Institut for Datalogi, Aarhus Universitet søger en administrativ medarbejder til sekretariatet

Har du lyst til at arbejde med planlægning og administrative opgaver i et travlt internationalt miljø? Er du initiativrig og trives med en omskiftelig hverdag? Og er du typen, der altid er klar til at hjælpe en kollega? Så er du måske den vi søger!

Institut for Datalogi, Aarhus Universitet, søger en kontorfunktionær til en stilling som sekretariatsmedarbejder, med tiltrædelse 1. november 2024 eller snarest muligt.

Institut for Datalogi er en af hovedaktørerne i IT-byen Katrinebjerg og dermed en del af de mest dynamiske IT-forsknings- og uddannelsesmiljøer i Danmark. Vores dygtige forskere hjemtager mange store forskningsbevillinger, antallet af medarbejdere vokser, og vi løber stærkt for at understøtte de mange aktiviteter de sætter i gang. Derudover er vi i gang med at forberede optag af internationale studerende på vores bacheloruddannelser, første gang i sommeren 2025, og sidst men ikke mindst skal vi i gang med et stort bygge- og flytteprojekt indenfor de næste par år.


Om stillingen

Der er tale om en fast stilling på fuld tid (37 timer/uge). Du bliver en del af den teknisk-administrative stab på 17 dedikerede medarbejdere, og får reference til sekretariatslederen. Vi er et energisk team, der vægter faglige udfordringer, fleksibilitet og godt kollegaskab højt. Vi samarbejder på kryds og tværs i teamet, og hjælper hinanden i mål med opgaver og projekter.

Som sekretariatsmedarbejder får du ansvaret for opgaver der understøtter vores forskere så de kan bruge mest muligt tid på deres primære opgaver, som er forskning og undervisning. Du vil skulle deltage i planlægning og afvikling af konferencer, være ekspert i brugen af nogle af de administrative systemer som forskerne benytter, samt sikre at vores mange timelønsansatte får deres løn. Derudover får du en vigtig funktion ift. vores studiemiljø, med at sikre der er styr på de lokaler, vi stiller til rådighed for vores studerende (kontorer samt studiecafé-miljøer).

Du får således en central funktion på instituttet og vil have berøring med mange af vores medarbejdere, ligesom du vil have et tæt samarbejde med dine kolleger i sekretariatet, og løbende dialog med andre afdelinger på AU. Institut for Datalogi er en international arbejdsplads, hvor omkring halvdelen af medarbejderne er ikke-dansktalende, og vi har en venlig og uformel omgangstone, som meget af tiden er på engelsk.


Arbejdsopgaver

Du vil blive involveret i en række forskellige opgaver, men dine primære ansvarsområder vil være følgende:

• ansvarlig for ansættelser og aflønning af vores timelønsansatte studerende
• koordinering og administration af vores fysiske studiemiljø (studenterkontorer, studiecafé mv.)
• event koordinering i forbindelse med konferencer, workshop mv. (herunder superbruger på systemet ConferenceManager)
• ansvarlig for support af arbejdet med registrering af forskernes publikationer, deres profilsider mv. (i systemet PURE)
• sekretær/referent for vores lokale medarbejderudvalg
• løbende øvrige opgaver

Da vi er en dynamisk afdeling og løbende kaster os ud i nye projekter, vil din opgaveportefølje med stor sandsynlighed forandre sig over tid. Det forventer vi at du er indstillet på, ligesom vi også gerne vil høre hvis du har kompetencer du kan bringe i spil, udover hvad der ligger i stillingen pt.


Kvalifikationer og personlige egenskaber

Vi forestiller os at vores nye kollega har følgende profil:

• er kontoruddannet, gerne indenfor offentlig administration
• har nogle års relevant erfaring fra en lignende stilling
• elsker at planlægge, koordinere og have styr på detaljerne
• har en veludviklet forståelse for tal og systemer og generelt gode IT-kundskaber
• er service-minded og har et godt blik for hvor og hvordan du kan byde ind
• trives med både selvstændig opgaveløsning og teamsamarbejde
• kan navigere i en kompleks og stor organisation, hvor samarbejde er nøglen til at lykkes
• er udadvendt og komfortabel med kommunikation på engelsk, i både skrift og tale

Det vil være en fordel, hvis du har erfaring fra universitetssektoren eller en anden offentlig institution, men vi sørger naturligvis for en grundig oplæring og støtte fra dine mange gode kolleger.


Arbejdssted og ansættelsesområde

Arbejdsstedet er Åbogade 34, 8200 Aarhus N, og ansættelsesområdet er Aarhus Universitet med tilhørende institutioner.

Ansøgningsfristen er den 16. september 2024, og vi forventer at afholde samtaler i løbet af uge 38 og 39.

Du kan læse mere om Institut for Datalogi på www.cs.au.dk, og hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Lene Hjøllund på tel. 9352 2685 eller mail [email protected] .
 


Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftale mellem Skatteministeriet og HK/Stat for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere. 
(eller anden relevant overenskomst og organisation.)
 


Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

 


Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk