Receptionist til Rektorsekretariatet

Vil du være med til at sikre god understøttelse og servicering af den øverste ledelse på SDU?  Er du selvstændig, hjælpsom og udadvendt, og er du god til at have det samlede overblik samtidig med, at du har blik for detaljerne? Så er du måske den receptionist, som vi søger i Rektorsekretariatet på SDU.

Vi søger en erfaren, fleksibel og struktureret receptionist, som kan være med til at sikre, at dagligdagen i Rektorsekretariatet fungerer, og at den øverste ledelse (rektoratet) understøttes på bedste vis. Du skal have et udpræget servicegen, og din vigtigste opgave vil være servicering af ledelsens møder ift. bestilling af mødeforplejning, opdækning og afrydning. Du vil samtidig være den første, som eksterne gæster møder, når de kommer til SDU, hvorfor du også skal være udadvendt og indstillet på at hjælpe med, hvad der måtte opstå. 

Dine opgaver

Du skal have lyst til at indgå i et sekretariat og i en sekretærgruppe, som har deres egne opgaver, men som samtidig har fokus på, at I skal hjælpe hinanden i opgaveløsningen og understøttelsen af rektoratet.

Dine primære opgaver vil være: 

• Byde gæster velkomne og sørge for, at de kommer til rette mødelokale
• Lave kaffe/te samt opdækning/afrydning ved møder i Rektorsekretariatet 
• Have overblik over ugens møder i rektoratets kalendere 
• Bestilling af forplejning samt evt. af udstyr/opsætning ved møder andre steder på SDU   
• Håndtering af information ift. kantinefakturaer
• Holde styr på køkkenet i Rektorsekretariatet
• Bestilling af kontorartikler, IT-udstyr, bøger, gaver m.v. for alle medarbejdere i Rektorsekretariatet
• Posthåndtering af fysisk post samt udvalgte fælles mailbokse
• Håndtering af kalenderinvitationer og bookning af lokaler ifm. møder
• Opgaver ved til-/fratrædelser
• Ad hoc-opgaver 

Vi forventer

Du skal gerne have erfaring som receptionist eller fra andre lignende servicefunktioner, og du skal sætte en ære i at levere service af høj kvalitet, da dette vil være din hovedopgave.

Du skal kunne arbejde selvstændigt, have overblik og være grundig og systematisk, da der ofte er mange bolde i luften. Der er behov for, at du er indstillet på at yde en ekstra indsats i travle perioder og føler et ansvar for løsningen af dine opgaver. 

Da forkontoret til tider kan føles som en banegård, skal du kunne trives i at være placeret lige i orkanens øje.

Vi forventer, at du:

• har et udpræget servicegen 
• er struktureret og omhyggelig
• har god situationsfornemmelse 
• kan håndtere omskiftelige prioriteringer og en uforudsigelig hverdag
• har et godt kendskab til Microsoft Office pakken 
• kan begå dig på engelsk 
• har godt humør og er en god kollega, også når der er travlt

Yderligere oplysninger om stillingen fås ved henvendelse til chefkonsulent Rikke Rønnest Helmer-Hansen på tlf. 6550 2166 eller via mail: [email protected].    

Vi tilbyder

Et spændende job med et bredt kollegialt samarbejde på tværs af hele universitetet og med stor arbejdsmæssig fleksibilitet. 

Rektorsekretariatet varetager mangeartede opgaver for universitetets øverste ledelse, som består af rektor, prorektor og universitetsdirektøren. Rektorsekretariatet består af ca. 20 medarbejdere, som arbejder med direkte ledelsesunderstøttelse, policy og juridiske opgaver. Fysisk er Rektorsekretariatet placeret på SDU, Odense. 

I stillingen vil du referere til chefkonsulent Rikke Rønnest Helmer-Hansen i Rektorsekretariatet. 

Om Syddansk Universitet

Syddansk Universitet er et moderne og innovativt universitet, der tilbyder uddannelse og forskning på højt internationalt niveau. Vi fokuserer på at skabe og formidle ny viden, som former fremtidens samfund, og vi arbejder systematisk med løbende at udvikle evner, organisation og løsninger, der understøtter vores strategiske mål. Du kan læse mere om SDU’s organisation og strategi på www.sdu.dk/da/om-sdu

Samtaler og ansættelse

Stillingen ønskes besat hurtigst muligt og senest pr. 1. maj 2025.

Vi forventer at afholde ansættelsessamtaler 17. marts 2025. 

Ansættelsen er som overassistent og finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT. Stillingen er en fast stilling på fuldtid. 

Ansøgning skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges.

Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format.

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Tjenestested

Odense

Ansøgningsfrist

Den 12. marts 2025 kl. 23.59.59.