Personal Assistent (PA) til IT-direktøren for Cyberdivisionen (vikariat)

Kan du se dig selv i et vikariat, som en tæt og fortrolig samarbejdspartner til direktøren for Cyberdivisionen? Så er det dig, vi søger!
Som Personlig Assistent til IT-direktøren for Cyberdivisionen, får du en central rolle i hjertet af en af Danmarks største offentlige IT-organisationer. Så hvis du evner at levere effektiv, grundig og serviceminded betjening af direktøren, så har du nu chancen for at bevise dit værd til gavn for Kongeriet Danmark!

Vores kollega går på barsel og vi søger derfor en PA, som vil indgå i vores koordinationsafdeling, som har ansvaret for organisationens ledelsesstøtte, forvaltning, HR, kommunikation, økonomi, logistik og facility management. I stillingen vil du indgå som en central del af direktionsbetjeningsteamet i Direktionsstøttesektionen, der har til opgave at yde den nære betjening af direktøren, vicedirektøren og vores centerchefer. Derudover står teamet for at forberede og facilitere direktionsmøder, chefgruppemøder og ”ølkassemøder” i organisationen. Teamet fungerer i dagligdagen som en typisk indgangsvinkel for spørgsmål fra chefer og medarbejdere, hvorfor det at være serviceminded er en vigtig del af arbejdet.
Cyberdivisionen er en del af Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI). Vi har til opgave at levere IT-drift og -udvikling på hele Forsvarsministeriets område og fungerer som Forsvarets samlede IT-organisation. Vi består pt. af cirka 600 medarbejdere, der sikrer det digitale fundament og cyberforsvar for ministerområdets mere end 20.000 ansatte såvel nationalt som internationalt.

Hos os er det gode arbejdsmiljø og Work Life-balance i fokus, og du vil få mulighed for løbende at dygtiggøre, specialisere og videreuddanne dig. Vi skal kunne understøtte Forsvaret i både fred, krise og krig, og du vil få mulighed for at deltage i spændende opgaver og situationer, du ikke ser andre steder.

dagligdagen fungere som direktørens højre hånd og har ansvaret for at holde styr på de daglige aktiviteter og dermed sikre, at direktørens tid udnyttes bedst muligt. En central del af stillingen handler om at håndtere sager og opgaver, der har relevans for direktøren og dennes virke. Det betyder, at sager, der skal til direktøren, typisk går igennem dig, inden de bliver forelagt direktøren.

Din hovedopgave er at gøre direktørens hverdag så gnidningsfri som muligt. Dette indebærer både håndtering af praktiske elementer i form af kalenderstyring, besøgsanmeldelser og mødefacilitering, men i høj grad også tungere sagsbehandlingsopgaver, såsom kvalitetssikring, sagshåndtering, opsætning af godkendelsesprocesser og direkte sparring med og forberedelse af direktøren.

I stillingen kommer du til at arbejde tæt sammen med chefer og medarbejdere bredt i organisationen. Derudover vil du typisk have til opgave at koordinere sager o. lign. med forkontoret til chefen for FMI, Forsvarsministeriets departement og øvrige styrelser og myndigheder inden for ministerområdet.

Du agerer ofte bindeled mellem direktøren og de øvrige chefer i organisationen. Opgaver, som stillingen indeholder, er bl.a.:
- Processtyring og kvalitetssikring af sager og forelæggelser, der skal til direktøren
- Koordination og kalenderstyring af møder, besøg, rejser mv., herunder bookning af mødelokaler
- Indhentning og udarbejdelse af relevante materialer, som direktøren skal bruge på møder
- Forberedelse af direktøren i form af opdateringer på aktuelle sager, møder mv.
- Koordinering af opgaver og sager, der har direktørens fokus, på tværs af organisationen og med eksterne aktører.
- Ad hoc opgaver.

