibilitet ift. arbejdstid og hjemmearbejde mv. Center for Politik og Ledelse er et sammensat center, hvor du vil blive en del af borgmestersekretariatet på Hvidovre Rådhus sammen med direktion og borgmester. 

Vi tilbyder:

• En spændende og varieret hverdag tæt på det politiske system
• Et fleksibelt og uformelt arbejdsmiljø, hvor humor præger hverdagen 
• Gode muligheder for personlig og faglig udvikling

Løn og ansættelsesforhold i henhold til gældende overenskomst. 

Interesseret? Så hører vi gerne fra dig!

Vi vil gerne modtage din ansøgning inkl. CV og eksamensbeviser senest den 14. november. Vi indkalder til samtaler den 15. november og forventer at holde 1. samtaler den 19. og 20. november samt 2. samtaler den 25. november. Mellem første og anden samtale vil der blive gennemført en personlighedsprofil. Stillingen forventes besat med start den 1. januar 2025. 

Hvis du har yderligere spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte leder i borgmestersekretariatet Trine Schløer på telefon 2849 9751 eller sekretær Pernille Nelander (kollega) på telefon 3639 3006 for at høre nærmere om jobbet. 

Er du i tvivl, om du skal søge jobbet? Søg alligevel!

Vi ansætter ikke kun efter de faglige kvalifikationer og erfaring, men i lige så høj grad efter personlige kompetencer og motivation. Så hvis du er interesseret i stillingen, men mangler enkelte faglige kompetencer eller erfaringsgrundlag, så søg alligevel stillingen. Du vil nemlig opleve gode rammer for kompetenceudvikling, når du først er ansat.