Proaktiv sekretær til DTU Bioengineering

Vi søger en dygtig og engageret sekretær til en dynamisk hverdag i administrationen på DTU Bioengineering – Institut for Bioteknologi og Biomedicin ved Danmarks Tekniske Universitet.

Alsidige opgaver i instituttets reception
Som sekretær er din vigtigste opgave at levere en proaktiv og struktureret sekretærbistand af høj kvalitet til instituttets forskere, administrative kolleger og eksterne samarbejdspartnere. Du vil betjene instituttets reception, hvor du i tæt samarbejde med en kollega vil være vores imødekommende ansigt udadtil. Receptionen sikrer en god modtagelse af vores medarbejdere og gæster og håndterer en mængde daglige henvendelser og forespørgsler om stort og småt. 

Du har et stort overblik og er god til at prioritere, koordinere, sætte i system og være på forkant. Du har orden i dine ting og er god til selv at opsøge opgaverne i dialog med kolleger, leder og forskere på instituttet. Du er fleksibel, når der dukker ad hoc-opgaver op, som kræver en hurtig løsning. 

Med en bred kontaktflade til danske og internationale kolleger og samarbejdspartnere er du venlig, imødekommende og serviceminded af natur, men har samtidig gennemslagskraft og kan prioritere dine opgaver effektivt. Du kan lide at arbejde selvstændigt, men er også en holdspiller og lægger stor vægt på at være en god professionel kollega, som også deler din viden og erfaring til fordel for instituttet.

Udover at betjene instituttets reception fra 9-15 hver dag, vil dine arbejdsopgaver bl.a. også omfatte:

• Sekretæropgaver for institutdirektør, sektionsledere, administrationschef og undervisningschef i samarbejde med kollega. Herunder mødebookning, lokalebookning, koordinering og kommunikation med interne og eksterne interessenter
• Medvirke til at arrangere workshops, symposier, seminarer og andre større arrangementer, herunder bistå med koordinering for interne og eksterne deltagere
• Planlægning af PhD forsvar og professortiltrædelsesforelæsninger
• Rejsebestillinger og håndtering af fakturaer og kreditkortafregninger
• Indsamling af materiale til præsentationer og opsætning i PowerPoint
• Opdatering af intranet og hjemmeside
• Nøgleadministration og systemoprettelser
• Forsendelse af pakker
• Superbruger for en række administrative IT-systemer
• Opdækning og afrydning efter møder
• En lang række høj- og lavpraktiske administrative opgaver for forskere og studerende
• Ad hoc-opgaver i administrationen, herunder hjælp til kolleger ved ferie og i spidsbelastningsperiode

Erfaring fra lignende stilling og gode samarbejdsevner
Vi ser helst, at du har en kontoruddannelse, og meget gerne erfaring fra en lignende stilling i universitetsverdenen. Hvis du allerede har solidt kendskab til DTU’s administrative systemer, vil det være en stor fordel. 

Du er stærk på administrative processer, og du er vant til at servicere en lang række interessenter og have ansvar for en stor opgaveportefølje uden at miste overblikket. Det er vigtigt, at du trives godt i en hverdag med mange små afbrydelser, da du vil få din faste plads i instituttets reception, hvor mange forskere og gæster dagligt kigger forbi og beder om hjælp med stort og småt, samtidig med at du skal løse en række administrative og tilbagevendende opgaver.

Du er god til at kommunikere på både dansk og engelsk i skrift og tale, da instituttet har en stor andel af internationale medarbejdere. Du kan lide at arbejde med IT-værktøjer og er rutineret bruger af Office pakken. Det er en stor fordel, hvis du har kendskab til administrative IT-systemer.

Du er en hjælpsom og imødekommende kollega, der trives med at levere service på højt niveau og bevarer det gode humør – også i en travl hverdag. Du har en positiv indstilling til forandringer og nye udfordringer, og du tager selvstændigt og proaktivt ansvar og ejerskab for de administrative opgaver og skaber resultater af høj kvalitet til tiden. Som sekretær på DTU Bioengineering er det afgørende, at du møder alle kolleger og besøgende på instituttet med et smil og stort overskud til at hjælpe og finde gode løsninger. Du håndterer dine opgaver professionelt og troværdigt, og du forstår at håndtere de fortrolighedsforhold, der indgår i stillingen.

I administrationen stræber vi efter at udvikle smidige processer og effektive løsninger, så vi kan gøre hverdagen lidt lettere for instituttets øvrige medarbejdere. Dine meninger og erfaringer vil derfor blive værdsat.

Hvad tilbyder vi dig
Vi kan tilbyde et spændende job med en bred kontaktflade, gode kolleger og en god omgangstone. Du kommer til at arbejde i et spændende og dynamisk internationalt forsknings- og uddannelsesmiljø med gode muligheder for både faglig og personlig udvikling.

Instituttet lægger stor vægt på, at alle medarbejdere bidrager til et godt arbejdsmiljø, hvor vi arbejder ud fra fælles værdier om åbenhed, engagement, samarbejde, troværdighed, samt gensidig respekt og anerkendelse.

Administrationen består af knap 30 medarbejdere, hvis vigtigste opgave er at servicere instituttets ledelse og øvrige medarbejdere i tæt samarbejde med DTU’s centrale administration. Du vil indgå i et team bestående af fem sekretærer og tre studentermedhjælpere, der supporterer instituttets forskere og øvrige medarbejdere.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat).

Dit daglige arbejdssted vil være DTU Lyngby Campus. Arbejdstiden er 37 timer om ugen. Vi har 6 ugers ferie samt betalt frokostpause.

Ansøgning og kontakt
Vi ser frem til at modtage din online ansøgning senest fredag den 20. december 2024. Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. 

Vi forventer at holde samtaler i uge 2 og med ansættelse pr. 1. februar 2025 eller snarest muligt.

Du er velkommen til at kontakte Sekretariatsleder Julie Oxenvad, [email protected] , og høre mere om stillingen. Du kan læse mere om instituttet på www.bioengineering.dtu.dk.

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

Om DTU Bioengineering
Institut for Bioteknologi og Biomedicin (DTU Bioengineering) er internationalt førende inden for bioteknologi og biomedicin. Vores ingeniørmæssige tilgang til alle aspekter af bioteknologi og biomedicin positionerer os som en værdifuld aktør med unikke kompetencer i den voksende biobaserede økonomi i en tid, hvor sundhedssektoren transformeres i retning mod personlig medicin. Vi har et klart fokus på behovene i life-science industrien og orienterer os mod innovation, nye virksomheder og videnskabelige services til samfundets bedste. Instituttets forskning bidrager til at løse væsentlige samfundsmæssige udfordringer. Instituttet har omfattende samarbejde med nationale og internationale forskningsenheder og industri. DTU Bioengineering har ca. 400 ansatte, hvoraf 2/3 er videnskabeligt personale.

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.