I dit daglige arbejde vil du have et tæt og fortroligt samarbejde med dine kollegaer. Dette samarbejde sker som led i den daglige håndtering af processer, forelæggelser, mødematerialer og møder. I teamet kan der sparres om alt, og der sættes stor pris på et godt kollegialt samarbejde, hvor humor er en stor del af hverdagen.

Du har en relevant videregående civil uddannelse.
Hvis du skal lykkes i rollen, er det vigtigt, at du trives i en omskiftelig, dynamisk og ofte travl hverdag, hvor omstillingsparathed er en integreret del af arbejdet og hvor pragmatisme og kreativitet til tider er en nødvendighed for at få enderne til at mødes.
Derudover skal du evne at kunne bevare overblikket i et bredt opgavespektrum i en til tider travl hverdag med stramme terminer. Du er endvidere god til at koordinere, samt være forudseende og sikre planlægning i god tid. Det betyder, at du besidder en veludviklet situationsfornemmelse og dømmekraft.

I jobbet vil du desuden have en stor intern og ekstern berøringsflade, hvorfor du evner at kunne opbygge sociale relationer og sikre effektiv eksekvering når nødvendigt.
Det er vigtigt, at du er en dygtig analytiker, som er i stand til at håndtere komplekse sager og uddrage relevante konklusioner, så du bedst muligt kan klæde direktøren på. Dette evner du både at gøre via korte og præcise oplæg eller gennem mundtlig overlevering.

Dine skriftlige evner er gode og du evner at trække essensen ud af materiale, så det kan formidles kort og præcist, hvilket muliggør at topchefer kan træffe beslutninger på et oplyst og forståeligt grundlag.

Du har en god og intuitiv IT-forståelse, således at du forholdsvis hurtigt formår at benytte og navigere i nye computerprogrammer, eftersom at en del af arbejdet kræver evner inden for elektronisk sags- og dokumenthåndtering (gerne erfaring med KMD/WorkZone) samt SharePoint. Desuden har du et indgående kendskab til Officepakken.

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fæl-lesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten) eller anden relevant overenskomst.

Alt efter dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Hertil kommer en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Dit daglige tjenestested er i Hvidovre.

KONTAKT OG ANSØGNING
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte Sektionschef Bettina Zabell Nilsson på telefon 4072 1493.
Har du spørgsmål til løn og ansættelsesvilkår, er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent, Mette Karoline Kunz, på telefon: 3266 5023.

Ansøgningsfristen er den 10. november 2024. Vi forventer at afholde samtaler løbende.

Stillingen ønskes besat pr. 1. januar 2025 eller snarest muligt derefter.

For at komme i betragtning til stillingen, skal vi bede dig fremsende din ansøgning med tilhørende bilag elektronisk via linket ”søg den ledige stilling”. Vedhæft din ansøgning, CV, uddannelsesbeviser mv.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at forskellighed styrker opgaveløsningen gennem diversitet og nytænkning. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund og alder til at søge stillingen.

OM CYBERDIVISIONEN
Vi er en af Danmarks største offentlige leverandører af digitale systemer og services. Vi har mere end 500 højt specialiserede medarbejdere, der arbejder inden for en lang række områder, som fx infrastruktur, it-arkitektur, netværk og it-systemer. Det kræver alt fra it-supportere og projektledere til sociologer og ingeniører. Opgaverne spænder vidt og vi under-støtter alt det it, der følger med Forsvarets mange funktioner og enorme mængde materiel, hvad enten det er netværk, telefoner eller it i kampvogne eller i kampfly, på skibe eller på land.

Til at understøtte Forsvarets opgaveløsning driver, vedligeholder og udvikler vi en it-infrastruktur af meget høj kvalitet og kompleksitet, der sikrer effektive og moderne tjenester baseret på efterprøvede teknologier.

Vores mission at levere optimal forretningsværdi gennem it ved at arbejde hurtigt, forbindende, kundecentrisk og vidensdrevet. Derved sikrer vi, at det samlede forsvar og beredskab kan føre kampen for det, der er værd at kæmpe for.

Læs mere om Forsvaret som arbejdsplads på www.forsvaret.dk