Naturstyrelsen søger en administrativ medarbejder til visitations- og journalopgaver

I Naturstyrelsens direktionssekretariat søger vi en ny kollega, der er struktureret, kan lide at have mange bolde i luften, og er sikker på hånden, når det gælder journalisering og digitale sagsgange. Er det dig, så ser vi frem til at læse din ansøgning.

Om stillingen
Da vi har mange nye opgaver, søger vi en ny kollega til Naturstyrelsens direktionssekretariat. Som kontorassistent/-fuldmægtig i Direktionssekretariatet vil du primært arbejde med visitering af postkasser, journalisering og støtte af andre medarbejdere i brugen af vores journalsystem Public 360. Derudover vil du varetage opgaver i Naturstyrelsen reception. Det vil sige forskellige administrative og udadrettede opgaver, for eksempel modtagelse af gæster i huset.

Mere specifikt vil dine opgaver blandt andet være følgende:

• Visitering af henvendelser, der modtages i Naturstyrelsens hovedpostkasse.
• Oprettelse af sager i journalsystemet Public 360.
• Varetage dele af Naturstyrelsens kvalitetssikring af journalområdet.
• Vejledning af kolleger i brugen af journalsystemet og oplæring af nye medarbejdere.
• Periodeskift og aflevering til Rigsarkivet .
• Modtagelse af gæster i reception, der har åbent i tidsrummet 9-15.

Du bliver en del af Direktionssekretariatet, der består af seks medarbejdere og en teamleder med personaleledelse. Direktionssekretariatet er en del af Naturstyrelsens Sekretariat, der udover Direktionssekretariatet består af et hhv. et Jura og HR team. Direktionssekretariatet i Naturstyrelsen har ansvaret for at sikre rettidig levering og kvalitetssikring af sager til Ministeriet for Grøn Trepart og Naturstyrelsens direktion. Derudover står vi for at koordinere ledelsesmøder og generel ledelsesunderstøttelse og sikre en god logistik omkring direktionen.
Du vil arbejde tæt sammen med to andre medarbejdere i teamet om opgaverne i relation til styrelsens ESDH-system. Sammen med én anden medarbejder vil du bemande Naturstyrelsens reception og stå for visitering af post. Du vil få en stor berøringsflade til Naturstyrelsens forskellige enheder.

Naturstyrelsen er i september 2024 blevet en del af Ministeriet for Grøn trepart og vi står over for en opbygning af en styrket journalfunktion i styrelsen, som du vil blive en del af. Som vores nye kollega i Direktionssekretariatet får du god mulighed for at udvikle dine kompetencer og arbejde med mange spændende opgaver. I Naturstyrelsen har vi en uformel omgangstone og højt til loftet, og du kan få et stort ansvar for egne ansvarsområder. Kollegialt er der en god stemning, og vi prioriterer et godt arbejdsmiljø med plads til alle.

Vi forventer, at du

• Har en relevant uddannelse for eksempel som administrations-/kontoruddannelse eller administrationsbachelor.
• Er struktureret og grundig i din opgaveløsning og god til at bevare overblikket.
• Har erfaring med journalisering og journalsystemer, herunder gerne kendskab til public 360, evt. på superbrugerniveau.
• Trives med både rutinemæssige og mere udviklingsorienterede opgaver.
• Formulerer dig godt, såvel skriftligt som mundtligt.
• Er serviceminded og har fokus på at understøtte dine kollegaer i Naturstyrelsen.

Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er på 37 timer om ugen. Ansættelse sker i henhold til den til enhver tid gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område samt tilhørende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK).

Ansættelsesområdet er Ministeriet for Grøn Trepart med tilhørende institutioner. Tjenestestedet er Naturstyrelsen, Førstballevej 2, 7183 Randbøl.

Af hensyn til samarbejdet med kolleger, vil der være enkelte arbejdsdage på Naturstyrelsens lokale enheder.

Det forventes, at du har kørekort til personbil. Tjenestebiler stilles til rådighed.

Yderligere oplysninger
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved kontakt til teamleder Katrine Witt på 25 41 97 50.

Du kan læse mere Naturstyrelsen på nst.dk.

Sådan søger du stillingen
Du søger stilling online, ved at sende din ansøgning med CV og eksamensbevis senest den 20. marts 2025.

Rekrutteringsforløb
Samtaler gennemføres den 24. marts 2025.

Tiltrædelse 1. maj eller snarest muligt.