Ledelsessekretær til Vedbæk Skole

Er du vild med administrative opgaver, er du struktureret og serviceminded? Bliver du glad, når du har hjulpet andre? Er du glad for detaljer og opgaver, der indebærer analyser og komplekse sammenhænge af skoleårets planlægning? Er du samtidig engageret i en fælles opgave med at sikre de bedste læringsbetingelser for børnene på vores skole? Så læs mere her – det er lige dig, vi har brug for i vores administrations- og ledelsesteam på Vedbæk Skole.

Om jobbet: Som ledelsessekretær på Vedbæk Skole indgår du i vores fælles ledelses- og administrationsteam, hvor vi alle er drevet af en fælles kerneopgave – at skabe læring og trivsel for vores elever og en god arbejdsplads for vores dygtige personale. Vi arbejder tæt sammen i hverdagen, og du får selvstændige opgaver, men du står aldrig alene med dem. Du skal derfor også være tæt på de pædagogiske beslutninger, og du bliver en central del af arbejdet med den strategiske ressourceanvendelse samt en central del af den administrative del af skoleårets planlægning – og en tæt og væsentlig sparringspartner for skoleleder og de pædagogiske ledere.

Som ledelsessekretær ser vi gerne, at du kan tage ansvar for hovedparten af de følgende områder:

• Ressourceplanlægning i forhold til skolens økonomigrundlag og skiftende behov
• Administration af Trio, herunder dannelse af opgaveoversigter og opsætning af kommende skoleår
• Personaleadministration herunder løn, overenskomst og arbejdstidsaftaler og ferieafvikling
• Målinger, evalueringer og afrapporteringer til UVM mv.
• Skolens indkøb og leverandøraftaler - herunder IT
• Skemalægning, både grundskema og løbende skemaændringer
• Sekretæropgaver for skoleleder og pædagogiske ledere (herunder evt. også kalenderkoordinering og praktisk planlægning af møder m.m. for skoleleder og pædagogiske afdelingsledere)
• Evt. vikardækning i samarbejde med skolesekretær
• Planlægning og koordinering af forskellige ombygningsopgaver – i tæt samarbejde med teknisk serviceleder og skoleleder

Det er en klar fordel, hvis du allerede har kendskab til f.eks. TRIO, TABULEX skema og gerne Subit vikardækning. Vi forventer også, at du er en dreven Excel-bruger samt erfaren bruger af Office-pakken.

Din profil: Du kan nikke genkendende til en overvejende del af de opgaver og ansvarsområder, der indgår i jobbet. Vi lægger vægt på, at du endvidere også er optaget af skolens kerneopgave og ser kombinationen af dit administrative fokus og det pædagogiske og didaktiske fokus i administrations- og ledelsesteamet som en stor fordel. Du ser det som din kerneopgave at spille dine kollegaer og ledelsesteam bedre ved at støtte op om opgavevaretagelsen af skolens komplekse opgavesæt. Du kan lide at have kontakt til mange mennesker hver dag, og du kan håndtere at skulle arbejde med mange opgaver i et miljø, hvor der dagligt er afbrydelser. Du er med på, at der er dage på kontoret, hvor det også er dig, der kommer til at sætte et plaster på eller ringe en syg elev hjem. Du forstår, at administration af skolen ikke alene handler om Trio, Tabulex og Excel, men også om nysgerrighed, nytænkning, fleksibilitet og forandring af den administrative praksis. Du skal kunne se dig selv i nedenstående:

• Du hviler i sekretærrollen – har selvindsigt og er nysgerrig på andre mennesker
• Du arbejder systematisk og struktureret med overblik og følger opgaver til dørs
• Du er selvstændig og bevarer et klart hoved og et varmt hjerte under pres
• Du er tillidsskabende og anerkendende, og du er med til at skabe et positivt arbejdsmiljø omkring dig
• Du har humor og et positivt livssyn

Om os: På Vedbæk Skole bliver du en del af en fabelagtig skole med et ambitiøst team af dygtige fagprofessionelle i såvel SFO, skole og ledelse. Vedbæk Skole er en skole i udvikling – vi har ca. 60 dygtige og engagerede medarbejdere, der hver dag gør en forskel for skolens ca. 500 skønne elever og deres aktive forældre – som har høje forventninger til skolen. Vi dyrker fællesskabet, som vi vedligeholder i hverdagen og igennem de mange traditioner, vi har på tværs af skolens årgange i løbet af skoleåret. Vi har vandet, skoven og mosen omkring os og Vedbæk Station lige ved døren – der er 20 min. togkørsel fra Østerport Station.

Du bliver desuden en del af Rudersdal Kommunes skolevæsen, hvor vi samarbejder om at skabe landets bedste skoler, og du indgår i et fælles netværk af administrative medarbejdere i kommunen, som du mødes med flere gange årligt. Administrations- og ledelsesteamet på Vedbæk Skole består af en skolesekretær, tre afdelingsledere samt vores skoleleder, som samarbejder tæt, godt og tillidsfuldt. Derudover er vores lærer på PLC også en del af løsningen af de daglige administrative opgaver på kontoret.

Hvis du besidder hovedparten af ovenstående kompetencer og er nysgerrig efter at høre nærmere om stillingen, dine kommende kolleger og skolen, så ring til skoleleder Dorte Juel på 72 68 46 85 eller skriv en mail til [email protected].

Stillingen er som udgangspunkt på 80 %, men det kan vi tale nærmere om.

Stillingen ønskes besat snarest muligt / 1. maj 2025.

Ansøgningsfrist: 25. marts 2025

Samtaler: 27. marts fra kl. 16:15