Naturstyrelsen søger barselsvikar til visitations- og journalopgaver

I Naturstyrelsens direktionssekretariat søger vi en barselsvikar, der er struktureret, kan lide at have mange bolde i luften, og er sikker på hånden, når det gælder journalisering, kvalitetssikring og digitale sagsgange? Er det dig, så ser vi frem til at læse din ansøgning.

Om stillingen
Da vores gode kollega går på barsel, søger vi en vikar, der skal køre videre med nogle af hendes opgaver i en 1-årig stilling. Som kontorassistent/-fuldmægtig i Direktionssekretariat skal du primært arbejde med visitering af postkasser og journalisering. Du vil endvidere få en rolle i at styrke vores journalområde, herunder sikre smidige og grundige processer omkring vores kvalitetssikring.

Du vil også sammen med kolleger, varetage opgaver i Naturstyrelsens reception. Det vil sige forskellige administrative og udadrettede opgaver, for eksempel modtagelse af gæster i huset.
Du kan forvente, at visitation og journalopgaver vil fylde cirka 2/3 del af dit arbejde.

Mere specifikt vil dine opgaver blandt andet være følgende:

• Oprettelse af sager i journalsystemet Public 360.
• Visitering af henvendelser, der modtages i Naturstyrelsens hovedpostkasse.
• Varetage dele af Naturstyrelsens kvalitetssikring af journalområdet.
• Vejledning af kolleger i brugen af journalsystemet og oplæring af nye medarbejdere.
• Periodisering og aflevering til Rigsarkivet.
• Modtagelse af gæster og besvarelse af henvendelser på telefonen.

Du bliver en del af Direktionssekretariatet, der består af fem medarbejdere og en teamleder med personaleledelse. Direktionssekretariatet i Naturstyrelsen har ansvaret for at sikre rettidig levering og kvalitetssikring af sager til Ministeriet for Grøn Trepart og Naturstyrelsens direktion. Derudover står vi for at koordinere ledelsesmøder og generel ledelsesunderstøttelse og sikre en god logistik omkring direktionen. Direktionssekretariatet er præget af et stærkt samarbejde både internt i teamet og på tværs af organisationen. Du vil få en stor berøringsflade til Naturstyrelsens forskellige enheder.

Naturstyrelsen er i september 2024 blevet en del af Ministeriet for Grøn trepart, og vi står over for en opbygning af en styrket journalfunktion i styrelsen, som du vil blive en del af. Som vores nye kollega i Direktionssekretariatet får du god mulighed for at udvikle dine kompetencer og arbejde med mange spændende opgaver. I Naturstyrelsen har vi en uformel omgangstone og højt til loftet, og du kan få et stort ansvar for egne ansvarsområder. Kollegialt er der en god stemning, og vi prioriterer et godt arbejdsmiljø med plads til alle.

Vi forventer, at du:

• Har en relevant uddannelse for eksempel som administrations-/kontoruddannelse eller administrationsbachelor.
• Er struktureret og grundig i din opgaveløsning.
• Har erfaring med journalisering og journalsystemer, herunder gerne kendskab til public 360, gerne på superbrugerniveau.
• Trives med både rutinemæssige og mere udviklingsorienterede opgaver.
• Formulerer dig godt, såvel skriftligt som mundtligt.
• Er serviceminded og har fokus på at understøtte dine kollegaer i Naturstyrelsen.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til den til enhver tid gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område samt tilhørende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK).

Der er tale om et 1-årigt barselsvikariat.

Ansættelsesområdet er Ministeriet for Grøn Trepart med tilhørende institutioner. Tjenestestedet er Naturstyrelsen, Førstballevej 2, 7183 Randbøl.

Af hensyn til samarbejdet med kolleger, vil der være enkelte arbejdsdage på Naturstyrelsens lokale enheder.

Det forventes, at du har kørekort til personbil. Tjenestebiler stilles til rådighed.

Yderligere oplysninger
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved kontakt til teamleder Katrine Witt på tlf. 25 41 97 50.

Du kan læse mere Naturstyrelsen på nst.dk.

Sådan søger du stillingen
Du søger stillingen online ved at sende din ansøgning, CV, uddannelsesbevis m.m. senest den
25. november 2024.

Rekrutteringsforløb
Samtaler gennemføres den 26. og 27. november 2024.