Koordineringsstærk administrativ medarbejder med blik for detaljen

Er du skarp til at fange essensen af faglige drøftelser og omsætte dem til præcise referater? Kan du sikre god mødeplanlægning, håndtere fakturaer og journalpost, og trives du med en bred kontaktflade? Brænder du for at understøtte en travl ledelse? Så kan du blive en vigtig brik i dagligdagen hos os.

En hverdag med mening
I Gældsstyrelsen tilbyder vi et meningsfuldt arbejde, hvor vi sikrer en retfærdig og effektiv gældsinddrivelse, der er med til at styrke fundamentet for det danske velfærdssamfund. Du bliver en del af Fagområde Virksomheder, der har ansvar for inddrivelse hos selskaber og personligt ejede virksomheder.

Vi søger en kollega til fagområdets Styrings- og Proceskontor, hvor vi understøtter den strategiske udvikling af fagområdet og fungerer som sekretariat og ledelsesstøtte for underdirektøren og ledergruppen i daglig drift og strategisk udvikling. Du får en central rolle i at sikre en effektiv dagligdag for ledelsen og for kontoret. Dine opgaver vil spænde bredt og du får en afvekslende hverdag med en bred vifte af samarbejdspartnere både internt i fagområdet, på tværs af organisationen og med eksterne interessenter.

Dine primære arbejdsopgaver vil bl.a. være at:

• Sikre en velfungerende mødestruktur: Planlægning, dagsordener og præcise referater
• Skabe overblik over kontorets aktiviteter og hjælpe ledelsen med koordinering: Journalisere og håndtere vigtig korrespondance
• Være bindeleddet, der får samarbejdet til at glide: Praktisk understøttelse af ledelsen og koordinering på tværs af organisationen
• Sikre, at leverancer og betalinger forløber gnidningsfrit: Varemodtagelse og håndtering af fakturaer til betaling

Vi er et team, der løfter i flok og griner med hinanden. Kontoret består af 16 medarbejdere, der varetager en bred portefølje af opgaver, som ikke nødvendigvis har sammenfald. Men når opgaverne kalder på det, så hjælper vi hinanden og samarbejder på tværs. En kollega i kontoret fortæller:

”Vi er en enhed, hvor kompetencer og erfaring spænder vidt. Jeg oplever, at vi er selvstændige og har høje ambitioner for opgaveløsningen på hvert vores område; men også at vi trods forskellighederne altid har let til grin. Og så er det samtidig tilladt at sige det højt, hvis noget driller.”

God forståelse for administrative processer, struktureret og omstillingsparat
Vi forestiller os, at du har en administrativ uddannelse, fx en kontoruddannelse, professionsbachelor eller anden relevant baggrund. Du har solid erfaring med mødeplanlægning, referatskrivning og kalenderstyring – gerne fra en rolle, hvor du har understøttet en ledergruppe eller en større organisation. Du er vant til at arbejde med fakturahåndtering, journalisering og posthåndtering, og du har et godt blik for detaljer og deadlines. Erfaring med digitale systemer og administrative IT-værktøjer er en fordel.

Du trives i en hverdag, hvor opgaverne kan skifte, og du formår at holde overblikket, selv når der er mange bolde i luften. Med din omstillingsparathed kan du hurtigt tilpasse dig nye situationer og tager fat, der hvor der er behov.

Kort fortalt, søger vi dig, der:

• Er skarp til at formulere dig på skrift og kan lave præcise dagsordener og referater
• Har erfaring med at understøtte ledere i en travl hverdag
• Har styr på planlægning og kan skabe struktur i en kompleks organisation
• Trives med ansvar og arbejder selvstændigt.

Fokus på udvikling og det gode fællesskab
Vi lægger vægt på at understøtte fleksible arbejdsvilkår, og rammerne for arbejdstilrettelæggelsen drøftes mellem leder og medarbejder med udgangspunkt i den samlede opgaveløsning.

Det er vigtigt for Gældsstyrelsen at sikre løbende forventningsafstemning i forhold til opgaver, adfærd og udvikling generelt, hvorfor vi har stort fokus på medarbejdernes performance og trivsel. Du vil opleve løbende opfølgning og sparring via 1:1-samtaler mellem leder og medarbejder ift. at gribe de udviklingsmuligheder, der byder sig. Den løbende sparring via 1:1-samtaler og løbende trivselsmålinger, bruger vi til at sætte fokus på den kultur, vi ønsker at fremme. På den måde hjælper vi hinanden til at blive bedre og til at dyrke arbejdsglæden.

Kontakt og ansættelsesvilkår
Ansøgning med CV og eksamensbevis bedes sendt via linket ”Søg stillingen” senest mandag den 24. marts 2025. Vi forventer at holde samtaler i uge 14-15. Der kan indgå en logisk test og en personanalyse i samtaleforløbet.

Spørgsmål besvares gerne af kontorchef Iben von Hallas på telefon 72 38 64 52. Send end sms, og du vil blive ringet op, når det er muligt.

Forud for ansættelse indhentes reference, straffeattest og restancetjek for så vidt angår restancer til det offentlige.

Du bliver ansat på overenskomstvilkår i henhold til enhver tid gældende overenskomst for akademikere i staten (AC), overenskomst for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) eller overenskomst for fuldmægtige m.fl. (DTS) i Skatteministeriet. Du bliver ansat i Skatteministeriet med tilhørende institutioner.

Arbejdsstedet er Teglgårdsparken 99, 5500 Middelfart.