Sekretær for afdelingsledelsen til Hjerne- og Rygkirurgi, Aarhus Universitetshospital

Er det mon dig vi søger? 
Kan du uden at tøve kan sige JA til de fire nedenstående spørgsmål - så er du muligvis vores nye kollega. 

Er du struktureret, løsningsorienteret og har du gode samarbejdsevner?
Kan du holde overblikket over mange opgaver?
Har du lyst til at understøtte en dynamisk og ambitiøs afdelingsledelse?
Trives du i et miljø med godt humør og et fantastisk sammenhold? 

Vi er en velfungerende afdeling i konstant udvikling med mange opgaver. Nogle opgaver skal skal løses hurtigt og andre opgaver tager lang tid og kræver vedholdenhed og det lange seje træk.

Din nøglerolle bliver at assistere og understøtte afdelingsledelsen i det daglige arbejde, hjælpe med at skabe overblik og understøtte kontinuitet. Du er involveret i mange planlægnings-, implementerings-, og driftsopgaver og har et stort medansvar for koordinering og kommunikation både internt i afdelingen og ud af afdelingen.

Som sekretær for afdelingsledelsen refererer du direkte til afdelingsledelsen og dine tætteste samarbejdspartnere bliver dermed chefsygeplejersken, cheflægen og afdelingens kliniske lærerstolsprofessor.

Herudover vil du have et tæt samarbejde med resten af ledelsesteamet, sundhedsadministrative medarbejdere, læger, funktionsledere, stabsmedarbejdere, forskningsansatte medarbejdere og skemalægger.

Om os

Hjerne- og Rygkirurgi varetager behandling og pleje af patienter med sygdomme i centralnervesystemet. Vi er en afdeling med ca. 130 fuldtidsansatte fordelt på sekretærer, læger, sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter samt forskningsansatte med andre faglige baggrunde.

Hverdagen hos os er varieret, fyldt med arbejdsglæde, dynamik, grin og gode kolleger.

Dine arbejdsopgaver vil bl.a. være

• Styring af afdelingsledelsens kalender, samt organisering af afdelingsledelsens mødeaktivitet
• Mødeplanlægning inkl. lokalebooking via Pronestor samt forplejning til møder
• Varetagelse af afdelingens funktionspostkasse
• Referent til forskellige møder inkl. LMU
• Udarbejdelse af udkast til dokumenter, breve, høringer, nyhedsbreve, præsentationer, mm
• Tovholder på afdelingens arrangementer
• Tovholder på div. deadlines og ansøgningsfrister
• Tilmelding og planlægning af arrangementer for afdelingsledelsen
• Sagsbehandling i personalesager
• Journalisering i ESDH
• Ad-hoc-opgaver

Vi ser en fordel, hvis du

• har en kontoruddannelse eller anden relevant uddannelse, gerne med erfaring fra lignende stilling
• kan yde professionel støtte til Afdelingsledelsen
• har gode samarbejdsevner og formår at indgå i mange samarbejdsrelationer
• kan skabe overblik, organisere og planlægge
• har gode IT-kundskaber som minimum, gerne erfaring med Microsoft 365
• har erfaring/kendskab til regnskab og gerne ØS
• er initiativrig, ansvarsbevidst, loyal og kan arbejde selvstændigt
• er god til at skabe struktur, fremdrift og overblik i opgaveløsningen
• er serviceminded
• har lyst til at arbejde i et dynamisk og til tider travlt miljø, hvor humøret er højt og det kollegiale sammenhold prioriteres 

Vi tilbyder

• God introduktion
• Kontinuerlig sparring i forhold til opgaver og udfordringer
• En afvekslende og spændende stilling med stort ansvar og gode muligheder for selv at præge funktionen
• Inspirerende, engagerede og dygtige kolleger, både i afdelingsledelsen og blandt øvrige ledere og medarbejdere
• Nærværende og synlig ledelse
• Mulighed for faglig udvikling

Stillingen er som udgangspunkt på 37 timer pr. uge. Stillingen er uden weekend- eller aftenarbejde.

Vi vil gerne byde dig velkommen i stillingen d. 1. marts 2025, eller efter nærmere aftale.

Har du spørgsmål til stillingen, kan du kontakte sundhedsadministrativ leder Pia Klitgaard på tlf: 2460 4983 eller chefsygeplejerske Signe Mygdal Jørgensen tlf. 2478 9640.

Løn- og ansættelsesforhold i henhold til gældende overenskomst. Ansættelsen er betinget af en tilfredsstillende børneattest.

Ansøgningsfrist er d. 15. januar 2025. Samtaler afholdes d. 21. januar 2025.

Stillingen er som udgangspunkt en fuldtidsstilling.

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret.