Om stillingen Du koordinerer strategiske sammenhænge mellem aktiviteter og møder, hvorfor du skal have stor erfaring med udarbejdelse mødebrief og lignende, og samtidig få hverdagen til at hænge sammen i praksis for både Lillian Rasch Madsen og Ole Kristian Bottheim (vicedirektørerne).
Som PA skal du ydermere have tilstrækkelig gennemslagskraft i organisationen til at indhente så relevante informationer som muligt til understøttelse af vicedirektørerne daglige virke mest effektivt - både som ledere af deres respektive afdelinger og i rollen som medlemmer af CEJs direktion.
I rollen som PA vil du bl.a. komme til at arbejde med diverse projekter og aktiviteter samt udvikling og implementering af strategi i samarbejde med direktionen, nøglemedarbejdere og dine stabskolleger.
Dine daglige opgaver vil f.eks. være:
- At sikre bedst mulig service i forbindelse med vicedirektørernes daglige planlægning, mødebookinger samt afvikling af møder, herunder styring af deres respektive kalendere
- At samle op og følge op på deadlines
- At understøtte med løsning af ad-hoc opgaver samt øvrige administrative opgaver og rapportering
- At udarbejde talepapirer samt præsentationer i PowerPoint til begge vicedirektørernes fagområder
- At håndtere og administrere diverse bestillinger, rejse- og konferencebookinger o. lign.
At assistere vicedirektørernes og CEJ med SoMe opslag - bl.a. på LinkedIn - for dermed at sikre større synlighed om dem og deres vigtige roller
I dagligdagen vil dine opgaver være vendt mod Ole Kristian Bottheim, vicedirektør for ”Større byggerier”, og Lillian Rasch Madsen, vicedirektør for ”Byg og Renovering” & ”Drift og Teknik” - begge er en del af Center for Ejendommes (CEJ) direktion. Organisatorisk vil du være en del af enheden Stab og Strategi og referere til enhedens chef, Christoffer Godt-Hansen.
Du får i CEJ ca. 800 kollegaer, som alle arbejder med regionens eksisterende ejendomme/lokationer eller på de igangværende byggerier i regionen. På kontoret i Herlev er der ca. 60 funktionærer. I Stab og Strategi er der 12 medarbejdere med ansvar for ledelsesbetjening, politiske sager, kommunikation, organisationsudvikling, IT-porteføljestyring og intern service.
Faglige kvalifikationer - Du har minimum 10 års erfaring fra en lignende stilling indenfor administration, kontor eller sekretariat
- Det er en fordel, hvis du har erfaring fra bygge- og/eller ejendomsbranchen, men det er ikke et krav
- Da rollen som PA er nyetableret, skal du brænde for at være med til at skabe funktionen, hvilket indebærer en proaktiv og positiv tilgang
- Du skal have lyst til at udvikle og forme rollen i samarbejde med Lillian Rasch Madsen og Ole Kristian Bottheim.
Personlige kvalifikationer - Du har humor og fokus på, at det skal være sjovt at gå på arbejde
- Du trives i et travlt miljø, hvor dagene sjældent er ens og går som planlagt. Sådanne udfordringer tager du positivt imod; de er med til at skabe arbejdsglæde og motiverer dig
- Du arbejder selvstændigt og er den empatiske problemknuser
- Du er detaljeorienteret, struktureret og formår at prioritere opgaver, så du når dine deadlines og følger både større og mindre opgaver helt til dørs
- Du identificerer og handler proaktivt på de detaljer, som får CEJ i mål
- Du tilegner dig selv viden ved proaktivt at kommunikere og stille spørgsmål
- Du er serviceminded, imødekommende og udadvendt og får energi af at arbejde på tværs af afdelinger.
Du bliver en del af CEJ’s stabsenhed, ”Stab og Strategi”, hvor også den øvrige sekretariatsbetjening af direktionen finder sted, og hvor du blandt andet vil blive kollega med direktørens assistent. Enheden har en åben og inddragende kultur, hvor der lægges vægt på arbejdsglæde og trivsel, og hvor godt humør er en vigtig del af hverdagen. Omgangstonen er anerkendende og involverende, og sparring er en vigtig del af at bakke op om dig og dine opgaver. Der er et godt fællesskab, både i enheden og på tværs af organisationen.
CEJ har desuden mange sociale arrangementer. I det daglige tilbydes muligheder for fleksibel planlægning, herunder hjemmearbejde, når opgaverne tillader det, kantine- og frugtordning samt fri parkering.
Vi tilbyder Du får muligheden for at arbejde med en af Danmark største ejendomsporteføljer og de største byggeprojekter i København lige nu. Du bliver en del af en meget kompetent organisation, hvor du kommer til at arbejde på bygherresiden.
Er der faglige kompetencer, som du har behov for til dit virke, ser vi positivt på, at du tilegner dig dem, da vi ønsker, at du er opdateret og klædt godt på til jobbet.
Løn- og ansættelsesvilkår Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst med mulighed for tillæg efter dine kvalifikationer.
Du kommer primært til at holde til på Stationsalléen 42, 2730 Herlev lige ved Herlev Station.
Yderligere oplysninger Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Bo Asplund på e-mail:
bo@asplundsearch.dk Ansøgningsprocedure Send din ansøgning, CV, uddannelsesbevis og relevante dokumenter senest den 15. februar.
Vi afholder løbende samtaler, så vent ikke med at søge stillingen.
Vi ser frem til at modtage din ansøgning og byde dig velkommen til vores team!
Mere om Center for Ejendomme Vores opgave er at skabe, drive og optimere hospitalernes fysiske rammer, så patienter, pårørende og medarbejdere føler sig trygge og godt modtaget og behandlet. Vi ønsker at være hospitalernes foretrukne samarbejdspartner. I samhørighed forener vi nogle af de bedste kompetencer inden for effektiv og nytænkende bygningsdrift, stærke FM-løsninger og fremsynede svar på logistik, transport og fremme af den grønne omstilling.
Center for Ejendomme er et koncerncenter i Region Hovedstaden, som varetager regionens ejendomsportefølje på ca. to mio. kvadratmeter med alt fra fredede ejendomme til nybyggeri. I Center for Ejendomme er der ca. 800 medarbejdere, der i et stærkt fagligt miljø, sammen skaber, driver og optimerer de fysiske rammer for Region Hovedstadens hospitaler, virksomheder og psykiatriske centre, samt står for alle relaterede ejendomsservices, hvor der sikres optimale rammer for regionens ca. 40.000 ansatte og for patienterne, der skal føle sig ”Ventet og Velkommen” overalt hvor de kommer på regionens matrikler.
Se film om CEJ
her