Receptionist til DTU’s hovedreception - DTU Campus Service

• Kan og vil du være den første stemme og ansigt på et af Europas førende tekniske universiteter? 
• Brænder du for at yde nytænkende og engageret service til DTU’s gæster, samarbejdspartnere og kollegaer? 

Så er det dig, vi mangler i DTU Campus Service til sammen med dine kolleger i receptionen at levere en serviceorienteret opgavevaretagelse for gæster, samarbejdspartnere og kolleger på DTU. 

Som receptionist i DTU Campus Service vil du komme til at arbejde i et spændende internationalt universitetsmiljø med mange grænseflader og arbejdsopgaver indenfor kundeservice og administration. 

DTU Campus Servicecenter
En del af Servicecenterets opgaver er varetagelse af den centrale reception og telefonomstilling på hele DTU’s vegne samt drift af de tilhørende møde- og undervisningsfaciliteter. Servicecenteret har en koordinerende rolle ved større arrangementer og vi er med til at sikre arrangementer og møder gennemføres til de aftaleforventninger. 

I receptionen varetages endvidere en række praktiske og administrative opgaver, som en del af Servicecenterets øvrige ansvarsområder. 

Du bliver en del af et team på 4 receptionister, som løser alle opgaver i fællesskab med rotation imellem de forskellige opgaver. 

Receptionens opgaver er blandt andet:
Den primære opgave er kundebetjening på dansk og engelsk (telefoner/omstilling, mail og personlige henvendelser). Telefonerne fylder i perioder meget, imens det i andre perioder i højere grad er henvendelser og service til vores gæster i huset eller mødecentrene, som fylder. 

Receptionen er det sted gæster til huset henvender sig og vi håndterer henvendelser og supporterer gæsterne i vores mødefaciliteter.

Derudover er der følgende opgaver: 

• Service til gæster i DTU’s mødecentre
• Booking af lokaler
• Bestilling af varer
• Kalenderstyring
• Bestilling af taxi
• Planlægning og koordinering af interne møder 
• Mindre administrative opgaver
• Pakkemodtagelse og adgangskort håndtering

Din faglighed:
Du kunne komme fra en stilling indenfor hotel- og konferencebranchen og er gerne uddannet receptionist eller har erfaring fra et større sted. 

Derudover:

• Du er god til at formulere dig på skrift og i tale, både på dansk og engelsk.
• Du har erfaring med opgave og kalenderkoordination. 
• Du har måske erfaring med koordination af møder og konferencer. 
• Du har erfaring med administrative opgaver. 
• Er stærk i IT, Excel/Word

Personligt:

• Er du smilende, imødekommende og meget serviceminded med evne til at læse mennesker. 
• Udviser du ro og overblik. 
• Finder du løsninger og muligheder og er ikke bange for at komme med ideer. 
• Er du stabil og fleksibel. 
• Har du let ved at sætte dig ind i nye opgaver. 
• Du arbejder periodevis godt under pres med overskud og overblik. 

Hvad tilbyder vi dig?
Vi tilbyder en arbejdsplads i udvikling med gode kollegaer. Det må gerne være sjovt at gå på arbejde, samtidig med at vi leverer god service. Receptionen har faste åbningstider, men vi forsøger at være fleksible ift. arbejdstid i det omfang det er muligt. 

God fast løn og pensionsordning. 

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat) eller anden relevant overenskomst. 

Stillingen er på 37 timer om ugen inkl. frokost og ønskes besat pr. 1. januar 2025.

Arbejdsstedet er DTU Lyngby Campus. 

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 31. oktober 2024 . Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV. 

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte receptionist Louise Nielsen-Englyst på +45 2077 5119 eller mail [email protected]  eller sektionsleder Doris Mølholm Sørensen på +45 2680 0084 eller mail [email protected] .

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.