Kontorfunktionær til forkontor og sagsunderstøttende opgaver i Landbrugsstøtte & Geodata

Er du god til at skabe orden og struktur - og kan du holde mange bolde i luften? Skaber du god stemning omkring dig og hjælper, hvor det er nødvendigt, så er du måske vores nye ansigt i kontoret.

Forkontorets opgaver – en bred pallette
Sammen med en kollega vil du udgøre vores fælles forkontor i enheden, og dermed være vores go-to personer, når det kommer til en varieret vifte af tværgående administrative opgaver og understøttelse af sagsbehandlingen.

Du kommer til at få en bred samarbejdsflade med dine kollegaer i enheden og øvrige enheder i styrelsen, og du skal være med til at sikre løbende optimering af enhedens dagligdag.

Arbejdsopgaverne i forkontoret omfatter:

• Fordeling af indgående post fra enhedens kontorpostkasse
• Koordinering af klagesager og kvalitetssikring af enhedens procedure for klagesager
• Journalisering af f.eks. bestillinger og klagesager
• Udsendelse af eksterne høringer og upload på Høringsportalen og Virk.dk
• Rejsebestillinger samt rejse- og udgiftsafregninger
• Kvalitetssikring af enhedens journalisering
• Understøtte enhedens arbejde med tilsyn med kvalitetssikring
• Udarbejdelse af introprogram og onboarding af nye medarbejdere, sørge for it-udstyr m.m.
• Ad hoc

Særlig fokus på klagesager
I stillingen ligger en særlig rolle for dig i at understøtte enhedens klagesagsbehandling. Dette arbejde indebærer, at du har ansvaret for at holde styr på ajourføringen af enhedens klagesagsprocedure. Du vil løbende modtage og fordele klager fra klagenævnet, og uploade indstillinger på vegne af vores klagesagsbehandlere til Nævnenes Hus.

Du vil også få ansvaret for udsendelse af standardbreve i forbindelse med klagesagsbehandlingen, og derudover vil du være ansvarlig for at bestille statistik og løbende levere ledelsesinformation om status på klagesagsbehandlingen.

Om dig
Vi forestiller os at du:

• Er kontoruddannet
• Har erfaring med at arbejde i staten
• Har erfaring med journalisering, gerne i WorkZone eller lignende systemer
• Har erfaring med IndFak & RejsUd eller tilsvarende
• Er dygtig til skriftlig kommunikation
• Er generelt it-kyndig
• Er rutineret bruger af Microsoft Office, især Excel, Word, Outlook og PowerPoint

Som person er du god til at samarbejde og er omgængelig. Du arbejder effektivt og kan arbejde selvstændigt og struktureret. Du formår at prioritere og planlægge, hvad der skal løses først, men er klar til at træde til, når en kollega har brug for hurtig hjælp til at løse praktiske spørgsmål eller overlevering af klagesager.

Din nye arbejdsplads
Under Ministeriet for Grøn Trepart arbejder Styrelsen for Grøn Arealomlægning og Vandmiljø på at gennemføre en historisk stor omstilling af det danske landskab, og mange af opgaverne i Landbrugsstøtte & Geodata handler om at gøre Aftale om et Grønt Danmark til virkelighed. Opgaverne spænder bredt fra minister- og departementsbetjening, EU-arbejde, lovarbejde, design af tilskudsordninger, vejledning og kommunikation til kunder og borgere inden for enhedens ansvarsområde.

I Team Direkte Støtte, som du bliver en del af, er vi 10 medarbejdere fordelt på jurister, samfunds- og naturfaglige kandidater. Vi har et engageret arbejdsmiljø med høj faglighed, samtidig med at vi prioriterer trivsel på arbejdspladsen.

Du vil have et tæt dagligt samarbejde med kolleger på tværs af enheden Landbrugsstøtte & Geodata, hvor vi er ca. 65 medarbejdere fordelt på 4 teams. Derudover vil du indgå i diverse netværk på tværs af styrelsen for at understøtte videndeling.

Ansættelsesvilkår
Du bliver ansat efter Fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og OAO (Det Statslige Område) samt tilhørende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK).

Ansættelsesområdet er Ministeriet for Grøn Trepart med tilhørende institutioner, og tjenestestedet er Styrelsen for Grøn Arealomlægning og Vandmiljø, Nyropsgade 30, 1780 København V.

Stillingen, som er på fuld tid, ønskes besat hurtigst muligt, dog senest pr. 1. januar 2025.

Kontakt
Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte teamleder Louise Lundstrøm Nielsen på tlf. 23849015.

Sådan søger du stillingen
Du søger stillingen ved at sende en ansøgning og dit CV online i vores rekrutteringssystem (tryk på ”søg stillingen”) senest mandag den 4. november 2024.

Vi glæder os til at læse din ansøgning.