PA/Direktionssekretær

Brænder du for at arbejde tæt på den øverste ledelse, og har du et veludviklet struktur-gen, en naturlig organisatorisk sans, og kan du navigere på forskellige niveauer i organisationen, samtidig med at du understøtter vores direktion? Så har vi det rette job til dig.

Vi arbejder i et dynamisk miljø, hvor dagen hurtigt kan ændre sig. Du kommer derfor til at arbejde med en bred vifte af daglige opgaver og får en spændende og alsidig arbejdsdag. Det er vigtigt at holde fokus på målet i tider med spidsbelastning og i andre perioder at tage tiden til at udvikle processer, så du er med til at sikre,  at vi kommer godt i mål med opgaverne.

Vi søger en PA/Direktionssekretær, der, med en professionel og systematisk tilgang, er mester i struktur, korrektur og som kan holde overblik og møde skarpe deadlines.
Du vil være PA/Direktionssekretær for hele direktionen, som består af 3 personer og refererer til Økonomidirektør Birgitte Husballe.
 

Ansvarsområder og opgaver

• Samle og kvalitetssikre materiale til bestyrelsen og udarbejde referat
• Planlægning og koordinering af diverse møder og mindre events (rundvisning, receptioner mv.)
• Koordinering og bookning af direktionens kalendere
• Udarbejde oplæg for direktionen, og kvalitetssikre eksisterede oplæg
• Journalisering
• Deltage i møder med industrielle samarbejdspartnere
   

Faglige kvalifikationer

• Du er selvkørende og har en solid erfaring i at være løsningsorienteret i dit arbejde, og du er proaktiv i arbejdet med direktionen
• Du har en relevant administrativ uddannelse og har dokumenteret erfaring fra en tilsvarende stilling
• Organisatoriske evner: Til at planlægge og koordinere opgaver effektivt, holde styr på kalendere, møder og deadlines
• Kommunikationsevner: Stærke skriftlige og mundtlige kommunikationsevner, på dansk og engelsk, for at kunne udarbejde dokumenter, e-mails og præsentationer samt kommunikere klart med forskellige interessenter
• Fleksibilitet og tilpasningsevne: Til at håndtere flere opgaver samtidig og tilpasse sig hurtigt skiftende prioriteter og uforudsete opgaver
• Diskretion og fortrolighed: En selvfølgelighed i at håndtere følsomme oplysninger med høj grad af diskretion og fortrolighed, samtidig med at deltage åbent i samspil med kollegaer og samarbejdspartnere
• Detaljeorientering: Til at være præcis og grundig i arbejdet, især når det kommer til at udarbejde og kvalitetssikre dokumenter
• Teknisk kunnen: Beherskelse af MS Office og andre relevante softwareprogrammer, samt en generel teknisk forståelse for at kunne arbejde med forskellige digitale værktøjer og systemer, herunder også mestrer PowerPoint
   

Personlige kvalifikationer

• Selvstændighed i at drive arbejdet/opgaverne og kunne tage relevante initiativer på egen hånd
• Løsningsorienteret i at tænke fremad og er på forkant med det, der kan planlægges
• Ansvarsbevidst og aktivt kan tage styringen på de opgaver, som du involveres i – også i samarbejde med direktionen
• Serviceminded med en positiv og hjælpsom attitude, der sikrer, at direktionen og andre interessenter får den nødvendige støtte og service
• Imødekommende og ønsker at bidrage til det sociale fællesskab
   

Vi interesserer os for, hvem du er som person. I sidste ende er det, hvordan du arbejder og din tilgang til opgaverne og virksomheden, der påvirker de resultater, vi opnår som virksomhed.

Arbejdssted

• Kalundborg
  Dette er en stilling, der kræver, at du er fysisk til stede langt det meste af din arbejdstid.

Hvis du måtte have nogle spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte Afdelingsleder for HR, Susie Lerche på telefon: 20 51 41 22.

Vi afholder 2 runder jobsamtaler, hvor 1. runde jobsamtale afholdes torsdag d. 3. april 2025.