Institutsekretær søges til fællessekretariatet ved de kliniske institutter ved Det Sundhedsvidenskabelig Fakultet

Fællessekretariatet ved de kliniske institutter søger en engageret og systematisk institutsekretær til ledelsesunderstøttelse og til at drive og udvikle administrative processer i en politisk styret organisation. Fællessekretariatet består af en sekretariatsleder, en kommunikationsmedarbejder og to institutsekretærer, der fortrinsvis arbejder for henholdsvis Institut for Regional Sundhedsforskning (IRS) og Klinisk Institut (KI) ved Syddansk Universitet SDU. Du vil fortrinsvist være tilknyttet IRS, men kommer til at løse opgaver på begge institutter og vil referere til sekretariatslederen.

Som institutsekretær i fællessekretariatet for de kliniske institutter under Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet (SUND) ved SDU - vil du spille en central rolle i vores administration. Du vil have mange interne samarbejdsrelationer og en stor berøringsflade med engagerede faggrupper på sygehusene. De fleste medarbejdere på sygehusene har en delt ansættelse mellem klinik, forskning og uddannelse og de vil have brug for administrativ understøttelse fra instituttet. Din rolle vil være afgørende for at sikre, at disse processer fungerer gnidningsfrit og effektivt i en omskiftelig hverdag.

Opgaver

Du får mulighed for at udvikle dig med en opgaveportefølje, som bliver tilpasset din profil. Som institutsekretær skal du kunne agere struktureret, effektivt og dynamisk i en kompleks organisation med mange opgaver og prioriteter i en tempofyldt hverdag. Det er vigtigt, at du kan arbejde selvstændigt, håndtere mange forskellige administrative opgaver og korte deadlines, er fremsynet, samtidig med at du aktivt bidrager til at få de daglige procedurer til at fungere og sikrer udvikling. Du tilrettelægger selv din dag og tager ansvar for dine opgaver med mulighed for at sætte dit personlige præg på dine arbejdsopgaver. Du vil være en vigtig medspiller og bliver en del af et institut med en ambitiøs ledelse, hvor vi spiller hinanden gode og værdsætter et godt arbejdsmiljø. Dine opgaver vil udvikle sig over tid, men i udgangspunktet vil dine arbejdsopgaver være følgende:

• Varetage varieret opgaveportefølje, som sikrer fremdrift af instituttets aktiviteter
• Udvikle detaljerede beskrivelser af nye eller forbedrende procedurer og processer
• Administrere årshjul, koordinere og tilrettelægge møder med ansatte og strategiske samarbejdspartnere og følge op på beslutninger
• Udarbejde oplæg og præsentationer 
• Stå for arrangementer og events i tilknytning til instituttet
• Løbende ad hoc-opgaver

De kliniske institutter

De kliniske institutter har et tæt fagligt og administrativt samarbejde. Begge institutter understøtter sundhedsvidenskabelige uddannelser og sikrer den universitetsmæssige forankring af forskning på henholdsvis Odense Universitetshospital (OUH) og 12 Universitetshospitaler fordelt i tre regioner. Klinisk Instituts kerneopgaver er uddannelse og forskning, og instituttet har ansvaret for forskningen på OUH. IRS’ primære kerneopgave er klinisk forskning og uddannelse i den jyske del af Region Syddanmark og Region Sjælland. Institutterne flyttede til Nyt SUND på SDU, Campus Odense i efteråret 2023. Region Syddanmark og SDU har i mange år haft et tæt samarbejde og har indgået et endnu tættere samarbejde i forbindelse med etablering af Nyt SUND-byggeriet. Nyt SUND forbinder SDU og Nyt OUH fysisk i nye lokaler, og OUH forventes at flytte ind i 2027. 

Faglig og personlig profil:

Vi ser gerne, at du:

• Har en relevant uddannelse, administrativ erfaring og indsigt i det sundhedsfaglige område
• Kan arbejde selvstændigt og strukturere egne opgaver 
• Har en struktureret og analytisk tilgang – herunder kan omsætte og arbejde med tal og data til at understøtte ledelsesbeslutninger
• Har erfaring med og er nysgerrig på at anvende nye digitale værktøjer 
• Har erfaring med effektivisering og forbedring af administrative arbejdsgange
• Har gode kommunikative evner, skriftligt såvel som mundtligt på dansk og engelsk
• Har erfaring med at have mange bolde i luften og samtidigt bevare det gode humør
• Er løsningsorienteret, serviceminded og manøvredygtig i en politisk styret organisation 
• Har gode samarbejdsevner og kan medvirke til at sikre et inspirerende og udviklende arbejdsmiljø

Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til sekretariatsleder for Fællessekretariatet ved Klinisk Institut & Institut for Regional Sundhedsforskning Malene Korsholm, tlf. 6550 9073 eller Institutleder Rikke Leth-Larsen, Klinisk Institut tlf. 6550 3477.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse finder sted efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og HK. 

Samtaler og ansættelse

Ansøgningsfrist: onsdag d. 12. marts 2025 kl. 23.59 

1. samtale afholdes onsdag d. 19. marts 
2. samtale afholdes mandag d. 24. marts

Ansættelse: 1. maj 2025 eller snarest muligt derefter 

Ansøgning

Ansøgningen skal indeholde:

• Følgebrev 
• CV 
• Eksamensbeviser

Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges.

Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF-format.

Følgebrev og CV må max. fylde 5 Mb.