Koordinerende ansvarlig husassistent til privat husholdning

For velkonsolideret samarbejdspartner søger FUGL LEONHARDT ansvarsbevidst, detaljeorienteret, serviceminded og fleksibel koordinerende husassistent, der trives i en varieret hverdag og formår at balancere praktiske opgaver med organisatorisk overblik.

Stillingsbeskrivelse

Som koordinerede husassistent for familien vil du spille en afgørende rolle i at støtte op omkring praktiske, operationelle og administrative opgaver, såsom lettere rengøring, oprydning, koordinering med eksterne leverandører til huset; f.eks rengøring, vaskeri, renseri, håndværkere, gartnere, indkøb af gaver, booking af koncert/teater billetter, rejser og koordinering med rejsebureau. Der vil være et stort samarbejde på tværs af hele teamet som understøtter familien. Stillingen kræver en yderst organiseret, fleksibel og detaljeorienteret person, som effektivt kan håndtere flere opgaver og prioriteter samtidigt. Som familiens koordinerende husassistent fungerer du som et centralt kontaktpunkt for familien. Du koordinerer begivenheder, håndterer forskellige administrative opgaver samt udfører løbende behov. Vi forventer den højeste grad af fortrolighed og diskretion i alle forhold. For at få succes i rollen er det vigtigt at du trives med at arbejde selvstændigt, da mange af opgaverne udføres når familien ikke er hjemme. Du vil være tilknyttet et større team, som alle arbejder omkring familien for at støtte dem bedst muligt.

Hovedansvarsområder:

• Koordinering og håndtering af diverse ærinder, indkøb, afhentning af rensetøj og husholdningsopgaver
• Assistere med private rejsearrangementer og planlægning af rejser i samarbejde med rejsebureau
• Koordinere leverancer og forsendelser fra og til familiens forskellige bopæle
• Familiens forlængede arm i koordinering af diverse såsom frisør, massage, tandlægebesøg m.m.

Planlægning af arrangementer:

• Assistere med planlægning, organisering og afholdelse af familiebegivenheder, middage og andre sociale sammenkomster – familien holder meget af at være samlet
• Koordinere med cateringfirmaer til de forskellige familieejendomme, ligesom der forventes du kan koordinere med andre relevante partnere som understøtter disse arrangementer/events
• Koordinere op pyntning til de forskellige relevante højtider så som jul

Husstandsadministration:

• Supervisere og foretage lettere rengøring
• Koordinere vedligeholdelse og reparationer af familiens boliger
• Administrere forsendelser/forsyninger til primært københavnerboligen
• Koordinere og fungere som bindeled til serviceudbydere såsom håndværkere og andre leverandører
• Koordinere med familiens bolig i udlandet – kan forekomme rejser til boligen for at sikre den er klar til at modtage familien ved ankomst, dog ikke flere rejsedage end 5-10 årligt. Der er tilknyttet personale til boligen i udlandet

Økonomistyring:

• Håndtere og koordinere betaling af regninger og sikre rettidig behandling af fakturaer som omhandler eget ansvarsområde
• Assistere med grundlæggende udgiftsstyring inden for eget ansvarsområde

Kvalifikationer og erfaring:

• Tidligere erfaring i en lignende rolle, evt. fra privat hjem, ambassade, hotel eller lignende
• Dansk og engelsk i skrift og tale
• Rutineret bruger af MS Office-pakken

Færdigheder og kompetencer:

• Fremragende organisations- og tidsstyringsevner med evne til effektivt at håndtere flere opgaver og prioriteter
• Har erfaring med at arbejde med årshjul
• Stærke kommunikations- og interpersonelle færdigheder med evne til at interagere professionelt med familiemedlemmer og eksterne partnere
• Højt niveau af sans for detaljer og nøjagtighed i alle opgaver
• Evne til at opretholde fortrolighed og håndtere følsomme oplysninger med diskretion
• Proaktiv og selvmotiveret med evne til at arbejde selvstændigt og som en del af et team
• Fleksibilitet og tilpasningsevne til skiftende behov og prioriteter
• Kommunikere kortfattet, præcist og korrekt

Vi tilbyder

Familien tilbyder en spændende og fleksibel rolle som koordinerende husassistent, hvor der bliver sat stor pris på din indsats. Du får variation i de daglige opgaver, ikke to dage er ens. I rollen som koordinerende husassistent for familien vil du arbejde i et kontormiljø såvel som på familiens ejendomme. Du vil være en del af et supportteam omkring familien. Stillingen er en fuldtidsstilling, mandag til fredag med en vis fleksibilitet idet events og andet kan finde sted aften og weekend. Du kan forvente 5 - 10 rejsedage om året, da familien har en bolig i udlandet. God ordnede forhold.

Som person er du praktisk og fleksibel med sans for detaljer og koordinering, som samtidig kan arbejde diskret, ansvarsbevidst og fortroligt. Er det dig så vil vi glæde os til at høre fra dig – stillingen søges gennem linket.

Har du konkrete spørgsmål til stillingen er du velkommen til at kontakte FUGL LEONHARDT Suzette og Connie på 77 33 00 00 eller via [email protected] .