Institutsekretær 25 – 30 timer/uge

Trives du med ledelsesbetjening, administration og mødehåndtering? Har du et stort servicegen? 

Og har du lyst til at bringe dine evner og erfaringer i spil i et nyt, sjovt og udfordrende miljø, omgivet af søde kolleger? 

Så læs endelig videre!

Institut for Kultur- & Sprogvidenskaber er et forholdsvist nyt, stort institut på SDU, hvor vi har brugt vores første to år på at opbygge organisationen og få rigtig godt styr på de grundlæggende arbejdsgange.

Vi mangler dog nu en kollega til vores team, der hjælper institutledelsen med at holde styr på møder, opgaveopfølgning og undervisningsplanlægning.

Du får betydningsfulde opgaver

Vi søger en kollega, der trives med både klassiske sekretæropgaver og mere specialiserede opgaver omkring undervisningsplanlægning. 

Dine opgaver vil omfatte:

• Administration af vores videnskabelige ansattes undervisningstid i henhold til gældende arbejdstidsnormer
• Langtidsplanlægning af undervisningskapacitet på vores mange forskellige studier i samarbejde vores to viceinstitutledere
• Ledelsesinformation i relation til undervisning
• Kalenderstyring og support til vores to viceinstitutledere
• Hjælp med mødeafvikling, bestilling af forplejning og lokalebookning
• Opfølgning på forskellige ledelsesbeslutninger
• Forefaldende administrative opgaver i samarbejde med det øvrige sekretariat (fx afholdelse af arrangementer)

Opgaverne kræver omhyggelighed, overblik og systematisk sans. Vi er et stort institut med en lille ledelsesgruppe, så vi er meget afhængige af administrativ support, når beslutninger og planlagte indsatser skal føres ud i livet. 

Vi er afhængige af, at du ikke bare løser dine egne opgaver selvstændigt, men også bidrager til, at vores samlede arbejdsgange løbende forbedres. 

Du får til gengæld stor indflydelse og mulighed for at følge tingene til dørs og se resultaterne af din indsats. 

Hvem er du? 

Måske har du erfaring med studieadministration eller ledelsesbetjening? Måske arbejder du med anden form for administration og har lyst til at prøve noget nyt? Måske har du netop afsluttet din kontoruddannelse? Indgangene til jobbet kan være mange, og vi skal nok klæde dig godt på til at løse opgaverne.

Det afgørende for os er dine evner, arbejdsindstilling og lyst til, at vi sammen bliver endnu dygtigere til vores opgaveløsning. Du er – ligesom os - ambitiøs og har lyst til løbende at bidrage til udviklingen af vores administrative processer. 

Vi lægger meget stor vægt på, at du er serviceminded, grundig og har sans for at sætte dig ind i nye systemer og IT-værktøjer. 

Du vil få en stor kontaktflade, så du skal du have flair for god kommunikation og helst kunne begå dig på engelsk (eller være indstillet på at blive bedre til det), da vi har mange internationale forskere ansat. 

Hvad tilbyder vi?

Vi er 12 søde og samarbejdsorienterede kolleger, som står klar til at hjælpe dig godt på vej i næste kapitel af din karriere. Vi lægger vægt på at have et trygt og rart arbejdsmiljø med kort afstand mellem ledere og medarbejder. Vi vender gerne stort og småt med hinanden, lærer af vores fejl og bliver dygtigere sammen. Vi sætter pris på at styrke vores relationer gennem det fysiske møde, men ønsker samtidig at give plads til individuel koncentration. Det betyder, at vi har prioriteret at have enkeltmandskontorer og mulighed for fast hjemmearbejdsdag om torsdagen. 

Lyder ovenstående som noget for dig? Så vil vi glæde os til at læse din ansøgning. Samtaler afholdes torsdag d. 24. april. 

Har du spørgsmål til stillingen, er du selvfølgelig velkommen til at kontakte sekretariatsleder Stefan Knudsen, [email protected] eller +45 24409252 

Institut for Kultur- og Sprogvidenskaber er et nyetableret institut pr. 1. januar 2023 under Det Humanistiske Fakultet med ca. 250 medarbejdere, som er organiseret i centre, forskningsgrupper og et fælles sekretariat. Du kan læse mere om instituttet her.

Institutsekretariatet består af 10 faste medarbejdere og 2 studentermedhjælpere, som hver dag forsøger at dygtiggøre sig inden for økonomi, HR, ledelsesbetjening, undervisningsplanlægning, og afvikling af arrangementer, så vi samlet kan understøtte instituttets forskning og undervisning på bedst mulig vis.

Forventet tiltrædelse 1. juni 2025 eller efter aftale. 

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT.

Ansøgning skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges.

Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format.

Følgebrev og CV må max. fylde 5 Mb. 

Vejledning i forbindelse med ansøgning findes her.

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Ansøgningsfrist 21. april 2025 23.59