Sekretær med stærke koordinerings- og samarbejdsevner til kalenderstyring og direktørbetjening

Har du guldmedalje i kalendergymnastik? Trives du med at planlægge, organisere og skabe overblik - og er dit servicegen udover det sædvanlige? Så er du måske den kollega, vi søger.

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen (UFST) er en af syv styrelser i Skatteforvaltningen. I Udviklings- og Forenklingsstyrelsen understøtter og driver vi digitaliseringen af den danske skatteforvaltning. Derigennem sikrer vi fundamentet for finansiering af den offentlige sektor gennem inddrivelse af told, skat og afgifter. Vores arbejde har stor bevågenhed – både politisk og i offentligheden.

Serviceminded og ansvarlig sekretær, der følger opgaverne til dørs
Som sekretær vil du få titlen chefsekretær og samme med en chefsekretærkollega, understøtte vores direktørgruppe i deres opgaveløsning og sikre godt overblik, planlægning og opfølgning på møder. Du vil få konkret til opgave at sørge for at hverdagen glider for to af vores direktører samtidig med, at du også har ansvar for at understøtte direktørerne med forskellige praktisk administrative opgaver af forskellig karakter, såsom rejsebestillinger, fraværs- og ferieregistrering m.v.

Din primære opgave vil være:

• Kalenderstyring, herunder planlægning, koordinering og forberedelse af møder
• Lettere HR-support, samt diverse administrative og praktiske opgaver
• Planlægning og koordinering af arrangementer, herunder mødeforplejning
• On-boarding af nyansatte ledere og direktører
• Sekretariatsunderstøttelse i tæt samarbejde med øvrige kolleger i kontoret

Om dig
Vi forestiller os, at du har erfaring som sekretær fra en lignende stilling og en baggrund som eksempelvis kontoruddannet eller tilsvarende. Det vil være en fordel men ikke et krav, hvis du har erfaring fra et departement, en styrelse eller en lignende politisk styret organisation.

Du trives med at holde mange bolde i luften i en travl hverdag med et højt tempo. Du er vant til at understøtte topledere og i den sammenhæng sikre struktur og rettidig opfølgning. Du har en proaktiv og selvstændig tilgang til dine opgaver og evner at forudse og løse udfordringer. Afslutningsvis er det vigtigt, at du har et veludviklet servicegen.

For at trives og lykkes i stillingen er det vigtigt, at du:

• kan lide kalenderstyring, også når kalenderen er levende og løbende forandrer sig
• kan lide at navigere i en omskiftelig hverdag, hvor det går stærkt
• er god til at skabe relationer og kan begå dig på alle niveauer i en organisation
• er en kyndig bruger af Office-pakken (Outlook, Word og Excel)
• kan håndtere korte deadlines
• har flair for at lære nye it-systemer at kende
• er samarbejdsorienteret og kan bidrage til udviklingen af den samlede sekretariatsunderstøttelse af et fagdirektørområde i rivende udvikling

Om os
Du bliver en del af et ledelsessekretariat, hvor vi sammen sikrer ledelsesunderstøttelse af direktørgruppen. Vi er otte engagerede medarbejdere med forskellige fagligheder. Det er vigtigt for os med en positiv og uformel omgangstone samtidig med, at vi går langt for at hjælpe hinanden. Vidensdeling, holdånd, åbenhed og samarbejde er fundamentet for, at vi kan yde den bedst mulige understøttelse af direktørgruppen, som pt. består af en fagdirektør og tre underdirektører. Fra 1. oktober etableres et 4. underdirektørområde. Du får mulighed for selv at præge din stilling, og styrelsen tilbyder gode muligheder for efter- og videreuddannelse.

Kontakt og ansættelsesvilkår
Ansøgning samt CV og relevante dokumenter bedes sendt via linket ”Søg jobbet” senest den 23. september 2024 kl. 10.00.

Vi forventer at afholde samtaler løbende.

Tiltrædelse forventet den 1. november 2024 eller snarest muligt herefter.

Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte fg. sekretariatschef Aino Homann Nielsen på 7237 9827 eller [email protected]; eller chefsekretær Vibeke Krarup-Jensen på 7237 2112 eller [email protected].

Der kan blive anvendt test som en del af rekrutteringsprocessen, og der vil forud for ansættelsen blive indhentet straffeattest.

Du bliver ansat på overenskomstvilkår i henhold til enhver tid gældende overenskomst for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK).

Ansættelsesområdet er Skatteministeriet med tilhørende institutioner, og arbejdsstedet bliver Osvald Helmuths Vej 4, 2000 Frederiksberg.

Læs mere om at arbejde i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen på www.ufst.dk/job-og-karriere.