Sekretær for institutlederen ved Institut for Klinisk Medicin

Institut for Klinisk Medicin på Aarhus Universitets sundhedsvidenskabelige fakultet, Health, søger en sekretær til institutlederen ved Institut for Klinisk Medicin pr. 1. april 2025 eller snarest muligt derefter, da vores kære kollega har valgt at søge nye udfordringer. Stillingen er en tidsubegrænset fuldtidsstilling.
 

Institut for Klinisk Medicin

Som sekretær på Institut for Klinisk Medicin bliver du en del af det formentlig største sundhedsvidenskabelige forskningsinstitut i Danmark. Den kliniske forskning dækker alle de lægefaglige specialer og foregår i samspil med universitetshospitalet og regionshospitalerne i Region Midtjylland. Vi råder over ca. 30.000 kvm moderne forskningsfaciliteter til eksperimentel kirurgi og medicin, dyrefaciliteter samt avancerede scannere. Instituttet har det overordnede ansvar for kandidatuddannelserne i medicin og i molekylær medicin. På instituttet er vi ca. 670 videnskabelige medarbejdere, 500 ph.d.-studerende og 160 teknisk/administrative medarbejdere, der samarbejder på tværs af fagområder. Som sekretær vil du komme til at arbejde på Aarhus Universitetshospital i Forum-bygningen. Du kan læse mere om instituttet her og om fakultetet her.
 

Institutsekretariatet – hvem er vi?

Som vores nye kollega vil du indgå i et sekretariat bestående af 10 engagerede medarbejdere med vidt forskellige faglige baggrunde, som løser mange typer opgaver. Vi er et udadvendt sekretariat med talrige samarbejdspartnere både internt på universitetet og eksternt på universitetshospitalet, regionshospitalerne og i andre offentlige og private organisationer.
 

Dine arbejdsopgaver

Som sekretær for institutlederen spiller du en nøglerolle i den daglige drift. Din primære opgave er administrativ understøttelse af institutleder, som er overordnet ansvarlig for instituttet og de over 1.000 medarbejdere.

Dine konkrete arbejdsopgaver og ansvarsområder vil være at:

• styre institutleders kalender, planlægge møder, koordinere aftaler, booke rejser etc., så institutleder gnidningsfrit kan varetage sine ledelsesmæssige og faglige opgaver
• håndtere henvendelser rettet mod særligt institutleder (e-mails, telefonopkald og personligt fremmøde)
• videresende mails til relevante kolleger i sekretariatet, så både kommende opgaver og information til fortrolig baggrund bliver vidensdelt med de rette
• forberede og udsende mødemateriale samt skrive mødereferater
• løse praktiske opgaver såsom at sikre mødeforplejning eller hjælpe med en hurtig oversættelse
• være åben for øvrige ad hoc-opgaver, der løbende kommer ind til institutsekretariatet. Disse kan være af både administrativ og praktisk karakter

Organisatorisk hører stillingen til institutsekretariatet, og du refererer til sekretariatslederen.
 

Vores forventninger til dig

Det er altafgørende, at du er udadvendt, har en positiv indstilling og nyder at have en bred kontaktflade. Du kan holde mange bolde i luften, fremstår sikker og serviceminded og lader dig ikke gå på af at blive afbrudt. Derudover er det vigtigt, at du ikke er bange for at tage fat – det gælder også, når opgaverne bliver lavpraktiske – samt at du har en proaktiv tilgang til opgaver og tager initiativ til forbedringer og effektiviseringer, hvor du ser dem.

Det er en klar fordel at have erfaring fra en stor politisk organisation som universitet eller hospital, men det er ikke en forudsætning for at søge. Ligeledes er det en fordel, hvis du tidligere har arbejdet som sekretær med opgaver som beskrevet ovenfor. Du har gode samarbejds- og kommunikationsevner og kan begå dig på engelsk både mundtligt og skriftligt.

Det er ikke en forudsætning, at du har en bestemt uddannelsesmæssig baggrund, men vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse eller tilsvarende.
 

Spørgsmål til stillingen

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Maria Bøndergaard Røjkjær på mobil: 2093 1969.

Arbejdsstedet er Institut for Palle Juul-Jensens Boulevard 11, bygning A, 8200 Aarhus N.

Vi forventer at afholde 1. samtale i uge 6 og 2. samtale i uge 8.
 


Ansættelsesgrundlag

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Medarbejder- og Kompetencestyrelsen og HK Stat for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) i staten samt fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer. Alternativt i henhold til anden relevant overenskomst.  


Ansøgning

Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning
• Curriculum Vitae
• Angivelse af uddannelse (kopi af relevante eksamensbeviser)
• Referencer/anbefalinger kan uploades særskilt i e-rekrutteringssystemet

Vi henviser til fakultetets Vejledning for ansøgere.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
 


Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk