Ledelsessekretær til Bispesekretariat

Vil du arbejde tæt på ledelsen i en af Danmarks største organisationer for at skabe gode rammer for Folkekirkens ansatte og frivillige? Synes du, at det er spændende at arbejde tæt på den øverste ledelse og gøre deres hverdag lettere, og samtidig arbejde med HR-administrative opgaver?

I sekretariatet for Roskilde Stifts øverste ledelse søger vi en proaktiv ledelsessekretær, der kan være på forkant med planlægningen af dagligdagen, gribe praktiske opgaver og i det hele taget bidrage til at understøtte ledelsesopgaven.

Du får en central placering i Bispesekretariatet, som er en stab i Stiftsadministrationen. Stiftsadministrationen understøtter biskoppen i stiftets mange opgaver herunder generel rådgivning af stiftets 230 menighedsråd og 12 provstier, yder sekretariatsbistand til Stiftsrådet, arbejder med udviklings- og implementeringsopgaver, byggesager vedrørende kirker, præstegårde og sognegårde samt tilsyns- og godkendelsessager vedr. kirker og kirkegårde, herunder sager i relation til planlovgivningen. Du kan læse nærmere om Stiftsadministrationen på www.roskildestift.dk.

Som ledelsessekretær vil du konkret komme til at varetage en lang række administrative funktioner til støtte for biskoppen og stiftskontorchefen.

Du vil indgå i et team og nært samarbejde med Bispesekretariatets øvrige 4 kolleger og understøttet af faglig koordinator Charlotte Malmroes.  

Dine opgaver vil bl.a. omfatte:

• Sekretær for biskoppen og stiftskontorchefen, herunder
• kalenderstyring og
• planlægning af møder og deltagelse i den praktiske afvikling af møder og arrangementer

·        Sekretær for de årlige 12 provstemøder (ledermøder), herunder koordinere og udarbejde dagsordener, indhenter materiale, skrive referater og sikre opfølgning på møderne

·        Telefonbetjening og journalisering, herunder besvarelse af borgerhenvendelser i sagssystem. Vi arbejder i journalsystemet F2.

·        Diverse lettere HR-administrative opgaver vedr. præsters løn- og ansættelsesforhold, herunder lettere økonomiopgaver (kontrol af bevillinger, kørselsgodtgørelser, afregning af udlæg)

• Deltage i Bispesekretariatets opgaver om vedligeholdelse af intranet samt diverse grupperum, herunder publicering af nyheder samt løbende opdatering af stiftets faglige præstenetværk
• Ad hoc koordineringsopgaver, der går på tværs af stiftsadministrationen (især events)

Om dig:
Vi forestiller os, at du har en relevant kontoruddannelse el.lign. og erfaring fra en sekretærstilling i en tilsvarende funktion.   

Vi forventer ikke, at du kan det hele fra første dag. Til gengæld forventer vi, at du er dygtig, struktureret og følger opgaverne til dørs.

·        Du arbejder selvstændigt og struktureret med blik for detaljerne og trives med at arbejde i et dynamisk miljø - i en til tider hektisk hverdag - uden at miste overblikket.

·       Du evner at koordinere og prioritere mangeartede opgaver på samme tid og du har organisatorisk forståelse og forstår at navigere i et fortroligt rum.  

·       Du har gode samarbejdsevner, kommunikerer klart og tydeligt og bidrager til en positiv og imødekommende stemning i sekretariatet

Et godt kendskab til Folkekirkens organisering og opgaver vil være en fordel, men ikke et krav.

Vi tilbyder bl.a.:
Mulighed for at indgå i et arbejdsfællesskab, hvor der er en blanding af både erfarne og nye kolleger, som du kan sparre med. Du bliver en del af et arbejdsfællesskab, der står overfor nyskabelser baseret på vores ny biskops visioner, og hvor du vil have mulighed for at byde ind med dine kompetencer.  Vi har til huse i det smukke og historiske Roskilde Palæ midt i Roskilde.

Ansættelsen vil være omfattet af Fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisation – Det Statslige Område (OAO’s OAO-S-Fællesoverenskomsten) og Organisationsaftalen indgået mellem Finansministeriet og HK/STAT for kontorfunktionærer, laboranter og IT It-medarbejdere (folkekirken) (HK). Aftalerne kan ses på www.folkekirkenspersonale.dk.

Stillingen er på 37 timer/uge.

Yderligere oplysninger vedrørende stillingen kan fås hos faglig koordinator i Bispesekretariatet Charlotte Malmroes fra mandag den 3. februar 2025 på telefon 46 38 19 24/mail [email protected] eller hos stiftskontorchef Jacob Ølgaard-Nicolajsen på tlf. 30600130/mail [email protected]

Ansøgning med CV, vedlagt kopi af eksamensbeviser og eventuelle anbefalinger sendes til [email protected] og skal være Stiftsadministrationen i hænde senest den 12. februar 2025.

1.     Ansættelsessamtale forventes at finde sted i uge 7 og uge 8, og 2. ansættelsessamtale i uge 9.

Der vil blive indhentet referencer.

Tiltrædelse snarest muligt og gerne 1. april 2025.