Koordinerende administrativ medarbejder til Botilbud Bjerggade

Er du struktureret og engageret med flair for koordinering? Har du lyst til at blive en del af et dynamisk team, hvor du får en alsidig rolle med både administrative opgaver og ansvar for koordinering af praktiske opgaver? Du vil samarbejde med håndværkere, serviceleverandører og botilbuddets personale. Hvis det lyder som noget for dig, er det måske netop dig, vi leder efter

Om jobbet
Du bliver en del af Botilbud Bjerggade, der er et døgndækket tilbud under Center for Socialpsykiatri og Rusmiddel (CSR). Botilbuddet har plads til i alt 14 beboere, det er psykisk sårbare beboere der har flere udfordringer i hverdagen.

Arbejdet foregår hovedsageligt i et åbent kontormiljø, hvor samarbejde og dialog med kolleger er en naturlig del af hverdagen. Der er dog mulighed for at trække sig tilbage, når der er behov for fordybelse eller ro til koncentration. Ud over dig er der fire administrative kolleger, der er ansat i andre afdelinger under CSR.

Dine opgaver:

• Forberedelse af ledelsestilsyn i samarbejde med afdelingslederen
• Forberedelse af tilsynsbesøg (Social Tilsyn)
• Arbejde med IBG Informationsstander i forbindelse med opdateringer og vedligeholdelse
• Oprette rettigheder til nye medarbejder i forhold til IT systemer og stoppe ved fratrædelse
• Redigering og opdatering af opslag på Dialognet samt orienteringer
• Håndtering af beboeres betaling af husleje og kost, herunder årlig indhentning af årsopgørelse for beregning af kommende års husleje
• Oprette/ foretage ændringer i debitorsystem i forhold til ovenstående
• Opgaver for afdelingslederen, herunder mødeindkaldelser, referatskrivning og praktisk klargøring til møder
• Planlægning af faste møder, herunder booking af lokaler, udsendelse af mødeindkaldelser og klargøring af mødefaciliteter
• Løsning af diverse forfaldende administrative opgaver
• Fakturagodkendelse
• Velkomstbrev til studerende

Herudover har du også en række koordineringsopgaver: 

• Bestilling af nøgler og varer via kommunens indkøbssystem TrueTrade eller internet
• Koordinering og booking af værksted, biler, busser samt udlån af trailer og bus
• Indkøb og klargøring af forplejning til møder og temadage
• Rekvirering og opfølgning på håndværkere, biler, kopimaskiner og andet udstyr
• Samarbejde med eksterne leverandører, som fx Bjergparken og havemand i kolonihaven

Om dig
Vi forventer, at du fagligt 

• er uddannet inden for kontor, gerne inden for offentlig administration
• har stærke kommunikationsevener, både mundtligt og skriftligt
• har erfaring med administrativt arbejde og koordination
• har gode IT-færdigheder, herunder kendskab til SD MinLøn, Prisme 365, Acadre, Min Portal og M365

Vi forventer, at du personligt

• har en selvstændig tilgang til opgaveløsning
• er venlig og imødekommende og trives med at skabe gode relationer i et arbejdsmiljø præget af samarbejde
• har en god portion humor og værdsætter en uformel tone i hverdagen, hvor det er vigtigt at kunne arbejde professionelt, men samtidig i en afslappet atmosfære
• er struktureret og i stand til at bevare overblikket, selv når der er mange bolde i luften
• er en teamplayer, der er fleksibel og hjælpsom, men som også kan arbejde selvstændigt
• er interesseret i mødet med vore borgere og samarbejde om støtten til disse

Vi tilbyder

• et spændende og alsidigt job med indflydelse på dine egne opgaver
• et dynamisk arbejdsmiljø med engagerede kolleger.
• fleksible arbejdstider og mulighed for personlig udvikling

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn efter gældende overenskomst med HK-kommunal. 
Forventet tiltrædelse den 6. januar 2025 eller efter aftale.

Vi gør opmærksom på, at der indhentes straffeattest, og ansættelsen er betinget afm at den er tilfredsstillende.

Vil du vide mere?
Du kan få yderligere oplysninger om jobbet hos afdelingsleder på Botilbud Bjerggade Kenneth Bill Matthiesen, tlf. nr.  tlf. 7376 8573 eller mail [email protected]

Du er også velkommen til at besøge vores hjemmeside, hvor der blandt andet ligger en lille video over selve botilbuddet Hjemmeside

Lyder dette som noget for dig? Send din ansøgning og CV til os senest 31. oktober 2024.
Vi glæder os til at høre fra dig!

Vi gennemfører samtaler den 11. november 2024.

 

I Aabenraa Kommune har vi løbende brug for nye kolleger, der kan bidrage til kommunens fortsatte udvikling. 

Kommunens mission er, at vi sammen skaber Det Gode Liv.

Er du tilflytter, vil vi gerne, at du falder hurtigt og godt til. Derfor har vi en række tilbud til dig - og dem der eventuelt flytter med.