Institut- og undervisningsadministrator til Institut for Ledelse, Samfund og Kommunikation (MSC) på CBS

Vi søger en dygtig og engageret institut- og undervisningsadministrator til et stort og aktivt institut med en masse gode kolleger.

MSC er et institut med godt 140 medarbejdere, hvoraf mange er internationale. Administrationens kerneopgave er at supportere vores forskere og undervisere bedst muligt. Du vil have selvstændigt ansvar for en række administrative opgaver, og samtidig indgå i tæt sparring med kollegaer og institutledelse om konkrete opgaver og processer.

Dine primære opgaver vil omfatte:

• Generelle administrative opgaver: Understøtte instituttets daglige drift gennem opgaver som mødeplanlægning, logistik, besvare henvendelser fra instituttets ansatte, m.m.
• Rejsebestilling og afregning: Bestille rejser og håndtere rejseafregninger for gæster og være vores ekspert i rejseafregningssystemet og fakturaer
• Undervisningsadministration: herunder koordinering af specialer samt administration af fag på forskellige uddannelser med kontakt til flere afdelinger i studieadministrationen
• Gæsteforskere: Koordinere besøg fra gæsteforskere
• Eventplanlægning: Assistere med planlægning og koordination af instituttets arrangementer, så som seminarer, workshops og konferencer

Kvalifikationer / Kompetencer

Vi søger en institut- og undervisningsadministrator med relevant kontorerfaring - gerne fra lignende administrativ alsidig stilling i undervisningssektoren - og et stærkt service-gen. Det er vigtigt, at du trives i en ekstrovert rolle og i en hverdag med mange forskellige opgaver og henvendelser. Vi lægger især vægt på følgende kompetencer:

• Du tager initiativ og har evnen til at arbejde selvstændigt

• Du har en problemløsende og pragmatisk tilgang

• Du har stærke IT-kompetencer og ekspertise i Microsoft Office Pakken (superbruger niveau)

• Du mestrer dansk og engelsk på højt niveau i skrift og tale, og du har god mundtlig og skriftlig formidlingsevne

• Du er serviceminded af natur og derfor løsningsorienteret og imødekommende i dit møde med andre

• Du er struktureret og grundig med dit arbejde og kan lide at optimere og systematisere arbejdsgange for at sikre en effektiv drift og en god service

• Du er udadvendt og trives i en hverdag, hvor medarbejdere og samarbejdspartnere naturligt henvender sig til dig med spørgsmål

• Du har en positiv tilgang og har let ved at opbygge tillidsfulde relationer

Hvad tilbyder vi?
Vi kan tilbyde dig en spændende stilling i en stor offentlig organisation med mulighed for at udvikle dig fagligt og personligt. Vi lægger vægt på at have en sund og meningsfuld arbejdsplads med gode udviklingsmuligheder og fleksibilitet. Der er mulighed for hjemmearbejde, men arbejdets karakter kræver, at du primært arbejder fra kontoret på Frederiksberg.

Institut- og undervisningsadministratoren refererer til Sekretariatslederen og er tilknyttet MSC’s sekretariat med 10 faste medarbejdere og 3 studentermedhjælpere, der varetager undervisningsadministration og forskningsadministration. Du vil blive en del af et et aktivt og inspirerende institutmiljø med høj grad af fleksibilitet og indflydelse på egne opgaver, hvor samarbejde samarbejde og fællesskab er i fokus. Arbejdssproget er både dansk og engelsk.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker efter gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlig Ansattes Organisationer (herunder HK) og Organisationsaftale for kontorfunktionærer i statens tjeneste. Indplacering på sats afhænger af tidligere uddannelse. Der vil ved ansættelsen være mulighed for forhandling af personlige tillæg. Arbejdstiden er 37 timer.

Yderligere oplysninger

Kontakt Sekretariatsleder Annika Dilling på [email protected]/ 51941814 for yderligere information om stillingen, og MSC’s HR-koordinator Rikke Petersen på [email protected]/3815 3273 for yderligere information om selve ansættelsesprocessen.

Arbejdspladsen er Dalgas Have 15, som er placeret tæt på metrostation og med gratis parkering i p-kælder.

Ansøgningsfrist

Ansøgningsfristen er 19. januar. Samtaler forventes afholdt i uge 5 med forventet tiltrædelse 1. marts 2025.

Rekrutteringsprocessen

Copenhagen Business School inviterer alle kvalificerede kandidater til at søge stillingen. Et ansættelsesudvalg vil vurdere ansøgningerne og indkalde et udvalg af kvalificerede kandidater til samtale.

Et af CBS’ strategiske mål er at fremme mangfoldighed og diversitet i vores organisation. Derfor bestræber vi os på en ansættelsesproces, der mindsker potentiel bias. Vi opfordrer derfor ansøgere til ikke at inkludere foto eller unødvendige oplysninger om personlige forhold i ansøgningen.

Din ansøgning

Du søger stillingen online ved at åbne linket herunder, hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter ansøgning sammen med eksamenspapirer og CV.

Ansøgningsfrist: 19. januar 2025.

WE TRANSFORM SOCIETY WITH BUSINESS

CBS er et globalt anerkendt businessuniversitet med dybe rødder i den nordiske, socioøkonomiske model. Vi har et bredt fokus på erhvervslivets og samfundets udfordringer i det 21. århundrede. Derfor har vi en samlet portefølje af tværfaglig forskning og uddannelse af høj kvalitet, der har styrket generationer af fagfolk og ledere i den private sektor og andre steder.

Universitetet ligger på Frederiksberg og har ca. 20.000 fuldtids- og deltidsstuderende, 800 fuldtidsansatte videnskabelige medarbejdere, 200 ph.d.-studerende og 700 administrative medarbejdere samt en portefølje af bachelor-, kandidat-, MBA/EMBA-, ph.d.-og efter-/videreuddannelser udbudt på både dansk og engelsk.

Med vores globale profil følger en forpligtelse til at bidrage til udviklingen af transformative kompetencer hos studerende, kandidater og virksomhedsledere gennem vores uddannelsesaktiviteter og muligheder for livslang læring. Komplekse udfordringer kræver en fælles indsats, og derfor fokuserer vores strategi på at styrke nuværende og starte nye partnerskaber med andre videnskaber, erhvervslivet, myndigheder og civilsamfundet.

CBS arbejder kontinuerligt med at blive en mangfoldig og inkluderende organisation, og vi opfordrer alle uanset kønsidentitet og -udtryk, alder, etnicitet, religiøs overbevisning, LGBT+-status, kulturel baggrund m.m. at søge.
Kontakt os, hvis du har brug for assistance i søge- eller ansættelsesprocessen, hvis der er noget vi skal vide, eller hvis du som person med handicap ønsker at gøre brug af din fortrinsret.